Кнутом на е-документооборот не загонишь?

Тема пропаганды перехода корпоративного сектора на решения в области электронного документооборота в последнее время обретает в мире новые черты. Помимо обычных методов аргументации, сводящихся к финансовым и экологическим факторам или стимулам, вероятно появление и фискального контроля, то есть сбора налогов за применение традиционных "бумажных технологий".

Концепция "безбумажного офиса", в котором основные бизнес-процессы проходят полностью или практически целиком в электронно-цифровом виде, в последнее время испытывает подъем интереса в ряде стран мира. Маркетинговые исследования аналитических компаний показывают, что подавляющее число организаций или сотрудников в отдельной взятой компании до сих пор предпочитают использовать распечатанный документ, а не его электронную копию, пусть даже, если это им нужно исключительно на короткое время. В таких условиях сама идея "безбумажного офиса" сменилась на "малобумажный" ее вариант, который, тем не менее, все равно имеет как своих сторонников, так и противников.

Индикатором настроений в западном обществе может служить даже обыгрывание темы перехода на электронный документооборот в отраслевых СМИ в канун 1 апреля, когда британский филиал AIIM опубликовал информацию о готовящемся законопроекте в области налогообложении компаний, использующих "бумажный документооборот" - так называемом "налоге на бумагу". Другое издание, посвященное тематике СЭД, написало про "подробности" подобной фискальной политики, отметив некоторые детали (25 пенсов с каждых 500 листов бумаги). Несмотря на то, что обе эти новости с большой вероятностью относятся к сатирическому юмору, настроения в британском обществе о перспективах продвижения идеи электронного документооборота они отражают довольно точно. Российские игроки рынка СЭД попробовали оценить ситуацию на отечественном рынке, если подобные законодательные инициативы были бы предложены бизнесменам в России.

В целом, риторика высказываний представителей компаний сводится к абсурдности и неэффективности подобных мер, если одновременно с ними в стране не будет произведена реформа нормативно-правовой базы, то есть, пока юридическая значимость электронного документа не достигнет уровня бумажного. Кроме того, взыскание налогов, включенных в стоимость бумаги, не произведет необходимого эффекта сокращения ее потребления, а лишь окупит саму процедуру сбора налога. Оказать серьезное влияние на рынок СЭД она тоже не смогла бы, поскольку предполагает нерыночное вмешательство в рыночную экономику.

"Совсем другая ситуация сложилась бы, если интерес к ЭДО стимулировался интересами бизнеса. Это возможно только тогда, когда разработчики систем ЭДО предложат действительно полезные инструменты повышения эффективности бизнеса. Государство со своей стороны должно озаботиться созданием благоприятных условий для естественного предпочтения бизнесом электронного документооборота бумажному", - отмечает Сергей Селиванов, заместитель начальника отдела электронного документооборота и защиты информации ОДК. Он полагает, что налог - это достаточно обоснованный и эффективный способ стимулирования рынка ЭДО, но при этом нужно обосновать величину этого налога. "В основе расчетов должна лежать оценка расходов компаний на организацию бумажного делопроизводства и хранения документов, а такие расходы, в частности, затраты на создание одного бумажного документа, у разных компаний могут существенно отличаться. Поэтому для кого-то это может оказаться драконовской мерой, а для кого-то останется незамеченным. Кроме того, есть отрасли, в которых на сегодняшний день без бумаги не обойтись. Очевидно, что необходим дифференцированный подход", - констатирует эксперт.

Как рассказал CNews Сергей Дроков, аналитик департамента проектов ЭЛАР, задачи по определению оценочных критериев архивов организаций в России стали обсуждаться еще в 2003 г. на страницах ведомственного научно-практического журнала "Отечественные архивы". Связаны они были с планированием государственных архивных площадей под поступление архивных документальных фондов источников комплектования. Такой архивный информационный ресурс предлагалось рассматривать одним из основных внутренних источников развития и роста рыночной стоимости, индикатором кредито- и конкурентоспособности, гарантией выполнения организацией своих обязательств перед государством. Таким образом, задача воспрепятствовать разрушающему экологию поведению потребителя переносилась на сами организации.

"Вряд ли в России будет использован опыт "зеленого" налогообложения организаций. Причина проста: если организации уже приобрели практический опыт безбумажного документооборота, то государственные и муниципальные архивы не освоили даже теоретических аспектов работы с электронными документами. Трудно найти хоть в одном государственном архиве действующую СЭД, способную к интеграции со своими источниками комплектования", - замечает г-н Дроков.

Ирина Кубликова, директор по маркетингу "БОСС-Референт", уверена, что внедрение в организациях систем класса СЭД и ECM обеспечивает сокращение использования бумажных носителей во внутреннем документообороте, и большинство организаций, имеющих масштабный документооборот, уже перешли на использование ECM-систем или планируют осуществить это в ближайшее время. Тем не менее, в целом документооборот остается смешанным.

