Нормативное регулирование делопроизводства

Чтобы квалифицированно влиять на качество делопроизводства, секретарь должен хорошо ориентироваться в нормативных требованиях, регламентирующих порядок оформления различных видов документов. Продолжаем знакомить вас с основными положениями важнейших нормативных документов, которые секретари могут использовать в своей работе.

Нормативное регулирование текущего хранения документов и подготовки их к архивному хранению

Большое внимание в своей практической деятельности секретарь должен уделять составлению номенклатуры дел, формированию документов в дела и передаче их на архивное хранение. Архивную стадию жизненного цикла документов определяют следующие нормативные правовые акты.

Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" устанавливает:

• ключевые понятия в сфере архивного дела (архивный документ, Архивный фонд Российской Федерации, документ Архивного фонда Российской Федерации, архив);

• принцип разделения Архивного фонда Российской Федерации по формам собственности;

• запрет на приватизацию, продажу, мену, дарение и совершение иных сделок с архивными документами, находящимися в государственной и муниципальной собственности;

• порядок изменения формы собственности (передачи) архивных документов;

• правовой режим постоянного и временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации.

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. начальником главного архивного управления при Совете Министров СССР 15.08.88 (только ч. II), и Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. руководителем Росархива 06.10.00, устанавливают:

• состав и сроки хранения документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности;

• состав и сроки хранения документов, образующихся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Состав и сроки хранения документов, отражающих специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), обычно предусматриваются соответствующими ведомственными перечнями, примерными или типовыми номенклатурами дел, которые утверждаются государственными органами по согласованию с Росархивом (например, Минобороны России, МВД России и др.).

На основании перечней типовых документов ежегодно формируется индивидуальная номенклатура дел организации, осуществляется экспертиза ценности документов, оформляются архивные описи.

Инструкции по делопроизводству: индивидуальная и типовая

Общие для всех видов документов правила документирования и документооборота, сформулированные в перечисленных норма­тивных правовых актах, конкретизируются в индивидуальной инструкции по делопроизводству организации, положениями которой руководствуется секретарь в своей повседневной деятельности.

Такая инструкция является основным актом, регулирующим систему документационного обеспечения управления.

К названной инструкции обычно прилагаются образцы-формуляры бланков, доверенностей, актов, описей и др. документов.

При подготовке такой инструкции используется Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 08.11.05 № 536 в соответствии с постановлением Правительства РФ от 19.11.05 № 30 "О типовых регламентах взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" и зарегистрированная в Минюсте РФ 27.01.06 № 7418, устанавливает:

• общие требования и основные задачи функционирования служб (подразделений) документационного обеспечения управления;

• порядок документирования управленческой деятельности и организации делопроизводства;

• правила оформления конкретных видов документов.

Юридическая ответственность за нарушение правил делопроизводства

Российским законодательством предусмотрены различные виды юридической ответственности за нарушение установленных правил делопроизводства, а также за возможный материальный ущерб, причиненный работодателю в процессе эксплуатации компьютерных сетей, множительной техники, аппаратов факсимильной связи и др. технических систем, активно используемых в документационном обеспечении управления.

Уголовная ответственность предусматривает наложение штрафов, обязательные или исправительные работы, арест либо лишение свободы.

Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.96 № 63-ФЗ устанавливает ответственность:

• за нарушение тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений (ст. 138);

• отказ в предоставлении гражданину информации (ст. 140);

• утрату документов, содержащих государственную тайну (ст. 284);

• служебный подлог (ст. 292): внесение в официальные документы заведомо ложных сведений или искажающих действительное содержание исправлений;

• приобретение или сбыт официальных документов и государственных наград (ст. 324);

• похищение или повреждение документов, штампов, печатей (ст. 325);

• подделку, изготовление или сбыт поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков (ст. 327).

Административная ответственность предусматривает наложение дминистративного штрафа на граждан и должностных лиц.

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.01 № 195-ФЗ определяет меру ответственности за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (ст. 13.20).

Дисциплинарную ответственность устанавливают следующие нормативные документы: Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.01 № 197-ФЗ (в отношении работников) - замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям (ст. 192) и Федеральный закон от 27.07.04 № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (в отношении государственных гражданских служащих) - за совершение дисциплинарного проступка, т. е. за неисполнение или ненадлежащее исполнение гражданским служащим по его вине возложенных на него должностных обязанностей.

Представитель нанимателя имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: замечание, выговор, предупреждение о неполном должностном соответствии, освобождение от замещаемой должности государственной гражданской службы (ст. 57).

Материальная ответственность регулируется нормами Трудового кодекса Российской Федерации.

Статьи 238,241 устанавливают возмещение причиненного работодателю ущерба в пределах среднего месячного заработка работника.

Статьи 242-244 устанавливают полную материальную ответственность работника при наличии специального письменного договора.

Возмещение причиненного работодателю ущерба в полном размере при исполнении работником трудовых обязанностей, умышленном причинении ущерба, причинении ущерба в состоянии опьянения, в результате преступных действий или административного проступка.

Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 31.12.02 № 85, принятым в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14.11.02 № 823 "О порядке утверждения перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности", утверждены формы типовых договоров о полной материальной ответственности и категории работников, которые могут быть привлечены к полной материальной ответственности.

Привлечение секретарей к юридической ответственности - крайняя мера, применяемая в случае уже состоявшегося правонарушения, когда система документационного обеспечения деятельности организации дает сбой по субъективным причинам. Более результативным будет создание в организации психологической обстановки позитивной ответственности (долженствования), в которой секретарь будет обладать достаточными знаниями правил работы с официальными документами и умело применять эти правила в своей повседневной деятельности.

Таким образом, секретарь, уверенно ориентирующийся в нормативных правовых актах, регламентирующих сферу документационного обеспечения управления, способен своевременно заметить и устранить недостатки в оформлении реквизитов документов, представленных на подпись руководителю, а также профессионально организовать процедуры регистрации, прохождения и контроля исполнения документов.