Как выбрать систему электронного документооборота?

Автор: Ольга Харитонова, независимый консультант, Полина Кочеткова, компания "ИнтерТраст"
Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Дата публикации: 03.2011

Выбор системы электронного документооборота - шаг ответственный, во многом определяющий как дальнейшее развитие электронного документооборота, так и самой организации или предприятия. Очень часто выбор системы руководство компании возлагает на руководителей и специалистов службы ДОУ. Как им разобраться в обилии предложенных рынком СЭД, сильно отличающихся по функционалу и стоимости, и выбрать наиболее подходящее решение для своей компании? Поговорим об этом подробнее…

От чего зависит выбор СЭД?

Выбор системы электронного документооборота зависит от уровня зрелости документооборота в компании и, соответственно, ее готовности к организации электронного документооборота. Выбор системы также зависит от того, что заказчик хочет от нее получить (цели внедрения системы мы распишем ниже), какими ресурсами (денежными, временными, человеческими и пр.) он располагает для достижения желаемого.

Прежде всего напомним, каковы уровни зрелости документооборота компании и чем они характеризуются.

Уровни зрелости компании в отношении организации электронного документооборота

Как выбрать СЭД для уровня "0"

Документооборота в организации может и не быть. Отсутствие документов - признак неформального управления (по принципу "начальник сказал - сделали"). Как показывает практика, при небольших размерах организации этот метод работает вполне эффективно. Но когда масштабы деятельности растут, руководителю приходится вводить формализацию хотя бы части процессов (например, регистрировать "входящие-исходящие", чтобы можно было проследить историю вопроса, собирать визы на договора, чтобы понять, кто за что отвечает). Но пока компания находится на таком уровне зрелости документооборота, внедрять СЭД ей рано.

Первоочередной задачей для таких компаний является организация документооборота, формализация бизнес-процессов работы с документами. Эти документы могут быть как бумажными, так и электронными.

Иногда спрашивают: "Может быть, сразу внедрить СЭД?" "Сразу" не получится. Проблема в том, что сотрудникам необходимо приобрести очень важную привычку - документировать свою деятельность. Приобретение этого навыка по сложности близко к преодолению языкового барьера в изучении иностранных языков - привычка возникает при многократном повторении одного и того же действия (психологи утверждают, что нужно не менее 40 повторов). И не всегда организации (и отдельные люди) могут справиться с этим самостоятельно, поэтому кто-то (начальник, преподаватель или приглашенный бизнес-тренер) должен добиться от каждого сотрудника не менее 40-кратного выполнения определенного действия - отправления документа на согласование должностным лицам, конкретных шагов при получении какого-либо вида документа и т.д. А пока сотрудники будут привыкать, приобретенная СЭД будет морально устаревать, затраченные средства не окупаться. И потом, когда сотрудники будут готовы работать в СЭД, поймут свои требования к ней, выбранная ранее система не подойдет…

Важно знать! Прежде всего необходимо формализовать бизнес-поцессы, а затем автоматизировать их.

Выбор СЭД для организации с уровнем зрелости "1-2"

В такой организации рекомендуем внедрить электронный документооборот для автоматизации одного-двух наиболее важных для бизнеса процессов работы с документами на ограниченном количестве рабочих мест.

Тип СЭД должен определяться характеристиками этих процессов.

Например, если компании важнее процессы хранения и оперативного поиска, лучше выбирать систему типа "электронный архив". Если компании более необходима скорость бизнес-процессов, ей нужна система с функционалом "workflow". Если очень нужно обеспечить классический административный документооборот или какой-то специализированный, можно выбрать СЭД с соответствующим функционалом.

Примечание: описание типов СЭД мы намеренно вынесли в отдельную (последнюю) главу, поскольку выбор типа системы важен и необходим на каждом- с 1 по 5 - уровне зрелости документооборота компании.

Не забудьте также "заглянуть в будущее": определите, сможет ли выбранная СЭД "потянуть" весь объем документации в организации и всех вероятных пользователей, т.е. будет ли достаточно ее резервов для дальнейшего развития?

Очень важны такие характеристики СЭД, как:

• максимальное количество документов, с которыми может работать система;

• максимальное количество пользователей, с которыми может работать СЭД.

Эти параметры приводятся в технических характеристиках системы.

При 1-2 уровне готовности компании к организации электронного документооборота можно выделить 2 подхода к определению нужного функционала СЭД:

1. Определяют бизнес-процесс, который должна автоматизировать СЭД. Список необходимых действий по работе с документами становится перечнем требований к СЭД.

