Незаменимый помощник управленца

Представьте себе: руководитель организации точно знает, на каком проекте занят каждый его сотрудник и сколько проектов у компании в данный момент, а сотрудник организации стремится сдать работу в срок и без ошибок, потому что уверен – его усердие будет замечено. Сказка? Нет, реальность! Нужно лишь правильно выбрать систему управления проектами.

"В бизнесе ни один шанс не теряется: если вы его загубили, его отыщет ваш конкурент"

Компания "ИнтерТраст", девять лет успешно работающая на рынке информационных систем, предлагает продукт "CompanyMedia – Управление проектами и договорами", проверенный внутри самой Компании, для создания корпоративного пространства по управлению проектами. Система обеспечивает безопасность, масштабируемость, гарантированную доставку и распространение информации, гибкую настройку прав доступа, хранение документов любого формата и объёма, а кроме того, возможность быстрой разработки собственных приложений.

Как строится управление проектом?

- Вы знаете, нам нужны кирпичи!.. – начала разговор Галя.
- Сколько? - поинтересовался Иван Иванович, продолжая писать.
- Много, - торопливо вставил Чебурашка. - Очень много.
- Много я дать не могу. Могу дать только половину.
Э.Успенский "Крокодил Гена и его друзья"

Проект в своём развитии, как правило, проходит несколько стадий.

На прединвестиционной стадии создаётся общая концепция проекта, ориентировочные сроки его реализации, первоначальная стоимостная оценка и другие укрупненные показатели. От финансовой привлекательности проекта на первоначальном этапе зависит в итоге, когда проект начнётся и начнётся ли вообще.

Вторая стадия – это детальное планирование проекта, делегирование полномочий и выделение необходимых ресурсов. Вот здесь на помощь руководителю и приходит система управления проектами. Модуль "CompanyMedia–Управление проектами и договорами", который называется "Договоры и проекты", позволяет создать проект, разбить его на этапы и делегировать планирование этапов ответственным исполнителям. Сотрудник, отвечающий за конкретный этап, получает уведомление о наличии для него задания в системе и приступает к планированию собственного этапа, выделяя в нём подэтапы и отдельные работы, формируя список сопутствующих документов, назначая исполнителей. Любой заказчик заинтересован, чтобы его проект был реализован как можно скорее, поэтому руководитель проекта обычно старается вести несколько этапов параллельно, если специфика проекта это допускает. Например, при внедрении систем ввод данных и обучение пользователей могут проводиться одновременно. Однако в этом случае необходимо аккуратно избегать спорных ситуаций по планированию ресурсов: представьте, что будет, если один специалист потребуется на двух работах одновременно? (и не обязательно в рамках одного проекта). Эта задача решается в системе через заявки служб. В то время как руководитель выбирает исполнителя, система формирует заявку начальнику подразделения, в котором этот исполнитель работает. Начальник рассматривает заявку и в зависимости от занятости сотрудника принимает или отклоняет её. Принятые заявки формируют листы загрузки служб. Если второй руководитель попытается взять в свой проект исполнителя, который уже полностью занят, система уведомит его об этом и попросит выбрать другого сотрудника.

Следующий этап – реализация проекта. На этой стадии происходит финальное утверждение плана. Любой этап, подэтап или работу в системе можно отправить на согласование. Механизм согласования одинаков для всех систем класса CompanyMedia и позволяет проводить параллельное или последовательное согласование по заранее заданному сценарию или произвольному списку, причём права доступа к документу даются участникам согласования автоматически, как только они попадают в список. Согласование и детализация этапов может идти параллельно с реализацией проекта – это зависит от его масштабов и сроков. Что необходимо руководителю проекта на данной стадии?

Как минимум, самая последняя информация о календарном и финансовом развитии проекта – для учёта рисков и управления ими. В системе "CompanyMedia-Управление проектами и договорами" предусмотрена возможность переноса сроков и повторного согласования этапов.

