"Электронный офис" - купить или построить?

Самостоятельно изготовить мощную систему управления контентом - задача, посильная только организациям, имеющим большие человеческие и материальные ресурсы. Готовые же системы аккумулируют опыт многих организаций разных отраслей и, скорее всего, легко адаптируемы к специфике организации заказчика.

За последние три-четыре года системы автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ) получили довольно широкое распространение. Материалов по этой теме было опубликовано предостаточно — всевозможные аналитические статьи, сравнения тех или иных систем, неявные "истории успеха" и т. п. Несмотря на это, остается еще довольно много вопросов. Один из самых главных — покупать или писать? Споров вокруг этого возникает немало, каждая вторая организация, испытывающая потребность в подобных системах, задается таким вопросом. В данной статье мы постараемся дать ответ на него.

В первую очередь следует ввести некую классификацию систем работы с документами. Не углубляясь в теоретические дебри, можно выделить четыре класса систем: системы автоматизации делопроизводства, системы электронного документооборота, системы для управления потоками работ, системы управления контентом.

Так или иначе, все перечисленные классы систем оперируют такими понятиями, как "документ" и "электронный документ".

Системы автоматизации делопроизводства (САД) предназначены в первую очередь для учета документов и контроля их исполнения. Как правило, САД ориентированы на эксплуатацию в соответствии с регламентами и очень часто лишь сопровождают традиционный (бумажный) документооборот организации. Основное внимание уделяется реквизитной части документов, и такие системы ориентированы на сотрудников служб ДОУ.

Системы электронного документооборота (СЭД) предназначены для работы именно с электронными документами, как правило, обеспечивают свободную маршрутизацию, ориентированы на работу с содержательной частью документов и используются большей частью сотрудников организации (функциональные сотрудники, руководители, исполнители). Часто СЭД как элемент содер­жат систему автоматизации делопроизводства.

Системы управления потоками работ (или workflow) используются для автоматизации деловых процессов (или бизнес-процессов). Любой бизнес-процесс "документируется", т. е. сопровождается созданием и движением определенных документов.. Системы управления потоками работ характеризуются универсальностью и гибкостью, применяются для автоматизации сложных деловых процессов и позволяют в довольно небольшие сроки создавать новые приложения для автоматизации деловых процессов. Такие системы чаще всего не в состоянии обеспечить автоматизацию делопроизводства и могут быть составной частью СЭД, обеспечивая более гибкую маршрутизацию электронных документов.

Системы управления контентом предназначены для управления большими объемами неструктурированных данных (это и есть контент) — всевозможными электронными документами, такими как факсы, электронная почта, текстовые документы, презентации, электронные таблицы, мёдиаконтент (аудио, видео, изображения) и т. п. Как правило, используются для создания мощных хранилищ электронных документов и могут содержать элементы workflow для маршрутизации электронных документов. Однако системы управления контентом не способны выполнять функции САД, СЭД и в полной мере функции систем управления потоками работ.

Часть современных готовых систем автоматизации делопроизводства соответствует нормам ГСДОУ. Создать учетную систему класса САД самостоятельно несложно, но если есть желание следовать стандартам, то лучше ориентироваться на приобретение готовой. Готовые системы к тому же содержат массу дополнительного функционала — контроль исполнительской дисциплины, генераторы отчетов, хорошие возможности поиска, обеспечивают функции потокового ввода данных и т. п.

Системы электронного документооборота намного сложнее САД и требуют больших усилий при проектировании и разработке. Не так просто обеспечить функции совместной подготовки электронных документов, их согласования и удобного хранения. Если организация сделала ставку на использование реляционных СУБД и использует электронную почту в качестве средства рассылки документов, то задача усложняется. Подобную систему несколько проще создать, используя такие системы, как Lotus Domino/Notes. Изначально документоориентированная среда с самым совершенным на сегодняшний день механизмом репликации, да еще и с развитыми средствами групповой работы, что еще нужно для создания хорошей СЭД?

Самостоятельно изготовить мощную систему управления контентом — задача посильная только организациям, имеющим большие человеческие и материальные ресурсы. Такие системы, как правило, очень дороги, что объясняется серьезными затратами на их создание. Ответить односложно не пытайтесь. Присмотритесь к готовым системам. То же самое можно сказать и про системы управления потоками работ, но готовые workflow-механизмы стоят недорого и, приобретя один из них, можно быстро создавать собственные приложения для автоматизации любых бизнес-процессов.

Есть еще ряд факторов, которые необходимо учитывать. Если вы хотите попробовать создать СЭД или САД самостоятельно, то вам потребуется не только хороший программист, но и системный архитектор и, самое главное, предметный специалист, который хорошо разбирается в вопросах документационного обеспечения управления, досконально знает специфику документооборота и бизнес-процессов вашей организации.

Готовые же системы аккумулируют опыт многих организаций разных отраслей и, скорее всего, легко адаптируемы к вашей специфике. Не менее важно понять и то, что организация документооборота и бизнеспроцессов в вашей организации может быть далека от идеала и неэффективна. Внедрение готовой системы позволит стандартизировать все процессы и, самое главное, выбрать оптимальные варианты работы с документами.