Электронный феномен

Документ как управленческий феномен имеет многовековую историю. Он является основанием для принятия организационных решений, служит доказательством их исполнения и инструментом для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. Все формы управленческой деятельности выражаются при помощи соответствующих документов: планирование — посредством подготовки и утверждения планов, учет — через составление и обработку статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство — путем издания распорядительных документов; организация — при помощи административных документов; регламентирование — посредством написания инструкций, методических указаний; контроль — через сбор сведений в письменном виде и т. д. Документация используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.

Преимущество руководства, основанного на ведении документации, заключается в возможности избежать неконтролируемого движения и потерь управленческих информации и решений; утечки конфиденциальных данных; ситуации отсутствия сведений о состоянии процесса.

Вместе с тем при достижении определенной критической массы управленческих документов операции, связанные с их обработкой и доставкой, тормозят жизнедеятельность организации, поскольку оказываются камнем преткновения на пути осуществления всех бизнес-процессов. Затрудняется поиск необходимой информации для принятия решения или его исполнения. Неизбежными становятся потери и повторное создание документов. Контроль исполнения решений требует привлечения все больших ресурсов. В результате снижается эффективность процессов управления и деятельности компании в целом.

Современные системы электронного документооборота (СЭД) позволяют преодолеть эти негативные явления. Повышение эффективности управления достигается за счет внедрения электронных административных регламентов, которые дают возможность сократить циклы прохождения документов и время исполнения контрольных функций, обеспечить максимальную прозрачность процессов.

Предприятия, внедрившие СЭД, утверждают, что получили инструмент, позволяющий достичь следующих результатов:

• уменьшить на 20% время цикла разработки и согласования документов, на 30% — поиска документов и срока доставки управленческой информации;

• исключить случаи утери документов и сократить число ошибок при обработке больших потоков документации;

• сократить в 3 раза затраты на расходные материалы, в 20 раз — на копирование внутренних документов, на 80% — на хранение бумажной документации;

• обеспечить возврат инвестиций (ROI) на 109—162% (срок возврата инвестиций — 2—2,5 года);

• повысить ответственность за исполнение служебных обязанностей;

• обеспечить соответствие работы сотрудников организации существующим правилам, нормам, регламентам и законам;

• улучшить системы администрирования, контроля и управляемости компании;

• повысить надежность принятия решений за счет полноты предоставляемых сведений;

• создать единое информационное пространство и обеспечить возможность полнофункциональной работы сотрудников в офисе и в режиме удаленного доступа.

Однако, принимая решение о внедрении СЭД, надо помнить, что система будет такой, какой вы ее сделаете. Если все, что от нее требуется, — это автоматизация работы канцелярии, достигнуть перечисленных выше результатов не удается. По мнению аналитиков компании GartnerGroup, "внедрение систем управления документами, доступа к информации и автоматизации бизнес-процессов должно стать поводом для пересмотра, переопределения и оптимизации существующих производственных процессов. Внедрение данных систем должно привести к изменению сложившихся технологий, основанных на традиции работы с бумажными документами.

Автоматизация бумажных процессов в существующем виде часто приводит к еще большему снижению эффективности деятельности организаций". СЭД становится действенным инструментом управления лишь тогда, когда на самых ранних стадиях четко определены цели внедрения и методологические аспекты использования.

Из вышесказанного можно сделать ошибочный вывод, что СЭД предназначены только для компаний с жесткой вертикальной структурой управления, строго регламентированными правилами работы на основе документированных поручений и контроля исполнения. То есть что предприятия, исповедующие широкое делегирование полномочий на самые низкие уровни управления, создание атмосферы заинтересованности всех работников в результатах общей деятельности и доверительных отношений руководителя и подчиненного, не смогут воспользоваться преимуществами электронного документооборота. Это не так.

Современные СЭД позволяют благодаря гибкости настроек сместить акценты и, в частности, использовать делопроизводственную инфраструктуру как среду коммуникаций и коллективной работы с информационными ресурсами, средства контроля как методы самоконтроля; построить регламенты по принципу "документировать, что делать, и делать, что задокументировано".

Детальное описание деятельности организации позволяет реализовать систему принятия решений, основанных на фактах. С вовлечением в процессы документирования абсолютного большинства сотрудников можно выйти на уровень информативности, достаточный для превращения системы из среды, реагирующей на данные, в среду, предупреждающую последствия. В этом случае СЭД будет автоматически уведомлять руководителя высшего звена о том, что происходит нечто важное и ответственное, требующее принятия управленческих решений. В отсутствие значимых сообщений информация от системы не поступает и никакие ответные действия не предпринимаются.