Лучшее - не враг хорошего

Любопытен следующий факт: с развитием информационных технологий продажи офисных принтеров демонстрируют устойчивый рост. А это косвенно указывает на то, что идея "безбумажного делопроизводства" родилась не в том месте и не в то время: зачастую офисный компьютер помимо прочего используется как удобная пишущая машинка для подготовки твердой копии документа.

В целом уровень распространения систем электронного документооборота (СЭД) невысок, по крайней мере, гораздо ниже желаемого. Тому есть много причин, среди которых как законодательные сложности, так и факторы утилитарного свойства — например, неубедительная подготовка пользователей. Впрочем, в последнем случае ситуацию пытаются выправить "агитационным" путем, организовывая разнообразные тренинги, семинары, конференции и т.д. Но зачастую руководители не видят большой беды в привычном бумажном документообороте, и убедить их в обратном — задача отнюдь не тривиальная. Вместе с тем многие интеграторы отмечают появление заказчиков, которые сами инициируют развертывание подобных систем, что, несомненно, выглядит позитивным признаком развития рынка: электронный документооборот внедряется в инфраструктуру изначально и не имеет в качестве вредной нагрузки весь бумажно-бюрократический опыт прежних лет. Разумеется, это разумный подход, ведь лучше сразу привыкать к хорошему, минуя болезненный этап ломки привычек, традиции и стереотипов.

Крайне важным понятием применительно к электронному документообороту выступает цифровая подпись. Основной козырь приверженцев "бумажного" делопроизводства — однозначно идентифицирующая человека подпись "от руки" и следующие затем выводы о том, что легко сфальсифицировать электронный документ. Эта проблема долгие годы сдерживала распространение электронного делопроизводства, однако теперь, с появлением регламентирующих документов, ситуация изменилась. В соответствии с Федеральным законом № 149-ФЗ от 27 июля 2006 года "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью (ЭЦП) или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручно. В случае использования ЭЦП одним из условий организации юридически значимого обмена электронными документами (ЭД) является применение средств ЭЦП в соответствии с требованиями Федерального закона № 1-ФЗ от 10.01.2002 "Об электронной цифровой подписи".

Имеются некоторые нюансы и применительно к термину "документ". Если о том, что представляет собой бумажный документ, говорить не приходится, то с привязкой к информационным технологиям стоит провести некоторую структуризацию. Во-первых, IT вовсе не исключает бумажной документации. Коль скоро без нее пока нельзя обойтись, отдадим должное бумажному документу, который соответствующим образом зарегистрирован в системе электронного документооборота. Во-вторых, есть сугубо электронный документ-файл, однозначно ассоциирующийся с конкретным приложением – будь то текстовый процессор, электронная таблица и т. д. Кроме того, бывает и своеобразный "гибрид" бумажного и электронного документов – попросту изображение сканированного бумажного документа.

Достаточно важен динамический тип документа, который в явном виде вовсе не существует. Например, результат поиска по базе данных предприятия отображается на экране монитора как динамический документ, и чтобы получить его в явном виде, этот результат необходимо зафиксировать – перенести в другое приложение либо распечатать.

Прежде чем ставить перед собой основной вопрос о выборе системы электронного документооборота, стоит ответить на несколько вспомогательных. Например, зачем, собственно, нужна такая система. Вариант "распилить бюджетные деньги" сразу же отбрасываем, иначе дальше и говорить не о чем. Вывод напрашивается сам собой: в условиях современного бизнеса любые поползновения направлены либо на увеличение прибыли, либо на минимизацию расходов. Таким образом, СЭД должна этому способствовать – сделать работу компании или предприятия более эффективной, что в идеале и отразится на уменьшении расходов и увеличении прибыли. Никто не станет искать лишнюю головную боль только из любви к современным технологиям – деньги сегодня умеют считать многие.

Первый вопрос "по существу", который должен появиться в процессе знакомства с системами электронного документооборота, — создавать с нуля специфическое решение или использовать готовые программные продукты? Единственно верный универсальный ответ в таком случае невозможен — необходимо, что называется, примерять "по месту". Кроме того, подспорьем может стать опыт внедрения подобных систем в других компаниях или ведомствах, если таковой имеется. Если же нет никакой особой специфики и вся работа заключается в типичном "перекладывании бумажек", то при рассмотрении варианта с готовыми продуктами встает непростая проблема выбора. Рынок соответствующих инструментов и средств богат предложениями — необходимо лишь максимально четко определить конечную цель, которой требуется достичь, работая с СЭД.

