Формирование дел и организация их хранения в делопроизводстве

Часто приходится сталкиваться с такой ситуацией, когда работники после исполнения документов (например, после отправления писем) складывают их копии в ящик стола, чтобы они были "всегда под рукой". Но документы накапливаются, и через какое-то время отыскать нужный практически невозможно.

Для организации желателен такой порядок хранения документов, при котором оперативно можно было бы найти нужную информацию для решения того или иного вопроса: ведь необходимость повторного обращения к документам часто возникает и после завершения работы с ними. Поэтому исполненные документы должны в определенном порядке подшиваться в папки (скоросшиватели, регистраторы), то есть помещаться в дела.

Порядок формирования дел в организации

ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закрепил официальное определение дела.

ДЕЛО - это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Правильное распределение документов в дела позволяет не только быстро находить нужные для работы документы, но и обеспечивает сохранность наиболее важных из них.

Не меньшее значение имеет и то, как документы систематизированы или разложены внутри дел, то есть, как дела сформированы.

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

В небольших организациях, где за делопроизводство отвечает, как правило, один работник (например, секретарь руководителя), дела формируются централизованно в секретариате. В крупных организациях (при децентрализованном ведении делопроизводства) дела формируются в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов. Важные внутренние документы (уставы, положения и др.), приказы, распоряжения, переписка руководителей всегда формируются в службе документационного обеспечения управления (секретариате, канцелярии).

Как же на практике происходит формирование дел?

В начале календарного года на каждое дело из перечисленных в номенклатуре дел заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Например, если в номенклатуру включено 20 дел, то заводится 20 папок.

При заведении дел в делопроизводстве обязательно оформляют обложки папок. Это оформление носит частичный характер. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу при подготовке их к передаче на хранение в архив организации.

При частичном оформлении дела на его обложку выносятся сведения, которые, во-первых, дают возможность быстро определить, в какую папку следует поместить тот или иной документ. Во-вторых, после того как дело сформировано, они указывают на состав документации, находящейся в папке, и позволяют найти нужный документ.

На обложке помещают следующие сведения:

• название организации полное и/или сокращенное, если оно официально признано, т. е. зарегистрировано государственными органами. Например: "Московский государственный университет им. М.В. Ломоносова - МГУ";

• название структурного подразделения: "Канцелярия", "Бухгалтерия", "Планово-экономический отдел";

• индекс дела в соответствии с индексом, присвоенным ему в номенклатуре дел, например: "Дело № 03-07", где 03 - это индекс структурного подразделения (участка деятельности), 07 - порядковый номер дела в номенклатуре;

• заголовок дела, т. е. краткие сведения о составе и содержании документов, помещенных в дело, - переносится на обложку из номенклатуры без изменений;

• срок хранения дела, например: "3 года", "5 лет", "хранить постоянно" и др. (в соответствии с номенклатурой дел).

После того как папки заведены и оформлены, начинается собственно работа по формированию дел. Она складывается из следующих операций:

• распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам);

• расположение документов внутри дел в определенной последовательности.

Несмотря на кажущуюся простоту, все операции по формированию дел должны проводиться по определенным правилам. Только тогда будет возможен быстрый поиск документов и обеспечение их сохранности.

Порядок распределения документов по папкам-делам

Дело считается заведенным с момента появления в папке первого исполненного документа.

Нужно знать, что нормы и правила формирования дел содержатся в ряде общегосударственных документов, таких как Государственная система документационного обеспечения управления (одобрено приказом Главархива СССР от 25.05.88 № 33), Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (зарегистрированная Минюстом России от 27.01.06 № 7418), Основные правила работы архивов организаций (одобренные Росархивом от 06.02.02). Кроме того, в конкретных организациях или учреждениях инструкции по делопроизводству обязательно должны включать разделы по формированию и хранению документации. Как известно, такие инструкции разрабатываются с учетом специфики организации служб документационного обеспечения управления и состава документов учреждения.

