Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"

В июле 2006 г. вступил в законную силу Федеральный закон от 27.07.06 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (далее-Закон об информации). Закон пришел на смену ранее действовавшему в сфере делопроизводства Федеральному закону от 20.02.95 № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации".

Новый закон имеет очень большое значение для нормативного правового обоснования профессиональной деятельности секретарей и других работников, занимающихся документированием. Закон регулирует отношения, возникающие при поиске, получении, передаче, производстве и распространении документированной информации, вопросы ее защиты от несанкционированного доступа и особенности применения информационных технологий.

Для пояснения этого утверждения вспомним соотношение понятий "документ" и "информация".

ДОКУМЕНТ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. (ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения")

Несмотря на то, что в данном определении документ отождествляется только с информацией, в работе с документами секретарь должен всегда учитывать их полифункциональность, обусловленную информационно-коммуникационной, правовой, управленческой, социальной, культурной и историко-архивной функциями. Исполнение этих функций связано с реализацией нормативных правовых актов, рассмотренных в статье "Нормативное регулирование делопроизводства".

Ключевыми для практической деятельности секретарей, особенно работающих в сфере государственного управления, являются положения ст. 5 рассматриваемого Федерального закона, связанные с классификацией документированной информации. Документированная информация в зависимости от категории доступа подразделяется на общедоступную и ограниченного доступа.

Это означает, что из почты, поступающей в организацию, и документов, создаваемых в организации, секретарь (или другой работник, ответственный за делопроизводство) должен уметь по определенным признакам выделить документированную информацию ограниченного доступа и исключительно к ней применить специальные правила документирования и документооборота.

Документированная информация ограниченного доступа

Рассмотрим основные виды документированной информации ограниченного доступа.

Сведения, представляющие государственную тайну. Полномочия государственных органов и должностных лиц по сохранению и защите государственной тайны, а также перечень сведений, представляющих государственную тайну, и порядок их засекречивания (рассекречивания), контроля за обеспечением государственной тайны установлены Законом РФ от 21.07.93 № 5485-1 "О государственной тайне".

Порядок исполнения положений закона о государственной тайне определяется Указами Президента РФ: от 06.03.97 № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера", от 24.01.98 № 61 "О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне".

Различаются три категории документов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне. Они могут обозначаться сле­дующими пометками на документах:

• "особой важности";

• "совершенно секретно";

• "секретно".

Правила работы с указанными документами утверждаются в организациях специальными инструкциями.

Документы для служебного пользования. Кроме секретных в служебных целях могут создаваться документы, содержащие несекретную информацию ограниченного доступа. Порядок оформления и перемещения этих документов установлен Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 03.11.94 № 1233.

На таких документах или их проектах помещается гриф "Для служебного пользования" ("ДСП").

Документы "ДСП" передаются исполнителям под роспись, пересылаются адресатам фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя.

Регистрация и учет экземпляров размноженных документов "ДСП" осуществляются в отдельных регистрационных формах (журналах и карточках), их необходимо хранить в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

Ограничен доступ к конфиденциальной документированной информации. Согласно Федеральному закону от 27.07.06 № 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон) сюда входят персональные данные.

Персональные данные - информация, относящаяся к опреде­ленному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных). Включает фамилию субъекта, его имя, отчество, дату и место рождения, адрес, сведения о семейном, социальном, имущественном положении, а также образовании, профессии, доходах и т. п. (п. 1, ст. 3 Закона).

Например, персональные данные работников содержатся в их личных делах, хранятся в номенклатурных делах кадрового подразделения, а также могут использоваться секретарем при подготовке (по заданию руководителя) справок, отчетов и иных документов, связанных с персоналом организации.

В соответствии с законом обработка персональных данных, как правило, осуществляется работником с согласия владельцев (субъектов) этих данных.

Законом запрещается требовать от гражданина (физического лица) предоставления информации о его частной жизни, в т. ч. информации, составляющей личную или семейную тайну, и получать такую информацию помимо воли гражданина (физического лица).

Кроме перечисленных видов к информации ограниченного доступа относятся также сведения, составляющие коммерческую и банковскую тайну.

Наличие таких сведений в документах организации и порядок их использования могут быть предусмотрены локальными актами организации, которыми руководствуется каждый ее работник, в т. ч. и секретарь.

Порядок отнесения информации к коммерческой тайне определен Федеральным законом от 29.07.04 № 98-ФЗ "О коммерческой тайне". Закон также предусматривает гражданско-правовую ответственность перед организацией - обладателем коммерческой тайны государственных органов, органов местного самоуправления, получивших доступ к таким сведениям, за разглашение или незаконное использование этой информации должностными лицами, государственными или муниципальными служащими указанных органов, которым она стала известна в связи с выполнением ими должностных (служебных) обязанностей.

Статья 26 Федерального закона от 02.12.90 № 395-1 "О банках и банковской деятельности" определяет, что "кредитная организация, Банк России, организация, осуществляющая функции по обязательному страхованию вкладов, гарантируют тайну об операциях, о счетах и вкладах своих клиентов и корреспондентов. Все служащие кредитной организации обязаны хранить тайну об операциях, счетах и вкладах ее клиентов и корреспондентов, а также об иных сведениях, устанавливаемых кредитной организацией, если это не противоречит федеральному закону".