Эксперт приводит пример, когда договор с внешним контрагентом после согласования в электронном виде, все равно будет подписываться в бумажном. "Кроме того, имеется достаточно большое количество типов документов и данных, которые согласно требованиям нашего законодательства должны храниться длительные сроки. В России такие архивы существуют обычно в бумажном виде, опять же в силу того, что юридическая значимость электронных документов и процедуры их хранения не регламентированы законодательно", - добавляет она.

О том же говорит и Вадим Ипатов, заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании "Интертраст": "Чтобы государство имело моральное право вводить подобные меры, оно должно обеспечить правовую сторону вопроса в полном объеме. Иначе может получиться так, что, с одной стороны, содержание бумажных архивов облагается налогом, с другой стороны, требуется в обязательном порядке обеспечить их наличие. Обустроить полностью электронный внутренний документооборот сегодня не составляет труда. Однако от жестких мер в отношении потребителей бумаги могут серьезно пострадать, например, организации, заключающие сложные многостраничные договоры с множеством приложений".

"Если бы такую задачу ставило перед собой правительство России, то наиболее правильной мерой было бы введение налога на использование бумаги наряду со штрафами за отсутствие бумажных оригиналов документов", - замечает не без иронии Евгений Стаханов, директор по маркетингу компании Terralink. Он полагает, что развитие электронного документооборота будет таким же следствием введения такого налога, как и удар по рынку копировальных аппаратов.

"Ни налоги, ни штрафы, ни льготы пока еще не показали себя достаточно эффективными инструментами внедрения новых технологий в России, и, в первую очередь, из-за недостаточной продуманности и обоснованности предлагаемых мер. Очень слабо развит и анализ возможных последствий принимаемых мер в краткосрочной и долгосрочной перспективе, - считает господин Селиванов. - В России сначала необходимо принять закон об электронном документе, и только после этого можно думать об ограничительных мерах для бумажного документооборота".

Схожие мысли выражает и Сергей Курьянов, директор по развитию DocsVision. По его словам, принять закон о налоге на Западе невозможно в силу юридических препятствий, плюс в нем нет как таковой необходимости. В России же от него была бы польза: "у нас считают, как правило, только прямые доходы и прямые затраты, экономия – это как бы виртуальная вещь. Возникновение прямых затрат на бумажный документооборот сильно способствовало бы росту его автоматизации, главным образом за счет привлечения внимания руководителей предприятий к этой проблеме".

Наталья Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС, отмечает, что в последнее время идея "безбумажного офиса" постепенно сошла на нет, и сейчас речь идет не об "истреблении бумаги совсем", а о максимальном сокращении ее количества не в ущерб эффективности работы. В качестве примера законодательного регулирования подобных отношений она приводит закон США "О сокращении бумажного делопроизводства", который, с одной стороны, подталкивал государственные органы к внедрению информационных технологий (в том числе через механизмы финансирования), а с другой – чрезвычайно усложнял возврат на бумажные технологии, введение новых бумажных форм отчетности и т.п. Кроме того, она замечает, что повышение цены на бумагу способно гораздо сильнее ударить по тем, кто активно использует информационные технологии, поскольку переход на СЭД, как правило, сопровождается ростом потребления бумаги.

"Практически во всех отраслях экономики стандарты сегодня задают именно европейские страны и США, а развивающиеся страны, в том числе Россия, следуют этим общемировым стандартам, потому что по ним работать получается эффективнее. Вполне возможно, что и этот стандарт лет через 10 дойдет до нас", - полагает Александр Семенов, генеральный директор "Корус Консалтинг". По его словам, введение подобных налогов может подтолкнуть бизнес к более активному переходу полностью на безбумажное делопроизводство, что вполне сегодня позволяют технологии.

"В России государственным структурам пришлось бы начать прежде всего с себя – перевести весь документооборот, в том числе с участием бизнеса, в электронный вид. Количество бумаги в офисах сразу же сократилось бы в разы, а компании внедрили электронные архивы и СЭД, потому что в конечном итоге с ними работать эффективнее, чем без них", - предполагает Семенов.

Александр Семенов считает, что с точки зрения отношения к бизнесу и предпринимательству, такие процессы лучше стимулировать льготами, а не штрафами. "Гораздо больший эффект могли бы дать прямые меры, направленные на вменение обязанности для любого бизнеса хранить все свои документы в электронном виде в течение оговоренного архивными нормативами времени с возможностью быстрого поиска и доступа к любому документу. Такая норма напрямую повысила бы потребность бизнесов в СЭД и одновременно была бы крайне полезной с точки зрения обеспечения прозрачности бизнес-деятельности и фискального контроля. И с появлением таких электронных архивов в каждой компании бумага начнет экономиться самым естественным путем", - уверен Виктор Сенкевич, управляющий директор Paybot.

Российские игроки рынка СЭД, в целом, скептически относятся к перспективам фискальных методов регулирования движения тех или иных бизнес-процессов, равно как и использования их для стимулирования рынка, как в мире, так и в Великобритании или России, в частности.