Ольга Подолина, консультант Центра консалтинговых услуг и внедрений (ЗАО "Компания "ИнтерТраст"), отмечает: "На первом этапе внедрения типичны задачи повышения исполнительской дисциплины, постановки учета и контроля работы с документами. далее — повышение качества управления в целом за счет оперативного и точного сбора информации для принятия управленческих решений, снижения затрат времени на выполнение рутинных операций, достижение согласованности действий большого числа сотрудников и подразделений. Наличие коробочных ЭДО-систем вполне реально. К примеру, на настоящий момент 90% заказчиков устраивает базовый функционал системы CompanyMedia. Мы строим развитие системы так, чтобы всю "экзотику" можно было вынести на стадию настройки системы. Особенности построения СЭД определяются особенностями системы управления организациями. Молодое поколение управленцев использует все более унифицированные методы управления — они учились в одних и тех же институтах и читали одни и те же книги. А похожие методы легче автоматизировать".

На первоначальном этапе, перед выбором СЭД, следует составить подробный список задач, решение которых поможет грамотно осуществить ее внедрение; помимо этого требуется разработать подробный организационный план. Развертывание, а в отдельном случае и разработку СЭД выполняет внешняя специализированная компания, несущая полную ответственность перед предприятием за успех проекта и достижение поставленных целей. Здесь весьма важно понимать следующее: автоматизировать документооборот можно в любой компании и на любом предприятии, поэтому, если проект закончился провалом (потеряны немалые деньги, время и нервы), винить придется лишь себя, и здесь все говорит о неверном выборе решения. Сделав выбор в пользу откровенно плохой или хорошей, но "не того фасона" системы электронного документооборота, заказчики нередко в итоге получают не четко и эффективно работающую систему, а набор отговорок поставщика: "уровень подготовки ваших пользователей не позволяет что-либо автоматизировать", "ваши бизнес-процессы крайне запутанны и не оптимизированы" — с последующим заключением: "у вас построить нормально работающий документооборот невозможно". На самом деле вывод принципиально неверный, поэтому на этапе рассмотрения предложений на рынке стоит проявить максимальную скрупулезность, ведь ошибка обойдется дорою во всех отношениях.

Что же тогда считать плохой СЭД? Любая СЭД, предназначенная для использования в организациях и на предприятиях, имеет свою оригинальную историю создания и развития. Многие из использующихся ныне продуктов изначально разрабатывались как сугубо узкоспециализированные: программа для автоматизации канцелярии, база данных для ведения архивов, инструмент для работы с электронной почтой либо с короткими мгновенными сообщениями. Наступил момент, когда требования рынка вынудили разработчиков дорабатывать свои продукты, с тем чтобы функциональность этих программ распространялась и на другие участки работ. Но в связи с тем что с самого начала это не планировалось, расширение функциональности зачастую приводит в итоге к появлению некачественного продукта и у так называемой СЭД все равно торчат уши рабочего инструмента архивариуса или бухгалтера. Продукты получаются неудобными в эксплуатации и крайне рискованными с точки зрения применения в качестве полноценной системы электронного документооборота.

Гораздо более гибкой и удобной представляется модульная структура СЭД – в данном случае функциональность достигается не за счет обвешивания бухгалтерской программы чуждыми ей функциями, а в результате комбинации отдельных подсистем. В общем случае можно выделить несколько их типов: архив документов, подсистема автоматизации делопроизводства, подсистема хранения образов бумажных документов и ввода документов, подсистема маршрутизации документов, а также подсистема комплексной автоматизации бизнес-процессов.

Немаловажен и такой момент, как требовательность решения к ресурсам — как программным, так и аппаратным. И если с последними особых сложностей, как правило, не возникает, то программные требования могут таить в себе немало подводных камней как в плане необходимого для функционирования СЭД программного обеспечения, так и его лицензирования. Основной вопрос, который следует в этом случае задать поставщикам конечного программного продукта: насколько самодостаточна поставляемая система? То есть необходимо выяснить, какие дополнительные программные продукты требуются или могут потребоваться для работы с системой, и обсудить проблемы их приобретения и лицензирования. Первейшее программное требование — выбор операционной системы, которая, наиболее вероятно, будет отличаться для серверной и клиентской части. Также нелишним будет выяснить, работает ли конкретный продукт на уже инсталлированных версиях операционных систем.

Типичный продукт третьей стороны, требуемый для работы внедряемой СЭД, — система управления базами данных. Кроме того, нормальная работа клиентского места может потребовать наличия какого-либо из офисных пакетов. В данном случае также необходимо уделить из уже применяемых офисных пакетов с теми, с которыми работает клиентское место.

В целом современные системы электронного документооборота формируют и составляют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании: от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляемые как движение документов и их обработка. Переход к электронным системам документооборота в основном связан с неизбежным ростом количества обрабатываемых документов компании, их классификацией и сложностью согласования.