ЭЦП для электронного документа – панацея?

Является ли использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) гарантией придания юридической силы электронному документу в качестве аналога собственноручной подписи в бумажном документе?

Что гарантирует наличие ЭЦП?

Чтобы дать ответ на поставленный вопрос, для начала следует разобраться с терминами "юридическая значимость" и "юридическая сила" электронных документов. Понятие юридической силы документа имеет четкое определение — это "свойство документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления" (ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"). А вот понятие юридической значимости электронного документа не имеет четкого определения и трактуется весьма широко. Но в целом под ним понимается состояние электронного документа, при котором он признается равнозначным неэлектронному (в частности — бумажному) документу, подписанному собственноручной подписью.

Юридическая значимость является необходимым, но недостаточным условием для приобретения электронным документом юридической силы. Ведь одной электронной подписи недостаточно, для этого документ еще должен содержать необходимый состав правильно оформленных реквизитов, он должен быть издан компетентным автором и пр.

Итак, применение в системе электронного документооборота (СЭД) технологии ЭЦП обеспечивает юридическую значимость, но не юридическую силу документам. Ведь наличие действительной ЭЦП на электронном документе гарантирует только то, что он:

• подписан определенным лицом и

• не изменялся с момента подписания.

Более того, электронный документ, обладающий юридической силой, может обойтись и без ЭЦП. Вполне возможна ситуация, когда электронный документ создан и принят в производство в доверенной среде электронного документооборота, где юридическая значимость обеспечивается без применения ЭЦП - другими средствами. Тем не менее на сегодняшний день электронной цифровой подписи практически нет равных среди технических решений, позволяющих гарантированно подтвердить достоверность и аутентичность электронного документа. Поэтому большинство СЭД использует эту технологию.

Каковы сферы действия?

Однако как только принимается решение об использовании ЭЦП для реализации юридически значимого документооборота, охватывающего все области деятельности организации, сразу встает вопрос, а на каком, собственно, основании? Ведь Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" определяет условия, при выполнении которых сама цифровая подпись приобретает юридическую значимость только в рамках гражданско-правовых отношений. Гражданский кодекс Российской Федерации позаботился о возможности применения ЭЦП в электронных документах, относящихся к его юрисдикции. А значимость цифровой подписи в электронных документах, к примеру, из сферы трудовых отношений вызывает вполне понятные сомнения.

Так что же делать владельцам СЭД, рассчитывающим использовать электронную цифровую подпись как удобный механизм подтверждения достоверности всех электронных документов? Ограничиться использованием ЭЦП только для документов, касающихся гражданско-правовых отношений, а для остальных областей деятельности сохранить практику изготовления бумажных оригиналов и отказаться от столь желанного перехода на безбумажные технологии? Такой подход имеет право на существование, но налицо — явный регресс. Ждать, когда наше законодательство восполнит правовые пробелы? Несомненно, но процесс государственного регламентирования может затянуться на долгие годы.

А теперь попробуем поспорить с утверждением о том, что время полноценного безбумажного юридически значимого документооборота еще не пришло.

Строго говоря, ЭЦП на электронном документе может иметь несколько значений:

• с одной стороны, она могла бы подтверждать ответственность подписавшего за значимость содержимого документа и его правовые последствия, то есть ответственность за его юридическую силу;

• с другой стороны, ЭЦП может исполнять функции заверяющей подписи, когда подписавший несет ответственность за достоверность содержимого документа, но не за значимость этого содержимого.

Закон "Об электронной цифровой подписи" (от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ) в статье 2 прямо указывает, что правовое регулирование отношений в области использования ЭЦП регулируется и рядом других законов, в т.ч. Федеральным законом "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". А в статье 11 этого Закона сказано следующее:

В процитированном фрагменте речь идет об использовании ЭЦП в качестве заверяющей подписи на электронных документах без ограничения их сферы деятельности гражданско-правовыми отношениями. В Законе № 149-ФЗ есть ограничения, но они совсем иного рода:

• в статье 11 ограничение касается требования законодательства о наличии бумажного документа;

• в статье 1 сказано, что этот Закон не распространяется на отношения, возникающие при правовой охране результатов интеллектуальной деятельности и приравненных к ним средств индивидуализации.

Получается, что законодательное обоснование применения ЭЦП для придания электронным документам юридической значимости за пределами гражданско-правовых отношений есть. Остается лишь вопрос правильного позиционирования механизма ЭЦП.

А как потом хранить?

Большинство СЭД, оперируя реквизитным составом электронных документов, в состоянии представить подпись как набор обязательных реквизитов, явно указывая данные о подписавшем, время, дату подписания и другие необходимые сведения. После заверения электронного документа с такой "реквизитной" подписью при помощи ЭЦП, данный документ приобретает юридическую значимость.

Несомненно, возникает некоторая технологическая избыточность. Но важно отметить, что ЭЦП, в отличие от "реквизитной" подписи, реализует очень важный момент - принцип неотказуемости. То есть существует технологическая процедура гарантированного доказательства авторства подписи.

А для чего же нужна «реквизитная» подпись в дополнение к ЭЦП? Дело вот в чем. Преимущества подписи, явно формализованной в реквизитах, проявляются в тех случаях, когда требуется:

• преобразование формата электронного документа (например, при передаче в другую организацию, СЭД которой работает с файлами иного формата) или

• долгосрочное хранение электронного документа.

Электронная цифровая подпись в силу своей криптографической природы имеет ряд недостатков, одним из которых является ее жесткая привязанность не только к значению реквизитов электронного документа, но и к его формату, то есть к бинарному содержимому. Для ЭЦП электронный документ — это набор байт на электронном носителе. Поэтому изменение формата электронного документа при сохранении неизменными значений всех его реквизитов делает электронную цифровую подпись недействительной.

Кроме того, нельзя забывать, что срок действительности электронной цифровой подписи ограничен. И этот срок часто меньше, чем срок жизни документа, что создает определенные трудности, например, при архивном хранении электронных документов с ЭЦП.

Подпись, явно формализованная в реквизитах электронного документа, таких недостатков лишена. И если при помощи этих реквизитов СЭД подтвердит достоверность документа, то вы сможете его повторно заверить ЭЦП (после преобразования формата, после окончании срока действия предыдущей ЭЦП). Более того. В процессе архивного хранения электронный документ может вовсе не содержать заверяющей ЭЦП. В этом случае гарантия его неизменности в процессе хранения возлагается на организационно-технические средства архива. А при выдаче документа или выписки из него заинтересованным лицам достоверность может быть подтверждена заверяющей электронной цифровой подписью ответственного сотрудника архива.

Автор надеется, что предложенная методология применения ЭЦП в юридически значимом электронном документообороте может стать основой успешного массового применения электронной цифровой подписи в СЭД государственных и коммерческих предприятий.