Например, для работы с договорами система должна иметь в регистрационной карточке список нужных реквизитов (атрибутов), хранить электронный образ договора, уметь передавать его по заранее созданному маршруту согласования и т.д.;

2. Создают список всего, что может делать СЭД (типа "меню").

Конкретный пользователь выбирает нужный ему функционал из предложенных возможностей. Именно с такой целью был разработан международный стандарт MoReq. Несколько лет назад его перевели на русский язык. Но с применением его возникли некоторые сложности. Анализ этого стандарта российскими экспертами показал, что есть разница в том, что считать обязательными функциями СЭД, а что - желательными.

Например, функцию контроля исполнения российские эксперты считают обязательной, а европейские - только желательной.

Выбор СЭД для организации уровня зрелости "3-4"

На данном уровне зрелости сотрудники организации уже могут четко сформулировать свои требования к функционалу системы и выбрать, какая СЭД удовлетворяет их требованиям.

СЭД, например, должна будет обеспечить:

• повышение исполнительской дисциплины;

• снижение рисков утраты документов;

• повышение скорости процессов работы с документами, например сокращение срока согласования договоров;

• доступ к документам большого количества пользователей и при этом сохранность документов и избавление пользователей от работы с множеством их копий;

• удобную систему хранения документов, легкость поиска любых документов, создание тематических подборок по различным критериям;

• увеличение продуктивности работы сотрудников.

Когда четко сформулированы требования и среди большого количества представленных на рынке систем вашим потребностям соответствует лишь две-три, здесь уже важно оценивать соотношение "цена - функционал".

Важно знать! Сравнивать следует не просто стоимость электронного документооборота, а совокупную стоимость владения - сколько будет стоить весь проект организации электронного документооборота.

Примечание: пункты, из которых складывается совокупная стоимость СЭД, мы вынесли в отдельную главу, поскольку стоимость также важна на каждом – с 1 по 5 - уровне зрелости документооборота.

Если специалисты организации не уверены в своих силах, руководство может принять решение пригласить консалтинговую компанию или опытного специалиста, имеющего опыт внедрения СЭД.

Выбор СЭД для организации уровня зрелости "5"

Когда организация достигает 5-го уровня, она может диктовать условия в организации электронного документооборота и требовать реализации в СЭД даже тех требований, которые в типовых версиях пока не реализованы. Для таких организаций, как правило, мало базового функционала, который предлагают "готовые коробочные" СЭД, и они заказывают СЭД "под себя". Причем в дальнейшем эти разработки могут использоваться для развития функционала как данной СЭД, так и других. Для таких организаций в выборе СЭД важны возможности доработки, настройки системы "под себя", квалификация специалистов компании-поставщика.

На заметку! Успех внедрения системы в очень большой степени зависит от человеческого фактора: нужно найти "своего" консультанта".

Даже самую лучшую и подходящую СЭД нужно "запустить", а это процесс внешне очень простой, но коварный. Это похоже на переход реки по подводным камням. Со стороны все очень легко - человек практически идет по воде. И только попробовав проделать это самостоятельно, начинаешь понимать важность знающего и опытного проводника, которому доверяешь.

Какие типы СЭД существуют?

По типу выполняемых функций можно выделить следующие группы СЭД:

• "электронный архив" (основной функционал таких систем сводится к организации хранения документов и обеспечению их удобного поиска);

• "workflow-системы" (системы управления маршрутами движения документов);

• системы для организации управленческого документооборота;

• системы для организации специализированных видов документооборота (кадрового, финансового, конструкторского, материально-технического и др.);

• системы, обеспечивающие работу в территориально-распределенных организациях.

Из чего складывается совокупная стоимость владения СЭД?

Совокупная стоимость владения системой электронного документооборота включает:

• стоимость базового программного обеспечения;

• стоимость покупки дополнительных серверов, рабочих станций, их монтаж;

• стоимость организации каналов связи;

• стоимость обучения технических специалистов;

• зарплату технических специалистов, необходимых для обеспечения работоспособности СЭД;

• стоимость обучения пользователей (наличие дистанционного курса обучения резко снижает затраты на обучение);

• стоимость доработки или настройки программного обеспечения;

• оплату часов, необходимых для доработки или настройки СЭД (или заплату специалиста, который будет выполнять эти работы);

• стоимость работ по внедрению СЭД.

Все это нужно оценить и сравнить. Для этого, возможно, придется составить сравнительную таблицу.

В любом случае не стоит бояться ошибиться в выборе СЭД. Организации "вырастают" из системы электронного документооборота так же, так дети из своей одежды. А опыт показывает, что для любой организации лучше иметь какую-то СЭД, чем не иметь ее вовсе.