Общедоступная документированная информация

Документированная информация, определенная Законом об информации как общедоступная (общеизвестные сведения, доступ к которым не ограничен), может использоваться любыми лицами по их усмотрению при соблюдении установленных федеральными законами ограничений по распространению такой информации.

С целью реализации конституционного права граждан Правительство РФ, как обладатель документированной информации о своей деятельности, сделало ее общедоступной постановлением от 12.02.03 № 98 "Об обеспечении доступа к информации о деятельности Правительства Российской Федерации и федеральных орга­нов исполнительной власти".

Этим постановлением также утвержден перечень сведений о деятельности Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти, обязательных для размещения в информационных системах общего пользования, в т. ч. глобальной информационной сети Интернет.

Такой способ размещения общедоступной информации на официальных интернет-сайтах теперь используют многие организации независимо от формы их собственности.

Для ознакомления граждан с информацией, непосредственно затрагивающей их права и свободы, в соответствии с законодательством используются и другие возможности ее доставки, например, письменные ответы на обращения, направление по запросам копий нормативных и индивидуальных правовых актов и других документов.

В соответствии со ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставлять работнику по его письменному заявлению (не позднее трех дней со дня его подачи) заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой: копии приказа о приеме на работу, переводах, увольнении; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, времени работы и др.

Требования к документированию информации

Наиболее важными для делопроизводства являются положения ст. 11 Закона об информации, в которой содержатся следующие общие требования к документированию информации.

Во-первых, пунктом 2 названной статьи осуществляется унификация правил документирования для всех государственных органов всех ветвей и уровней власти на основе правил, установленных Правительством РФ, которые в настоящее время представлены Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.05 № 536).

Это означает, что правила оформления реквизитов официальных документов (бланк, дата, регистрационный номер, заголовок, текст, подпись и др.), установленные данной Инструкцией для федеральных министерств, служб и агентств, стано­вятся обязательными для делопроизводства органов законодательной, судебной власти, местного самоуправления, прокуратуры и др.

Во-вторых, пунктами 3, 4 ст. 11 Закона об информации подтверждается действительность электронного документа и обмена электронными документами (в целях заключения гражданско-правовых договоров), подписанных электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается только бумажная форма документа.

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Для практического применения этих положений необходимо иметь представление об электронной цифровой подписи и порядке ее оформления, которые представлены в Федеральном законе от 10.01.02 № 1 - ФЗ "Об электронной цифровой подписи": "Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе".

Для того чтобы получить сертификаты ключей электронных подписей необходимо обратиться в специально уполномоченные органы исполнительной власти или удостоверяющие центры. Электронные сообщения, не подтвержденные ЭЦП, не имеют юридической силы. Разумеется, такие сертификаты должны иметься у всех адресатов и адресантов документационного обмена, который обычно обслуживается корпоративной сетью конкретной организации, отрасли или холдинга.

Наладить обмен электронными документами между корреспондентами, имеющими ЭЦП и не имеющими таковой, невозможно. Адресат, не имеющий технической возможности подтвердить дос­товерность ЭЦП полученного им электронного сообщения, не может его использовать в качестве электронного документа.

Кроме того, использование электронных документов должно предусматриваться законами и иными нормативными правовыми актами в конкретной сфере деятельности.

Например, п. 3 ст. 72 Таможенного кодекса РФ (от 28.05.03 № 61-ФЗ) предусматривает представление перевозчиком электронных документов таможенному органу.

Применение современных информационных технологий в делопроизводстве

Ряд статей Закона об информации посвящен созданию, функционированию и правовому регулированию информационных систем и информационно-телекоммуникационных сетей.

Установлено, что передача информации посредством информационно-телекоммуникационных сетей осуществляется без ограничений при условии соблюдения установленных федеральными законами требований к распространению информации и охране объектов интеллектуальной собственности.

Развивающийся рынок программного обеспечения позволяет организациям приобретать любые современные информационные системы и технологии, применяемые в сфере делопроизводства, компьютерную и копировальную технику, современные средства связи. Такие системы носят различные названия: "система автоматизации документооборота", "система автоматизации делопроизводства и документооборота", "система управления делопроизводством", "распределенная система управления документами", "электронный архив" и т. п.

Все большее распространение получают технологии преобразования бумажных документов в электронные (поточное сканирование) и средства автоматической регистрации электронных документов, подготовленных с помощью текстовых редакторов. Распространены также другие сервисы для работы с электронными документами, вплоть до антивирусной защиты документов, распространяемых по организации.

Применение современных информационных технологий в делопроизводстве в рамках правового режима, установленного Федеральным законом "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", позволяет значительно повысить содержательность делопроизводства - за счет увеличения скорости регистрации, учета, поиска, архивирования и других технологических операций.

Благодаря современным электронным системам документооборота, секретари и другие работники делопроизводства смогут уделять больше времени качеству подготовки управленческих документов, ведению номенклатуры дел, контролю исполнительской дисциплины и соблюдению нормативных требований.