Нужны ли бизнесу электронные архивы?

Объемы корпоративного контента, находящегося в ведении коммерческих организаций, постоянно увеличиваются, а сама информация, нуждающаяся в хранении, изменяет свой тип: вместо обычных текстовых документов все чаще и чаще бизнесу приходится обрабатывать мультимедиа-файлы.

Нужны ли современным компаниям электронные архивы именно как отдельное программное обеспечение наряду с системами электронного документооборота? В чем состоит проблема выбора?

История

Исторически так сложилось, что под «электронным архивом» понимается не столько архивный фонд организации, сформированный на основе действующей номенклатуры, который в итоге передается на государственное хранение в Росархив, а некая совокупность программных, технических, организационных и административных средств, предназначенных для создания, долговременного хранения и использования электронного информационного ресурса ведомства или компании.

Другими словами, электронный архив и архивная система организации (регулируется действующими Основными правилами работы ведомственных архивов (ГАУ при Совете министров СССР. М.: 1986) с учетом обсуждающихся Основных правил работы архивов организаций 2002 г. и Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации») — понятия не тождественные.

Что такое электронный архив?

Обычно жизненный цикл документа в компании имеет несколько сменяющих друг друга стадий — от текущего и исполненного делопроизводства до списания в архив. За работу на всех этих этапах могут отвечать как отдельные модули СЭД, так и раздельные программные компоненты, интегрированные в текущую корпоративную информационную систему. Если по основным этапам работы с контентом эти функции уже достаточно развиты в системах электронного документооборота, то в случае со сдачей дел в архив ситуация обстоит менее однозначно. На российском рынке представлено несколько отдельных программных решений (мне известно четыре), которые могут использоваться в промышленных системах в соответствии с существующим законодательством. Итак, что же такое электронный архив?

Один из популярных сценариев работы с документами состоит в периодическом перемещении их в специализированные базы-хранилища, где они будут находиться длительный срок (определяется законами или корпоративными регламентами). Они могут быть организованы как силами самой организации под собственную корпоративную систему, так и представлять собой готовые решения, которые отвечают отраслевым стандартам. В последнем случае для этого используются нормативные документы Росархива. Кроме того, электронный архив может быть размещен как внутри самой организации, так и на серверах стороннего провайдера, который будет взимать плату за использование своих ресурсов.

Понятие «электронная архивная система» можно вывести из Федерального закона №125-ФЗ «Об архивном деле…» и «Основных правил работы архивов организаций». В них указано, что архивной является такая система, в которой есть иерархическая структура адресации архивных дел (тогда становится возможным размещение дела в архиве с присвоением ему классификаторов); сама единица хранения должна иметь характеристики, которые позволяют как группировать документы по определенному признаку, так и обеспечивать права доступа к делу или его составным частям; система должна иметь возможность идентификации и управления адресуемой единицей (дело, том и т. д.). Соответственно, в архивной системе находятся документы, которые имеют идентификаторы, отметки о дате создания и подписания, принадлежности к делу, подразделении-авторе и т. д. Это могут быть файлы в офисных форматах, поступившие в архив из СЭД, или отсканированные образы в виде графических изображений или PDF-документов.

Заметим, что другие типы информационных систем, несмотря на присутствие слов «архив» и «архивный» в их названии, на самом деле к электронным архивам отношения не имеют, обеспечивая лишь хранение несистематизированной в соответствии с государственным нормативным регулированием документной информации.

Какие бывают электронные архивы?

Если электронная система архивирования документов организуется в процессе перехода к безбумажному офису, то можно выделить три ключевых подхода к ее созданию. В первом случае создается архивная картотека, которая учитывает классификаторы документов, а не сами эти документы: почти как в обычной библиотеке, где в картотеке может находиться необходимая книга, а по факту она будет утеряна, выдана на руки читателю, переведена в другой книгофонд или списана. Кроме того, в таком архиве нет возможности поиска по самому содержанию документа. Два других подхода к созданию электронных архивов представляют собой интеграцию хранилища с СЭД и с программой для сканирования и оптического распознавания документов соответственно.

Выбираемый подход зависит от отрасли экономики и масштабов бизнеса компании. Преимущественно это средние и крупные предприятия промышленности и ТЭК, финансовый сектор и предприятия связи, органы власти. Как объясняет директор по качеству компании «Интертраст» Алексей Назаренко, потребность в архивных системах испытывают только крупные компании, ведущие свою историю еще от СССР, а некоторые — от Российской империи: «Архивы этих компаний очень велики, и автоматизация помогает в значительной степени упростить управление ими. Средние компании, возникшие в постперестроечные годы, могут обладать архивами, нуждающимися в автоматизации, только в случае, если их профильные процессы являются документоориентированными. К таким организациям можно отнести современные финансовые структуры (банковские и страховые), предприятия добывающего и топливно-энергетического комплекса, а также органы власти (законодательной различных уровней, исполнительной, судебной)».

Кому нужны электронные архивы?

