Как выбрать систему электронного документооборота (СЭД) для компании? На что надо обратить внимание?

У сотрудника, которому поручено курирование вопроса автоматизации делопроизводства и документооборота в организации, вместе с постановкой задачи возникает необходимость выбора средства для ее реализации, то есть подходящего программного обеспечения. При выборе системы электронного документооборота следует учитывать несколько важных моментов. Рассмотрим их подробнее.

Платформа

Платформа, на которой разработана система электронного документооборота, - важный аспект, влияющий на развитость функционала СЭД. Имеет смысл остановить свой взгляд на той платформе, которая уже имеется в организации. Это, во-первых, поможет пользователям быстрее научиться работе в СЭД, а во-вторых, облегчить этот процесс персоналу, который в дальнейшем будет поддерживать систему. Но если планируется установка "с нуля" или к системе электронного документооборота предъявляются повышенные требования (по надежности, количеству хранимых документов и одновременно работающих пользователей), то стоит обратить внимание на платформы, разработанные специально для использования их в качестве основы для развитых систем автоматизации.

Разработчик

Сейчас на российском рынке систем автоматизации присутствуют как западные, так и отечественные компании-разработчики. В больших корпорациях-клиентах со смешенным капиталом чаще всего выбор будет сделан в пользу иностранной компании-разработчика. Но для российского предпринимателя лучше иметь дело с отечественной разработкой, в которой учитываются особенности работы с документами, принятые на территории нашей страны. И не забудьте обратить внимание на опыт предоставления услуг автоматизации компанией-разработчиком: сколько лет на рынке выбранный поставщик, какую репутацию он имеет, кто его заказчики в вашем регионе, в вашей области деятельности. Также можно посоветовать обратить внимание на то, насколько предлагаемые услуги являются для кампании-разработчика специализированными. В компании, которая занимается автоматизацией большого количества задач, к вам вряд ли будут так же внимательны, как в компании, для которой автоматизация делопроизводства и документооборота является сутью бизнеса.

Желательные качества современной СЭД

Современная система электронного документооборота должна быть:

• гибкой (работать как в локальной сети, так и иметь возможность подключения удаленных рабочих мест через Интернет);
• настраиваемой (если у вас изменился порядок обработки документов, то перенастройка в соответствии с новой формой системы не должна занимать много времени);
• функционально полной (работать с разными видами и контурами документооборота);
• работающей с различными программно-аппаратными платформами и операционными системами.

Подумайте об интеграции с уже используемыми системами.

И все же основным критерием выбора компании-автоматизатора должен стать предлагаемый ею сервис. Конкуренция в этом секторе рынка столь высока, что реальные преимуществ той или иной системы при первом знакомстве с предлагаемой системой выявить сложно. А вот скорость реакции на запросы, полнота и четкость ответов специалистов службы технической поддержки, а также доброжелательность менеджеров дадут вам представление об отношении к вам как к заказчику.

Рискует ли чем-нибудь компания в процессе внедрения СЭД?

Выбор системы автоматизации документооборота – это только часть работ, которые необходимо провести в рамках процесса внедрения. По ходу проекта могут возникнуть ситуации, когда вложенные деньги и потраченное время могут оказаться под угрозой срыва проекта как по объективным (нехватка ресурсов), так и субъективным (нежелание принять новое, незнакомую систему автоматизации) причинам. На какие моменты надо обратить внимание, чтобы начавшийся проект автоматизации успешно завершился?
Риск проектов внедрения условно подразделяют на три группы: организационный, административный, психологический.

К группе организационного риска можно отнести:

• отсутствие четких целей проекта;
• отсутствие жестких временных регламентов реализации проекта и эффективного контроля выполнения работ;
• недостаточное планирование и недооценка важности составных частей проекта (информационное обследование, обучение пользователей работе с системой, установка системы, ее опытная эксплуатация);
• риск, связанный с несогласованностью взаимодействия участников внедрения (исполнителя, соисполнителей) в процессе выполнения работ, требующих координации;
• недостаточное управление внутренними коммуникациями, информирование сотрудников компании о ходе работ и текущих результатах;
• риск, связанный с изменением требований к реализации документооборота и делопроизводства в системе в процессе ее внедрения.

В группе административного риска можно выделить:

• недостаточное внимание руководства к проекту;
• высокую загруженность участников проекта по основной деятельности;
• слабую вовлеченность в проект сотрудников компании.

В ряде психологического риска отмечу:

• отсутствие уважения и доверия к команде автоматизатора;
• низкая квалификация кадров на предприятии;
• сопротивление со стороны персонала компании.

Кроме того, в рамках "сопротивления со стороны персонала компании" выделю:

• нежелание обучаться,
• боязнь у сотрудников того, что их деятельность станет "прозрачной";
• боязнь у сотрудников возможных изменений в связи с обнаружением зон неоптимальности их деятельности;
• нарушение привычного порядка взаимоотношений и производственной деятельности;
• страх перед неспособностью работать в системе;
• нежелание руководителей различных уровней переходить на новую технологию документооборота.

Для преодоления вышеописанного необходимо учитывать психологические аспекты взаимодействия людей, объединенных решением одной задачи.
Планирование и гибкая подстройка под реальные условия проекта помогут контролировать рамки проекта и четко организовать работу внутри каждого пункта плана. Проведение PR-акций, разъясняющих преимущества применения выбранной системы электронного документооборота взамен существующей технологии, а также проведение обучения сотрудников помогут преодолеть психологический негатив и понять необходимость работать по-новому.

А поддержка на самом высоком уровне топ-менеджмента организации даст возможность преодолеть административные риски – держите свое руководство в курсе проводимых мероприятий, вовлекайте его в проект, информируйте о ходе выполнения работ. Удачи!