Ключевые тенденции отечественного рынка СЭД

В какой-то момент своего развития любая компания сталкивается с локальными кризисами управления, связанными, прежде всего, с ненадлежащей работой с документами. Вследствие этого заметно растут риски, связанные с возможными потерями и утечками ценной информации, регулярными нарушениями договорных обязательств компании вследствие бумажной волокиты, а также со снижением прозрачности и эффективности управления, возникающим из-за отсутствия своевременного доступа руководства к актуальной информации. И, безусловно, уменьшается эффективность труда работников, вынужденных вместо выполнения своих должностных обязанностей заниматься поиском документов, созданием документов с нуля и прочей непроизводственной, но необходимой в деятельности компании работой. Решить возникшие проблемы призваны СЭД – системы электронного документооборота.

Являясь корпоративной информационной системой, современная СЭД обеспечивает:

• повышение эффективности управления, а также прозрачность принятия решений в организации в целом;

• доступ руководства к самой актуальной информации;

• повышение конкурентности предприятия на рынке вследствие более быстрых управленческих и производственных процессов;

• улучшение качества взаимодействия подразделений;

• оптимизацию информационных потоков и увеличение скорости обработки служебной документации.

Отечественные системы электронного документооборота сравнивают с зарубежными системами управления корпоративным контентом (ECM). Такой взгляд достаточно распространен, однако он не совсем верен. Документооборот отечественного предприятия представляет собой информационные потоки его системы управления. Поэтому изменяются и основные требования к системе: СЭД должна не просто обеспечивать управление контентом, а осуществлять техническую поддержку системы управления предприятием.

Основной функционал СЭД

Вопрос автоматизации документооборота в современной российской компании может быть рассмотрен с позиции задач, решаемых такой системой. Поскольку отечественная традиция документооборота подразумевает его разделение на общий и частный, именно так мы его и рассмотрим.

К общему документообороту относят такие процедуры классического делопроизводства, как подготовка исходящей и обработка входящей корреспонденции, организационной и распорядительной документации, а также основной инструмент обратной связи директивного менеджмента – процедуру контроля исполнения поручений руководства и документов. Остальные процессы и процедуры работы с документацией относятся к частным видам документооборота.

В настоящее время СЭД отлично работают со следующими процедурами частного документооборота:

• автоматизация архивной деятельности;

• работа с документацией, составляющей коммерческую тайну предприятия;

• автоматизация кадрового делопроизводства;

• договорная работа;

• техническая документация;

• поддержка системы менеджмента качества компании и др.

Таким образом, можно говорить о том, что современная система электронного документооборота не только автоматизирует документооборот, но и осуществляет общую информационную и методическую помощь системе управления организацией.

Рассмотрим функциональность современной СЭД, автоматизирующей общий документооборот.

Общий документооборот затрагивает процедуры обмена неспециализированной информацией между организациями, а также процедуры директивного менеджмента: организационную и распорядительную документацию, контроль исполнения поручений.

Обработка входящей корреспонденции в современной системе электронного документооборота происходит следующим образом. Полученная корреспонденция вскрывается ответственным работником (при наличии признаков отнесения полученной корреспонденции к интересующему нас виду корреспонденции служебной). Работник создает в СЭД регистрационную карту документа, присваивает ему входящий регистрационный номер, а также сканирует документ и вместе с образом направляет его карточку на рассмотрение ответственному должностному лицу, которое либо принимает представленную в документе информацию к сведению, либо формирует на его основе поручение, после чего запускается соответствующий механизм контроля исполнения.

Исходящая корреспонденция, а также организационно-распорядительная документация в современной СЭД обрабатывается следующим образом. Исполнитель, разработав по поручению руководства проект документа, направляет его на согласование профильным руководителям, в сферу компетенций которых входит обработка данного документа. После процедур согласования и подписания документа зарегистрированная корреспонденция направляется адресату, а распорядительный документ вводится в действие.

Контроль исполнения поручений – процедура в современной СЭД обязательная, позволяющая не только повысить уровень контроля исполнительской дисциплины, но и заметно усовершенствовать систему управления организацией, сделав ее более прозрачной и эффективной.

Основная задача данной функциональной возможности – обеспечение учета всех выданных поручений, соблюдение исполнителями сроков отчетности по ним, анализ выданных и отработанных поручений, что позволяет проводить мониторинг и непосредственную оценку исполнительской дисциплины организации, эффективности ее системы управления.

Современные системы электронного документооборота ориентированы, прежде всего, на средний и большой бизнес. Специфику этого мы рассмотрели ранее, сейчас остановимся на технических аспектах функционирования такой информационной структуры.

Архитектура СЭД уровня предприятия

Любая современная СЭД, рассчитанная на широкое применение, построена на основе трехзвенной архитектуры, где в основании находится система управления базами данных, средний уровень занят сервером приложений, а верхний уровень содержит интерфейсные модули, обеспечивающие непосредственное взаимодействие с пользователем. Рассмотрим их более подробно.

Архитектура системы электронного документооборота уровня предприятия

В основании представленной нами структуры лежит промышленная СУБД, обычно производства вендоров Microsoft, IBM или Oracle. В ее задачи входят безопасное хранение электронной документации, организация доступа к ней, в том числе и иерархического, на чем специализируются решения от IBM. Большую часть российского рынка СЭД занимают продукты SQL от Microsoft и одноименная СУБД корпорации Oracle.

