Главная Пресс - центр Статьи и интервьюКОНФЕРЕНЦИЯ «РЫНОК СЭД-2013»: ПРАКТИЧЕСКИЙ ОПЫТ И РЕАЛЬНЫЕ ПРОЕКТЫ

КОНФЕРЕНЦИЯ «РЫНОК СЭД-2013»: ПРАКТИЧЕСКИЙ ОПЫТ И РЕАЛЬНЫЕ ПРОЕКТЫ

01.03.2013

На конференции «Рынок СЭД-2013: новые требования», организованной информационным агентством Cnews, о которой мы уже рассказывали ранее, выступали не только представители вендоров, говорившие о тенденциях рынка и представлявшие свои разработки, но и практики – ИТ-специалисты из коммерческих и государственных структур, которые уже прошли по непростому пути внедрения электронного документооборота и поэтому могли поделиться с коллегами самым важным – практическим опытом.

Возвращаясь к проектам, главный специалист отдела сопровождения инфраструктуры департамента информационных технологий «МСП Банка» Надежда Скворцова рассказала об опыте данного банка по внедрению полнофункциональной СЭД CompanyMedia, продукта компании «ИнтерТраст». Проект начался в 2011 году. В качестве целей были поставлены ускорение обработки документов и принятия управленческих решений. Банковская специфика такова, что регулятор отрасли Центробанк РФ требует документировать в том числе и те процессы, которые в других отраслях вполне могут найти отражение лишь в электронных письмах. В процессе внедрения «МСП Банку» пришлось в обязательном порядке автоматизировать все документоориентированные бизнес-процессы. В связи с этим потребовалось включить в процесс электронного документооборота не только делопроизводителей, но и бизнес-специалистов, а также топ-менеджмент банка. На начальном этапе проекта в каждом подразделении было выделено по одному делопроизводителю, которые постепенно насыщали систему документами.

Следующим этапом стало вовлечение топ-менеджеров. «Почему не менеджеров, а сразу топ-менеджеров? Потому что требовался переход на электронную систему принятия решений и на электронную систему поручений, а также электронное согласование документов», – отметила Надежда Скворцова. Этап электронного согласования, по ее словам, был одним из самых непростых. Сегодня в «МСП Банке» документ согласовывается всеми заинтересованными сотрудниками в электронном виде, а распечатывается лишь на последнем этапе, для визирования и проверки резолюций председателем правления. На третьем этапе, который пришелся уже на 2012 год, была автоматизирована договорная деятельность банка, а на последнем в электронный документооборот были вовлечены уже все остальные сотрудники «МСП Банка». По словам Надежды Скворцовой, СЭД в банке – это не хранилище документов, а эффективный инструмент быстрого принятия решений. «На принятие решений в банке часто отводится всего час, и если бы сотрудники бегали по офису с бумагами, этот норматив было бы невозможно соблюсти», – подчеркнула она.

Для того чтобы обучить сотрудников работе в новой СЭД, компанией «ИнтерТраст» в первую очередь были подготовлены инструкторы из сотрудников банка, которые уже, в свою очередь, обучали своих коллег. Переход на электронный документооборот осуществлялся не единомоментно, а поэтапно, точно так же внедрялись и модули СЭД. Это в целом помогло адаптироваться сотрудникам и положительно отразилось на всей работе банка. В ближайших планах «МСП Банка» –внедрение мобильного клиента CompanyMedia.

<…>

Одним из основных потребителей СЭД/ECM-решений являются государственные и муниципальные органы власти, перед которыми стоит задача внедрения перевода услуг в электронный вид и развертывания системы межведомственного электронного взаимодействия.

В органах власти Пензенской области работает уже упомянутая выше система CompanyMedia от компании «ИнтерТраст». Как рассказал начальник управления информатизации данного региона Александр Антонов, пилотный проект был запущен еще в далеком 2006 году. В целом внедрение разделялось на несколько этапов. На первом этапе к СЭД были подключены секретариаты и приемные правительства области, на втором – были созданы рабочие места делопроизводителей во всех органах власти, далее СЭД была установлена на рабочих местах уже всех сотрудников, а также внедрена в структурах местного самоуправления. Наконец, завершающим этапом стал полный отказ от ведения бумажных журналов и переход к регистрации всей без исключения входящей и исходящей корреспонденции. Сегодня канцелярия работает со всеми документами в электронном виде, в том же виде они поступают и в органы власти, где получают необходимые резолюции и согласования. Также в СЭД регистрируются обращения граждан. Распечатываются документы только в том случае, если они уходят из органов власти во внешние структуры. Проблема доступа к документам для мобильных чиновников была решена благодаря специализированному клиенту для iPad, разработанному «ИнтерТраст». Самым активным пользователем СЭД, по словам Александра Антонова, является губернатор Пензенской области, который полностью отказался от бумаги и в поездках использует iPad.

Автор: Григорий Рудницкий
Источник: ICT-online

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.