Использование специализированных модулей СЭД

Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Дата публикации: 05.2011

На вопросы читателей журнала "Современные технологии делопроизводства и документооборота" отвечают специалисты компании "ИнтерТраст".

Наша компания параллельно ведет 2 проекта по строительству мультизаправочных автомобильных комплексов (МЗАК). По итогам работы необходимо решить, рентабельно ли было строительство, скалькулировать затраты по этапам проекта, стоимость обслуживания МЗАК для выставления стоимости услуги послепродажного обслуживания, что тоже является направлением деятельности компании. Важно сравнивать затраты по этапам проектов между собой, например во что обошлись услуги оформления земли под строительство в области или в Москве, но на различных шоссе. В корпорации ведется множество проектов одновременно, каждый из них генерирует большое количество документов. Отследить, сгруппировать по проектам и проанализировать все документы очень трудно. Как в этом может помочь система электронного документооборота?

Руководитель секретариата, Москва

Надежда Журавлева, компания "ИнтерТраст": Как правило, для решения таких задач используется модуль СЭД типа "Договоры" (в разных системах он может называться по-разному, но решает задачу информационного сопровождения заключения сделок и их анализа).

В данном модуле на каждый проект и подпроект вы сможете создать электронную папку, в которую в дальнейшем будете «подшивать» все документы, относящееся к этому проекту/подпроекту. В ней могут содержаться не только документы как прикрепленные файлы (в MS Word – договоры, распоряжения, письма; в MS Excel – счета-фактуры, акты и т. д.), но и ссылки на документы из других папок. Таким образом, вы сможете обеспечить логичное и централизованное хранение данных:

документы, относящиеся к одному проекту/подпроекту, будут храниться в одной папке (и доступ к ним будет обеспечен всем имеющим на это право специалистам), документы, относящиеся к другому проекту/подпроекту, – в другой.

Вы можете использовать готовые шаблоны документов и созданные заранее новые (например, в папке "Шаблоны договоров МЗАК"), что позволит вам уже на этапе планирования строительства сформировать общую структуру договоров. В дальнейшем документы будут согласовываться участниками проектов, при этом в данной папке также будут храниться вся история согласования (кто какие замечания вносил, сколько раз переделывались договоры, изменялись даты и пр.) и окончательный отсканированный образ договора с печатями организаций и подписями "от руки".

Зачастую в модуле типа «Договоры» реализован механизм контроля прохождения документов (где и у кого находится), сроков согласования резолюций и версий, поэтому вам не нужно будет постоянно держать в голове эти сроки – о них автоматически напомнит система (правда, для этого вы должны их прописать и сделать соответствующие настройки периодичности напоминаний в СЭД).

Используя возможности специализированного модуля, вы сможете наладить ведение централизованного реестра договоров по всем проектам компании.

Предположим, общая структура проекта МЗАК такова: оформление земли, строительство, продажа и обслуживание. Для оптимизации договорной деятельности в рамках этих работ каждый из этапов лучше разделить на подпроекты и на каждый подпроект создать отдельную папку для хранения всех связанных с ней договорных документов.

Подпроект "Оформление земли" включит в себя как работу менеджеров головного офиса, юридического отдела корпорации, так и работу с внешними организациями. Работы по оформлению состоят из поиска подходящего земельного участка, утверждения руководством компании выбранного места, оформления документов в земельных комитетах, администрациях и других надлежащих инстанциях. Все связанные с этими работами документы вы можете хранить в отдельных папках, и у вас также будет возможность контролировать их исполнение и анализировать разные аспекты деятельности в рамках данных работ.

За подпроект "Строительство" обычно отвечает генподрядчик, с которым договор подписывается по устоявшемуся шаблону, а далее он сам нанимает субподрядчиков на отдельные виды работ. Генподрядчик регулярно (минимум, еженедельно) отчитывается о ходе строительства, высылает фотоотчеты и ведет переговоры.

Важно отслеживать, в какие сроки выполнены этапы работ, с какими трудностями (предвиденными и непредвиденными) столкнулись сотрудники, как выполняется план по бюджету, анализировать структуру затрат, финансовый поток "доход/расход" по проекту в целом, по датам.

Работы в рамках данного проекта можно наложить на специализированный модуль и в дальнейшем в его рамках осуществлять их, при этом многие процессы будут протекать автоматически.

Подпроекты "Продажа" и "Обслуживание" можно объединить в один ("Продажа и обслуживание"), поскольку часто между моментом сдачи объекта в эксплуатацию и моментом продажи проходит некоторое время (от нескольких дней до нескольких месяцев). Может быть и так, что физически объект готов к продаже, но юридических документов нет. Однако вне зависимости от юридического состояния дел фактически после постройки начинается этап эксплуатации. Он тоже связан как с регулярными запланированными платежами (электроэнергия, вода и т. д.), так и с незапланированными – например прорыв трубы, замыкание, косметический ремонт и пр. Все эти работы также легко контролируются в рамках специализированного модуля СЭД.