Кроме СУБД в нижний уровень классической трехзвенной архитектуры СЭД могут входить информационная и транспортная инфраструктура, система обеспечения информационной безопасности с поддержкой криптографических процедур и электронной цифровой подписи. Основными игроками на рынке систем информационной безопасности для СЭД являются решения компаний Aladdin, «Сигнал-КОМ» и «Крипто-Про». Сертифицированные решения именно названных производителей использованы в большинстве отечественных СЭД. Причина этого кроется, прежде всего, в законодательном регулировании вопроса.

Кроме систем электронного документооборота в качестве основы современной СЭД могут быть использованы специфические документоориентированные решения по управлению корпоративным контентом, представленные на отечественном рынке некоторыми вендорами.

Заметную долю этой части рынка составляет документная платформа Lotus производства IBM, достаточно широко представленная сегодня в нашей стране. Ее отличием от остальных СУБД является, прежде всего, документоориентированность. Если рассмотренные ранее СУБД представляют реляционный подход к управлению базами данных, а сами сведения в них отражены в виде прямоугольных таблиц, то данные в системе Lotus Domino, являющейся серверной компонентой СУБД, хранятся иерархически, т. е. в структуре, сходной с обычным хранением документов в организации. Такой подход заметно совершенствует процедуры управления документацией, что и позволило этой платформе занять заметное место в современном рынке СЭД-решений. «Особняком» в данной группе стоит решение от корпорации Microsoft, предназначенное скорее для управления корпоративным контентом – SharePoint. Являясь ECM-платформой, SharePoint находит множество поклонников, особенно в среднем бизнесе, так как системы, построенные на ее основе, могут легко масштабироваться и по объему, и функционально в зависимости от текущих потребностей бизнеса.

У многих отечественных разработчиков СЭД, особенно плотно взаимодействующих с вендорами, существует одновременно несколько промышленных решений, созданных как в рамках общей трехзвенной архитектуры, так и в качестве надстройки над документоориентированной средой, позволяющей эффективно управлять документными данными самостоятельно.

Второй, средний уровень рассматриваемой нами трехзвенной архитектуры системы электронного документооборота уровня предприятия составляет сервер приложений – программный комплекс, обеспечивающий базовый функционал СЭД.

К примеру, в рассмотренной ранее процедуре обработки входящей корреспонденции таким универсальным комплексом обеспечивается следующий функционал:

• нумерация документов;

• хранение контента документов (образ, текст);

• автоматизация стандартных процедур (согласование, утверждение или подписание).

Безусловно, задач, решаемых сервером приложений, значительно больше, однако рассматривать их следует исключительно в контексте обеспечиваемого ими функционала.

Верхний уровень такой системы представляет собой интерфейсы системы, предназначенные для взаимодействия с пользователями и периферическим оборудованием непосредственно на рабочих местах.

Уровень интерфейсов пользователя может быть разделен на категории по типам используемых интерфейсов:

• "толстый" клиент – наиболее старая система. Тем не менее, она обеспечивает полнофункциональное взаимодействие пользователя с СЭД и представлена обычно в виде программного модуля, инсталлируемого непосредственно на пользовательскую станцию, что указывает на его основные недостатки, в частности, затратность в развертывании и дальнейшей эксплуатации;

• "тонкий" клиент – современная система, взаимодействующая с пользователем через web-интерфейс посредством предустановленного в систему интернет-браузера. Причем это взаимодействие может быть организовано как внутри локальной чети организации, так и через vpn и сеть Интернет (что дает возможность легко его развертывать и обслуживать). Функционал данной системы можно обновлять без массовой перестановки клиентских приложений, что также заметно сокращает издержки;

• мобильный клиент – "толстый" или "тонкий" клиент, предназначенный для эксплуатации на современных мобильных бизнес-ориентированных платформах Google Android, Apple iOS, Symbian, RiM BlackBerry и MS Windows Phone. У каждой из этих платформ есть свой сектор занятого ею корпоративного рынка, и каждая их этих мобильных операционных систем обеспечит взаимодействие пользователя с СЭД при наличии соответствующего функционала в поддерживаемом мобильном клиенте.

Современные системы электронного документооборота, несмотря на явный рассвет, продолжают развиваться, захватывая новые секторы рынка и предоставляя услуги в рамках новых бизнес-моделей. Одним из таких новых подходов, позволяющих рынку систем электронного документооборота развернуться на новые категории пользователей (малый и средне-малый бизнес), является сервис-ориентированная модель SaaS (Software as a Service). Содержание информационной инфраструктуры для малой компании является часто накладным, как следствие, несмотря на наличие потребности, эта часть рынка сегодня не заполнена. Возможным решением этой проблемы является SaaS-подход, позволяющий предоставлять программное обеспечение как услугу, с оплатой, различающейся от предоставляемой функциональности и количества пользователей. Это позволяет обеспечить даже для небольшой компании мощное промышленное решение СЭД, которое будет покрывать все его типовые потребности.

Основным недостатком такого подхода является низкий уровень доверия пользователей к конфиденциальности подобных систем (многие компании пока не готовы переносить в СЭД свои документы). Тем не менее, уже появилось множество новых SaaS-систем, автоматизирующих бухгалтерский и налоговый учеты в малом бизнесе, управление взаимодействием с потребителями (CRM). Таким образом, доверие к SaaS СЭД – дело ближайшего времени, а значит – бум распространения систем электронного документооборота не за горами.

Автор: Алексей Назаренко, Директор по качеству компании «ИнтерТраст»
Источник: Журнал «Connect! Мир Связи », июль 2010.