Электронный документооборот во Внешторгбанке

Отсутствие единой корпоративной системы работы с документами в структурных подразделениях банка приводило к значительным трудозатратам при обработке документов, снижало оперативность прохождения и поиска документов и не отвечало современным требованиям работы с документами.

"Обычно людям несведущим кажется, что автоматизация делопроизводства в организации не представляет особого труда: сделай подобие бумажного журнала в компьютере — и проблема решена. В действительности это не так, особенно в такой крупной и территориально разобщенной организации, как наш банк", — говорит Владимир Самоделов, начальник Управления внедрения и сопровождения информационных систем департамента информационных технологий ОАО "Внешторгбанк".

Вопрос об автоматизации традиционных процессов обработки документов в банке особенно остро встал в 2002 году в связи с развитием его инфраструктуры, увеличением объема операций, расширительным ростом филиальной сети.

Отсутствие единой корпоративной системы работы с документами в структурных подразделениях банка приводило к значительным трудозатратам при обработке документов, снижало оперативность прохождения и поиска документов и не отвечало современным требованиям работы с документами.

"На тот момент в банке не было единого корпоративного решения в области автоматизации документационного обеспечения, которое ложилось бы на всю его организационную структуру. Каждое подразделение имело свои локальные учетные системы или использовало бумажные журналы учета документов," — вспоминает Самоделов. Ситуацию усугубляла территориальная разобщенность банка.

Задача создания единого информационного пространства и организации коллективной работы с документами остро поставила необходимость выбора и внедрения системы электронного документооборота, которая позволила бы решить проблемы, возникающие при обработки документов. Предстояло обеспечить прозрачность всего документооборота в масштабе всего банка, а не только отдельного подразделения, чтобы видеть прохождение документа от его получения или создания до исполнения и формирования в дело.

Отказ от разработки собственными силами

Опыт разработки и использования автоматизированных систем документационного обеспечения крупными государственными и коммерческими организациями показал, что создание системы собственными силами потребует значительных временных затрат (до трех лет и более), а также поставит ее эксплуатацию и развитие в зависимость от узкой группы разработчиков. Поэтому было принято решение о подборе на рынке программного обеспечения готовой системы, имеющей ряд успешных внедрений в крупных организациях и максимально соответствующей потребностям банка.

"В то время на рынке было всего несколько систем, которые в той или иной степени удовлетворяли нашим требованиям, — вспоминает Самоделов. — Любая выбранная нами система потребовала бы доработок под наши нужды, вопрос только, в каком объеме и в какие сроки.

Банку была необходима система, которая бы позволила на первом этапе внедрения автоматизировать учетные функции работы с бумажными документами, а на последующих этапах безболезненно перейти к электронному документообороту. Кроме того, учитывая территориально распределенную структуру банка, требовалась система, позволяющая гарантированно обмениваться документами даже в условиях неустойчивой связи между уда ленными друг от друга подразделениями".

В результате проведения тендера была выбрана система CompanyMedia, разработанная в компании "ИнтерТраст" на платформе Lotus Notes корпорации IBM.

"На наш взгляд, это хорошая система для крупных организаций, особенно расположенных на разных территориях и в разных часовых поясах", — считает Александр Маслов, начальник Управления разработки информационных систем департамента информационных технологий ОАО "Внешторгбанк".

Внедрение системы

Первый этап внедрения системы начался в сентябре 2004 года, а уже в январе 2005-го система автоматизации документационного обеспечения была запущенна в промышленную эксплуатацию во всех структурных подразделениях банка, а также в его дополнительных офисах, расположенных в Москве и Московской области.

"Четыре месяца для внедрения подобной системы — это совсем небольшой срок, — считает Маслов. — Причина успеха в том, что было выбрано решение, максимально соответствовавшее потребностям банка. Если бы система нуждалась в более серьезных доработках, то процесс первичного внедрения мог бы растянуться на неопределенный срок либо никогда не был бы завершен. Высокая степень готовности системы позволила буквально в один день переключить весь банк на новую технологию работы с документами и изменить корпоративную культуру".

За почти двухлетний период эксплуатации количество пользователей возросло в два с лишним раза. И если в начале внедрения это были и основном секретари структурных подразделений, то сегодня к системе подключаются сотрудники этих подразделений и руководители.

Итоги

"Сейчас мы можем сказать где и на какой стадии находится практически любой документ"- говорит Сергей Артемьев, начальник Управления документационного обеспечения и контроля аппарата президента – председателя правления ОАО "Внешторгбанк".

Внедрение автоматизированной системы позволило объединить документооборот структурных подразделений банка в рамках единой корпоративной технологии обработки документов, исключить дублирование операций по вводу учетной информации о документах на различных участках работы с ними, обеспечить автоматизированный контроль за прохождением и исполнением документов в банке.

В настоящее время ведутся работы по подключению к автоматизированной системе документационного обеспечения банка трех филиалов в городах Белгород, Воронеж и Краснодар. В течение следующего года планируется подключить к автоматизированной системе все филиалы банка.

Взгляд в будущее

Дальнейшее развитие системы связано с постепенным переходом к электронному документообороту.

"Надо отдавать себе отчет в том, что никакая автоматизированная система полностью от бумажного документооборота не избавит. Российское законодательство требует наличия подтверждения выполнения операций и предоставления отчетности на бумажных носителях. Однако внедрение внутреннего электронного документооборота вполне реально и позволит сэкономить колоссальные средства, связанные с обработкой и тиражированием бумажных документов, их хранением, почтовой пересылкой в территориально удаленные филиалы. Кроме того, это повысит оперативность передачи информации и исполнения документов", — подытожил Артемьев.