Общие требования к формированию дел

В деятельности предприятий и организаций создаются и используются всевозможные документы, различающиеся по видам, назначению, срокам хранения и т. д. Их нужно правильно распределить по папкам. Поэтому при формировании дел, куда входят различные документы, должны соблюдаться общие требования, сформулированные в Основных правилах работы архивов организаций. Рассмотрим их подробнее.

Дела, по которым распределяются документы, должны точно соответствовать номенклатуре дел.

Если в течение года появляются новые документы, не предусмотренные номенклатурой дел, из них формируют самостоятельное дело. Заголовок нового дела вносят в номенклатуру под резервным номером.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют его заголовку.

В дела должны помещаться только исполненные документы - неисполненные запрещается подшивать в папку.

Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела.

В дело включается по одному экземпляру каждого документа.

При этом запрещается группировать в дела черновики и дублетные - то есть повторяющиеся - экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. Подлинники документов отделяются от копий.

Приложения и дополнительные материалы, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Однако приложения, имеющие большой объем, группируются в самостоятельное дело, о чем в документе делается отметка.

В дело группируются документы одного календарного года. Исключение составляют:

• переходящие дела (содержат документы по вопросам, решение которых переносится на следующий календарный год);

• личные дела (формируются в течение всего периода работы данного лица в организации);

• дела с документами выборных органов и их постоянных комиссий (формируются за период их созыва);

• дела с документами учебных заведений (формируются за учебный год);

• дела с документами театров, характеризующими сценическую деятельность (формируются за театральный сезон), и др.

Любое дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

В случае, если документов в деле больше, его разделяют на тома, имеющие те же заголовки. Количество томов указывается в номенклатуре дел в конце года.

Систематизация документов

Не меньшее значение имеет и систематизация документов, т. е. их правильное расположение внутри дела. От этого также зависит быстрота поиска необходимой документной информации.

Документы внутри дела должны располагаться в определенном порядке так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали те или иные вопросы. При этом нужно иметь в виду, что при формировании каждого дела важно определить, но какому принципу располагать документы. Наиболее часто применяются следующие принципы:

• хронологический;

• предметно-вопросный или логический;

• алфавитный;

• нумерационный;

• номинальный;

• корреспондентский и географический.

Расположение в хронологическом порядке предполагает группировку документов за определенный период времени.

Так, в одну папку помещают отчеты или планы за квартал ("Квартальные отчеты подведомственных предприятий"), в другую - за год ("Годовые отчеты подведомственных предприятий").

Он же предполагает расположение документов в хронологической последовательности, например: входящие документы - по датам поступления, исходящие - по датам отправления.

С хронологическим расположением документов совпадают предметно-вопросный и нумерационный принципы.

Предметно-вопросный порядок предполагает размещение документов в деле соответственно логической последовательности решения вопросов. В этом случае в дело помещают документы, посвященные одному вопросу, например: "Переписка об организации строительно-монтажных работ по реконструкции спортивного комплекса".

При алфавитном порядке документы систематизируют по первым буквам фамилий авторов, названий организаций-корреспондентов и т. д.

При нумерационном принципе производят группировку однородных документов, которые располагают по порядку их номеров. Например: приказы, протоколы и т. д.

По номинальному принципу в дела группируются документы одного вида (разновидности): акты, справки и т. д. Например: "Акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности".

Для группировки переписки часто используются корреспондентский и географический принципы. В этом случае за основу помещения документов в дело берут конкретного корреспондента, с которым ведется переписка, или его месторасположение. Например: "Переписка с ГПИ "Гипротеатр" или "Переписка с вузами Московской области".

Нужно иметь в виду, что в основе формирования дел всегда лежит сочетание нескольких признаков. Так, например, при формировании дела, имеющего заголовок "Протоколы заседаний Совета директоров за 2002 г.", будут использоваться номинальный, хронологический, нумерационный и др. принципы, а в папке с заголовком "Переписка со школами Центрального административного округа о проведении физико-математической олимпиады" - предметно-вопросный, географический, хронологический.

О способах группировки документов внутри дел организации, составлении внутренней описи документов и о том, какие функции выполняют лист-заменитель и карта-заменитель, вы узнаете из следующего номера журнала.