Коллективная работа с корпоративными данными с помощью ECM

Источник: www.docflow.ru

Компания «ИнтерТраст» приняла участие в обзоре DOCFLOW, посвященном теме коллективной работы. В рамках обзора рассмотрены возможности ECM-систем для организации эффективной коллективной работы с данными, обобщены комментарии экспертов и рассмотрен опыт внедрений систем управления корпоративным контентом. Вадим Ипатов, заместитель генерального директора «ИнтерТраст» по развитию бизнеса, рассказал о наиболее востребованных инструментах СЭД/ECM, предназначенных для коллективной работы.

Что может предложить современная ECM-система для коллективной работы с корпоративными данными?

О наиболее важных проектах «ИнтерТраст» рассказал заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов. В базовом функционале СЭД должны быть реализованы, как минимум, два сервиса коллективной работы: сервис совместной подготовки проектов документов и сервис формального согласования. Сервисы совместной подготовки и согласования позволяют сохранить историю создания и утверждения документов, включая комментарии участников подготовки, версии документов, историю согласования. При этом согласование может быть параллельным или последовательным. В первом случае проект документа направляется одновременно всем участникам согласования, во втором согласование проходит поэтапно. Возможен также комбинированный вариант, когда определенный этап согласования проходит в параллельном режиме, а другой — в последовательном.

Сроки согласования определяются настройками системы, либо их задает инициатор процесса. Если по достижении срока кто-либо из участников не поставил на документе свою визу, ему автоматически посылается уведомление–напоминание. Некоторые системы обладают сервисом online–обсуждения, который может быть связан с любым объектом системы — с документом, резолюцией или поручением, листом согласования и т.д. Участники обсуждения получают соответствующие уведомления, могут дать собственный комментарий по тому или иному вопросу, а также привлечь к обсуждению других сотрудников организации. Основное преимущество сервиса — это возможность оперативно провести обсуждение рабочих вопросов. История обсуждений сохраняется в системе и может быть использован при решении аналогичных задач в будущем.

Наиболее развитые средства коллективной работы с задачами и документами предлагает среда адаптивного кейс-менеджмента (ACM, adaptive case management). Основное назначение ACM — это управление динамично меняющимися, неструктурированными или частично структурированными процессами. Иначе говоря — кейсами, которые объединяют в едином интерфейсе различные ресурсы и инструменты горизонтального взаимодействия. Пользователям ACM доступны инструменты горизонтального взаимодействия и привлечения внутренних экспертов организации, библиотека ранее обработанных кейсов, удобные тайм-лайны и чек-листы, позволяющие отслеживать состояние работ и обнаруживать узкие места в бизнес-процессах. Для инструментов адаптивного кейс-менеджмента характерна высокая гибкость: всегда можно изменить состав участников кейса, дополнить список задач и выбрать более оптимальные пути их решения. В виде кейса могут быть представлены самые разнообразные процессы: договорная работа, открытие филиала, проведение мероприятия, организация тендеров или участие в них, прохождение проверки регулятора, сертификация на соответствие различным стандартам и т.п. Перечисленное — это лишь небольшой срез бизнес-задач, которые можно решать в формате кейсов.

Какие инструменты и возможности для коллективной работы в ECM-системах наиболее востребованы?

Для организации коллективного взаимодействия могут быть использованы различные средства: корпоративные социальные сети, приложения для совместной работы над инцидентами, решения для управления проектами и т.д. Но эти инструменты изначально не предназначены для хранения контента. ECM-система, дополненная развитыми средствами коллективной работы, становится не просто структурированным хранилищем интеллектуальных активов организации, информации и документов, но и средой, хранящей следы взаимодействия людей в ходе создания этих активов.

Что же касается встроенных в СЭД/ЕСМ инструментов совместной работы, то подход к их использованию определяется формой управления организацией: может преобладать директивный, процессный, коллегиальный или проектный подход к решению бизнес-задач. Для иерархической вертикали наиболее востребованы средства формального взаимодействия. При этом средства коллективной работы по исполнению управленческих решений интегрируются с инструментами учета резолюций и поручений, контроля исполнительской дисциплины. В организациях проектного характера все больше востребованы инструменты неформального горизонтального взаимодействия, к которым можно отнести элементы адаптивного кейс-менеджмента. Чтобы быть эффективными, такие инструменты должны быть максимально удобными. Ведь если пользователю удобнее и проще взаимодействовать с коллегами с помощью электронной почты, именно ей он и воспользуется. А важный для организации опыт останется локализованным в ящике электронной почты вместо того, чтобы сохраниться в корпоративной системе.

Сложности и ошибки интеграции системы управления контентом и средств коллективной работы

Возможности современных СЭД/ECM на сегодняшний день достаточно развиты, они могут включать, в том числе разнообразные средства коллективной работы. Так что основная сложность — не технологическая, а скорее идеологическая. Решения СЭД/ECM воспринимаются рынком как формальные системы регламентированного учета и применяются соответственно. Добавление возможностей для неформального взаимодействия может остаться при таком подходе незамеченным. Вместо этого будут использоваться привычные средства: телефон, электронная почта и т.д. Необходимо создавать прецеденты, а для этого важно мотивировать коллективную работу непосредственно в системе.