Данные о том, чем заняты в настоящий момент исполнители и оперативная оценка их работы. Механизм контроля реализован через систему отчётности и заполнение листов рабочего времени. Система отчётности работает следующим образом: исполнитель пишет отчёт о проделанной работе и размещает его в системе отдельным документом, а руководитель проекта ставит ему оценку (по пятибальной шкале). Сотрудник заинтересован выполнить работу как можно лучше, потому что его послужной список по выполненным проектам доступен руководителям, которые принимают решение о его карьерном росте. Заполнение листов рабочего времени или таймшитов – ещё один способ получения временных срезов по проекту. При наличии работ, на которых исполнитель занят постоянно, он может вести список ежедневных задач, которые вносятся в новый таймшит автоматически. Не секрет, что даже несмотря на это многие исполнители очень неохотно заполняют таймшиты, откладывая и откладывая эту рутинную операцию. Чтобы взбодрить таких специалистов, в системе предусмотрена административная мера следующего характера: в определённый срок (например, в пятницу в 19:00) все таймшиты за неделю становятся нередактируемыми и отправляются руководителю на визирование.

Кроме того, координатору проекта необходимо иметь возможность в любой момент времени предоставить своему руководству полный отчёт о состоянии проекта. Эта функция реализована в системе с помощью встроенного продукта "QR – Запросы и Отчёты", который позволяет создавать произвольные отчёты в офисном формате MS Word и MS Excel, а также за счёт интеграции с продуктом MS Project. И наконец, последний этап - это завершение проекта. Это очень важный этап с точки зрения накопления корпоративного опыта. Каждый проект по-своему ценен: опыт удачных можно принять на вооружение, написать с использованием материалов, хранимых в системе, историю успеха или статью; неудачные же необходимо проанализировать, чтобы в дальнейшем избегать ошибок, которые были допущены в данном конкретном случае. В системе для этих целей предусмотрен архив проектов.

Где хранить информацию о контрагентах и нужно ли это?

"Каждый может принять решение, располагая достаточной информацией"
Закон информации Спенсера

Если говорить о корпоративных базах знаний, нельзя не упомянуть блок "Клиенты и контакты", который входит в состав системы "CompanyMedia-Управление проектами и договорами". Этот блок предназначен для хранения всей информации о контрагентах, с которыми работает компания. Визитницы имеют свойство распухать, визитки теряются, люди, знавшие размеры скидок и телефоны контактных лиц, меняют место работы или уходят в отпуска, поэтому необходимость и ценность такого информационного ресурса нельзя игнорировать. Очень часто после выставок и маркетинговых исследований накапливается большое число анкет с контактной информацией. Маркетологи, обработав статистические данные, обычно кладут анкеты на самую верхнюю полку, а как удобно было бы держать их в одном месте и периодически проводить целевую рассылку!

Модуль "CompanyMedia-Клиенты и контакты" позволяет хранить:

• историю взаимоотношений с организацией: начиная с первого контакта и заканчивая текстом заключенного договора, причём карточка договора автоматически создаётся в базе контрагентов при создании такого договора в модуле "Договоры и проекты";

• контактных лиц этой организации (переписка, телефонные переговоры, планирование встреч);

• её интересы, согласно которым её можно включить в тематическую рассылку;

• и другую необходимую информацию.

С другой стороны этот модуль можно рассматривать как отражение актуального состояния отношений с контрагентом. К примеру, сотрудник Вашего отдела перед уходом в отпуск подготовил договор и отправил его клиенту. Клиент звонит в его отсутствие и просит уточнить некоторые детали. Конечно, если договор лежит в личном почтовом ящике отдыхающего, то для прояснения всех вопросов будет необходимо дождаться его возвращения из отпуска. Но время в бизнесе – это деньги. Если вся переписка по договору хранится в корпоративной базе, - она всегда под рукой, и Вы можете, не кладя телефонную трубку, тут же ответить клиенту на все вопросы.

Кроме того, модуль "Клиенты и Контакты" может работать личным секретарём: он уведомляет о запланированных встречах и переговорах, о днях рождения контактных лиц, и будьте уверены, никогда не ошибётся и не забудет. Дополнительная и весьма полезная функция – это наличие встроенного почтового ящика – система позволяет не только фиксировать факт отправки и текст письма, но и создавать электронные письма по шаблонам и рассылать их. Это позволяет легко организовать рассылки для группы клиентов со сходными интересами, а при наличии факс-сервера, аналогично отправлять и факсы.

Существует множество факторов, определяющих успех компании, среди них грамотное планирование, компетентное и быстрое обслуживание, обучение сотрудников, защита корпоративных данных, а также наличие долгосрочных стратегий и обратных связей в управлении компанией. Система управления проектами – это ещё одна ступень, поднимающая компанию на новый качественный уровень и в конечном итоге ведущая к принятию эффективных управленческих решений.