Нормативные документы организации: как ввести в действие и организовать хранение?

Поводом для написания этой статьи стали два вопроса, полученные от читателей.

Внутренние нормативные документы регулируют текущую деятельность организации, и очень важно правильно организовать их хранение.

Способы утверждения

Существующая законодательно-нормативная база, к сожалению, не дает однозначного ответа даже на вопрос о том, как должно оформляться принятие внутренних нормативных актов в организациях. Давайте посмотрим, что говорит об этом новая Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти:

Итак, варианты введения внутренних нормативных документов следующие:

• подписание руководителем организации самостоятельного правового акта,

• утверждение правового акта в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа о его утверждении.

Таким образом, способ, который описан в первом из заданных читателями вопросов (утверждение самостоятельного правового акта, а затем еще и утверждение путем издания распорядительного документа), не совсем корректен с юридической точки зрения. Из текста вопроса следует, что на предприятии один и тот же нормативный документ фактически утверждается дважды.

В настоящее время в организациях широко используются все упомянутые в Типовой инструкции методы, причем следует иметь в виду, что у каждого из них есть свои достоинства и недостатки.

Перечислим их.

1. Утверждение нормативного документа в форме грифа утверждения либо подписание руководителем организации самостоятельного нормативного документа.

Плюсы:

• не нужно издавать распорядительный документ, который вводил бы в действие нормативный документ.

Минусы:

• в текст нормативного акта необходимо включить информацию о тех нормативных документах, которые отменяются в связи с его принятием;

• при необходимости внесения в документ даже незначительных изменений придется его полностью "переутверждать";

• крайне сложно отслеживать действующие версии нормативных документов, особенно если в организации не налажен их общий учет.

2. Издание распорядительного документа об утверждении нормативного документа.

Плюсы:

• в тексте распорядительного документа можно оговорить дополнительные условия введения в действие нормативного документа;

• поскольку нормативный документ будет храниться как приложение к распорядительному, значительно уменьшается вероятность его утери;

• при необходимости внесения незначительных изменений не требуется заново утверждать весь документ;

• поскольку в большинстве организаций хранение и учет распорядительных документов налажены должным образом, то очень сложно потерять информацию о существовании нормативного документа.

Минусы:

• приходится издавать распорядительный документ, вводящий в действие нормативный документ;

• поскольку нормативный документ утверждается распорядительным документом, то он, согласно существующей практике работы, должен быть приложен к распорядительному документу, что иногда создает определенные трудности.

Например, в акционерных обществах нормативные документы могут утверждаться не только единоличным исполнительным органом общества, но и общим собранием акционеров, советом директоров, а также коллегиальным исполнительным органом. Это означает, что тексты нормативных документов могут храниться в разных местах, что крайне неудобно в оперативной работе.

На помощь вам может прийти устав предприятия, в котором обычно уточняют, какие именно нормативные документы какими органами (или должностными лицами) утверждаются.

Оптимизация работы с нормативными документами

Поскольку организация может использовать одновременно все перечисленные выше способы, то важнее всего наладить контроль и учет и в первую очередь — организовать единую регистрацию всех нормативных документов организации, независимо от способа их утверждения и от органа, который их утвердил. Подобный порядок регистрации желательно ввести внутренним нормативным актом, поскольку необходимо будет решить ряд вопросов, а именно:

• Каким образом будет проводиться регистрация внутренних нормативных актов организации?

• Какое подразделение будет отвечать за учет внутренних нормативных документов?

• Как фиксировать факт отмены старого нормативного документа?

• Каким образом будут организованы хранение и доступ к данным документам?

Одним из способов учета может быть ведение реестра нормативных документов организации. Предлагаем вам использовать следующий состав граф (см. Пример 2).

Особое внимание хочется обратить на последнюю графу реестра. Дело в том, что все чаще и чаще необходимо не только знать, какие нормативные акты были приняты, но и отслеживать, когда и какие изменения в них были внесены, а также когда они были окончательно отменены.

Удобнее всего вести такой учет в электронном виде. Некоторые отечественные компании уже предлагают программное обеспечение, предназначенное для ведения реестра нормативных документов в крупных организациях, имеющих иерархическую, территориально распределенную структуру.

Что касается подразделения организации, которому может быть поручен учет нормативных документов, то выбор здесь небольшой: помимо службы делопроизводства его иногда ведет юридическая служба.

Достаточно много вопросов возникает, когда при введении нового нормативного акта требуется отменить ранее действующие документы или же внести изменения в еще действующие. Организации стоит заранее продумать, каким образом и где это будет фиксироваться.

Данная проблема становится особенно актуальной в ситуации, когда на документах проставляется гриф утверждения или он просто подписы¬вается руководителем (без издания распорядительного документа, в котором обычно определяется судьба устаревших нормативных документов). Чтобы избежать путаницы, предлагаем использовать один из следующих вариантов:

• все подлежащие отмене нормативные документы перечислять в тексте нового документа;

• документы, признанные утратившими силу, можно перечислить в приложении к утверждаемому документу.

Порядок доступа к документам выбирается с учетом возможностей организации. Исходить нужно, прежде всего, из того, что для оперативной работы, за редким исключением, подлинник документа не требуется. Для сотрудников вполне достаточно будет иметь под рукой копию документа (или возможность ее оперативного получения). Для этого можно применять следующие приемы:

1. Если организация использует только бумажное делопроизводство, то с подлинника документа снимается нужное для работы число копий. При необходимости копии могут быть заверены. С бумажными копиями возникает достаточно большая проблема, если в документ многократно вносятся изменения. В этом случае появляется реальная опасность того, что в работе исполнителями будет использован устаревший или уже отмененный документ.

2. Если в организации используется система электронного документооборота (далее по тексту — СЭД), то можно отсканировать нормативные документы и разместить их в СЭД. Как правило, программа позволяет оперативно извещать сотрудников о введении новых документов и о внесении изменений в уже существующие. Кроме того, многие СЭД дают возможность "связывать" версии документов таким образом, чтобы, при необходимости, можно было ознакомиться с нормативным актом в той версии, которая действовала в интересующий период времени.

3. Аналогичным образом документы можно разместить на «внутреннем» портале организации или же на ее интернет-сайте (что позволит поддерживать мобильную работу сотрудников и работу на дому).

Организация хранения нормативных документов

Правила хранения всех документов в организации, включая нормативные документы, должны быть установлены единоличным исполнительным органом (т.е. директором, председателем правления и т.д.). Организация должна самостоятельно определить правила хранения и использования своих документов, в т.ч. нормативных, опираясь на требования действующего законодательства.

Нормативные документы организации, как правило, подлежат постоянному хранению. См., например, пункты 16, 30, 32 "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения".

Порядок хранения нормативных документов во многом зависит оттого, каким способом они были введены в действие:

1. Если нормативные документы утверждены распорядительными документами, то подлинники хранятся как приложения к соответствующим распорядительным документам.

2. Если нормативные документы подписаны руководителем организации как самостоятельный правовой акт или утверждены им (оформлен гриф утверждения), то нужно позаботиться, чтобы они "не потерялись". Для этого необходимо определиться с местом их хранения, и идеальным решением была бы организация централизованного хранения подлинников.