В настоящее время лидеры рынка архивных систем создают программные комплексы, удовлетворяющие всем требованиям Росархива, за счет чего обеспечивается, с одной стороны, универсальность системы, с другой — максимальный охват запросов целевой аудитории. Однако подобных решений доступно крайне мало, что связано с высокой стоимостью разработки таких систем, а также с пока еще недостаточно высоким спросом на продукты. Во многих случаях компании требуется только автоматизировать архивную картотеку, т. е. перевести ее в электронный вид с возможностью поиска и т. д. Однако затраты на ввод в архив бумажных документов являются очень высокими и не всегда необходимыми.

В качестве примера Алексей Назаренко приводит две компании: «Аэрофлот», который сохраняет корешки авиабилетов, начиная с 1923 г.,и пополняет свой архив на 20–25 млн документов в год, и Сбербанк с 19 000 филиалов по стране, который ведет свои архивы с 1841 г., сохраняя всю информацию по финансовым операциям (платежам, поручениям и так далее). В первом случае компании выгодно создать собственный электронный архив, к которому, в принципе, обращение будет происходить редко (например, в случае проведения следственных мероприятий), а во втором случае создание электронного архива путем сканирования всех платежных документов не представляется реально достижимым. Эксперт также выделяет еще один тип хранилищ, которые относит к документным: фонды библиотек и музеев.

Для них, по его мнению, сканирование находящейся на хранении документной информации является возможностью расширить использование фонда, предоставляя доступ к ресурсам без фактической необходимости выдачи документов даже в читальный зал, а также обеспечить в дальнейшем возможность работы исследователей и профильных специалистов с документами фонда без фактического их нахождения на территории учреждения (через Интернет).

Цена вопроса

Как отмечает Владимир Алеев, заместитель руководителя департамента маркетинга компании «ЭЛАР», вне зависимости от отрасли в любой современной компании четко определены все бизнес-процессы и связанные с их ходом ресурсные и временные затраты, что однозначно позволяет определить «внутреннюю себестоимость». Отдачу можно рассчитать, сравнив расходы, которые понесет компания, до и после внедрения электронного архива. «Простейшей иллюстрацией прямой выгоды от введения электронного архива является факт, что организация избавляется от необходимости оплачивать аренду значительной площади под бумажный фонд. Электронный архив значительно снижает количество обращений к бумажным документам, поэтому их можно просто вывезти на хранение в такое место, за которое придется меньше платить», — замечает он.

Одной из статей расходов при создании таких систем является стоимость оцифровки документа, которая зависит от цели и способов его использования.

Сканирование может проводиться как без обработки документа, так и вместе с ней, например, для репринтной печати. Так, наполнение электронного архива путем сканирования бумажных документов будет формироваться из нескольких составляющих: получения образа документа на сканере, маркировки полученного файла для указания метаданных, извлечение контента с помощью оптического распознавания. Полученная сумма разделяется на ресурсное время эксплуатации оборудования и ПО, применяемых для этой процедуры, стоимость расходных материалов за тот же период, а также затрат на персонал, осуществляющий ввод документных данных в архивную систему (если речь не идет об аутсорсинге, когда эти операции выполняются «на стороне»). Стоимость единичной копии документа может сильно различаться в зависимости от того, какое именно оборудование и программное обеспечение используется для ввода данных, а также от других специфических факторов. Так, например, Роль Грибель, генеральный директор Баварской государственной библиотеки, в одной из недавних публикаций еженедельника Spiegel оценил стоимость сканирования книги XVI или XVII века в диапазоне от ?70 до ?140 в зависимости от трудозатрат.

Современные издания обходятся дешевле, но их объем огромен: в планах ассоциации библиотек на ближайшие 10 лет стоит задача оцифровки около 5,5 млн томов, что по самым скромным подсчетам обойдется в ?165 млн.

Сэкономить компании могут за счет использования аутсорсинговых решений или частного случая их применения в качестве SaaS-архивов («облачные хранилища»). Тем не менее, как замечает Владимир Алеев, аутсорсинг востребован с точки зрения первичного наполнения или так называемого залпового (промышленного) ввода. «Причины, по которым компании предпочитают выполнять залповый ввод своими силами, могут быть связаны с ограниченностью бюджета или с тем, что организация не предъявляет особых требований к качеству информационного ресурса, который будет создан», — заключает он. Что касается SaaS, то, по словам представителя компании «ЭЛАР», организации отдают себе отчет в том, что могли бы существенно экономить на обслуживании и сопровождении благодаря этой технологии. Но привычка и менталитет россиянина не позволяют ему пока хранить стратегически важную информацию и/или сведения, содержащие коммерческую тайну, не у себя «под замком». Никакая компенсация не восполнит потерь от утраты или искажения информации — эта простая и небезосновательная мысль прочно сидит в голове соотечественника.

Кроме того, не проработана правовая сторона вопроса, и исполнитель не застрахован от того, что ему придется предоставить данные заказчика, например, по требованию «компетентных органов».

Выводы

В целом, целесообразность внедрения электронных архивов в организациях требует экономического обоснования, поскольку в некоторых случаях ряд подобных функций могут принять на себя и обычные СЭД, и существующие в компании учетные системы. Основным препятствием к внедрению таких решений может стать высокая стоимость решений или низкая заинтересованность бизнеса в использовании безбумажного документооборота.