Мы беседуем с Вадимом Ипатовым, заместителем генерального директора компании "ИнтерТраст" по развитию бизнеса

Компания «ИнтерТраст» предоставляет полный комплекс услуг по внедрению и сопровождению современных систем поддержки принятия решений, управления документами, делами, временем, задачами и личной результативностью. Это и консалтинг в области постановки процессов управления документами, задачами, и обеспечение защищенного и юридически значимого электронного документооборота, и авторизованное обучение специалистов и пользователей, и установка, настройку и адаптация систем с учетом специфики предприятия. Компания активно работает на рынке с 1994 года и является IBM Premier Business Partner.

CompanyMedia 4 – корпоративная платформа поддержки принятия решений, управления документами, делами, временем, задачами и личной результативностью.

Скажите, пожалуйста, разделяются ли сейчас продукты СЭД по отраслям? Есть ли программы, предназначенные специально для строительной отрасли? Если такие продукты есть, расскажите о них поподробнее.

– Начнем с того, что грубо, схематически типовая структура СЭД имеет 3 уровня:

• уровень технологической платформы, включающей хранилище документов и набор технологических сервисов;
• уровень базовых сервисов документооборота (таких как справочники и классификаторы, согласование, уведомления, формирования отчетности, сервисы регистрации и учета и пр.);
• прикладной уровень – уровень бизнес решений, использующих общие технологические сервисы и сервисы документооборота.

Некоторые прикладные решения являются универсальными, не имеют отраслевой зависимости (такие как документационное обеспечение управления, договорной, кадровый документооборот, поддержка работы коллегиальных органов). Другие могут быть сфокусированы на профильных задачах и иметь свою предметную, отраслевую или, например, региональную специфику. 

Мы считаем, что для построения таких специализированных бизнес-решений наиболее эффективным является подход адаптивного кейс-менеджмента. В широком смысле кейс-менеджмент – это управление неструктурированными или частично структурированными процессами, инициированными клиентами. Клиентом может быть заказчик, обратившийся в компанию, гражданин, получающий госуслугу, или сотрудник организации, которому нужен какой-то внутренний сервис. Кейсы позволяют структурировать деятельность с учетом особенностей предметной области, бизнес-правил организации, оргструктуры. Автоматизация обеспечивается за счет шаблонов, в которые вносится все, что можно использовать многократно (в типовых кейсах). При этом обеспечивается высокая степень свободы за счет возможности для участников менять все, что угодно, в конкретных частных жизненных ситуациях. Именно поэтому данный подход носит название адаптивного.

Для строительной отрасли проект строительства здания был бы слишком крупной задачей для кейса. Для управления подобными задачами требуются особые инструменты по управлению проектами. Целый класс частных задач, специфических для данной отрасли, может решаться с помощью кейсов.

Есть ли сейчас программы, разделы программ, предназначенные для юристов? Если есть, то расскажите, пожалуйста, о них подробнее

– В области права кейсы являются привычным понятием. Кейс – это дело, запрос клиента. Это может быть судебное дело или работа с клиентом по определенному вопросу – вступление в наследство, брак, развод, консультирование по налогам и т.д. В шаблоне кейса для разных типов дел могут быть структурированы данные (документы, контакты, папки и пр.), установлены цели каждого запроса, критерии разрешения инцидента и каждого этапа данного процесса, необходимые действия (этапы, процедуры и пр.), определены роли участников процесса, коммуникации (комментарии, уведомления и пр.), правила (ограничения, права доступа и пр.), время (что позволяет привязать к временной шкале любую активность процесса). Можно считать, что встроенный в систему электронного документооборота инструментарий адаптивного кейс-менеджмента – и есть идеальная среда для работы юристов.

Как вы считаете, что современные юристы должны знать об IT-технологиях?

– В эпоху цифровой экономики производительность труда растет более высокими темпами там, где уровень технологической грамотности и использования инноваций высоки. Цифровая технология меняется очень быстро, но профессиональные навыки организаций и специалистов часто не успевают за переменами. По мнению Эрика Брюнйолфссона, профессора Массачуссетского технологического института и директора Центра цифрового бизнеса, с точки зрения экономики технология
не обязана приносить выгоды всем. «В результате технического прогресса отдельные компании выигрывают, но другие области экономики проигрывают». В результате многие люди оказываются на обочине. Их доходы сокращаются, а уровень благосостояния оказывается ниже, чем до цифровой революции.

На мой взгляд, юристы должны успевать за уровнем гибкости, производительности и технологической квалификации и культуры своих клиентов (независимо, внешних или внутренних по отношению к месту их работы).

Как вы считаете, должен ли юрист принимать участие в обеспечение компьютерной безопасности предприятия?

– Безусловно. В частности, в построении безопасной СЭД должны участвовать владельцы процесса документирования (управляющие документами, документоведы организации), специалисты по общей безопасности, ИТ-специалисты и юристы. Возможно и другие категории персонала, например, руководители линейных подразделений, руководство высшего уровня. В общем случае СЭД как автоматизированная система – это организационно-технический комплекс, представляющий собой совокупность программного, аппаратного, организационного и информационного обеспечения, реализующий электронный документооборот. Безопасность автоматизированной системы – состояние защищенности СЭД от внутренних и внешних угроз, которое обеспечивается в соответствии с требованиями законодательства, нормативных актов или обладателя информации, обрабатываемой в системе. Система обеспечения безопасности – это система мер организационного, финансового, технического, юридического и иного характера по выявлению угроз безопасности, предотвращению и нейтрализации их реализации, пресечению, локализации и отражению, а также ликвидации последствий реализации угроз. Поэтому участие всех категорий специалистов, которые могут быть носителями соответствующих компетенций, совершенно необходимо. Отдельными важными задачами, не решаемыми без участия юристов, является построение конфиденциального и юридически значимого электронного документооборота. Здесь кроме необходимого технического обеспечения защиты информации и электронной подписи требуется правовое обеспечение, определяющее границы применения электронного оригинала документа в соответствии с требованиями законодательства и внутренних организационно-распорядительных документов.

Как вы предполагаете, с какими IT-специалистами юрист должен находиться в плотном контакте, с кем разрабатывать часть политики организации?

– В части разработки политик и других нормативных, организационных требований к системе юристы взаимодействуют не только с ИТ-специалистами, но работают в единой команде со всеми участниками выстраиваемых электронных процессов. Это и системные инженеры, и администраторы информационной безопасности, и предметные специалисты электронного документооборота, и другие категории специалистов.

Какие средства обучения вы бы порекомендовали юристам вообще и юристам строительных организаций в частности?

– Обучение информационным технологиям, основам делопроизводства, электронному документообороту не имеет отраслевой специфики. Мы практикуем различные формы обучения: очное – с возможностью развития практических навыков, ознакомительное дистанционное в форме вебинаров, интерактивное дистанционное с возможностью самостоятельного изучения различных курсов. Мы практикуем и индивидуальное обучение непосредственно на рабочих местах пользователей.

Проводятся ли вашей компанией конференции, семинары и мастер-классы для юристов строительных организаций?

– Нет, таких адресных мероприятий нами пока не проводилось. Но мы всегда готовы пойти навстречу. В частности, было бы очень интересно совместно с целевой группой юристов совместно описать и построить характерный для их специфики «кейс» и реализовать его с помощью нашего инструментария. Такой процесс был бы лучшим вариантом практического совершенствования для юристов и совместного формирования лучших практик.

Источник: Журнал "Юристконсульт в строительстве" №3, март 2013