Организация документооборота – опыт БИНБАНКа

В современных условиях позиции финансово-кредитной организации на рынке зависят не только от разнообра­зия их продуктовых линеек, но и от того, насколько грамотно и эффектив­но выстроены в банках системы элек­тронного документооборота (СЭД). Работать по старинке, имея дело с тон­нами бумажных документов или с несовершенными СЭД, становится не только не модным, но и убыточным. В интервью NBJ руководитель центра документооборота ОАО «БИНБАНК» Анна Васюнина рассказала о том, как модернизируется система электронно­го документооборота в банке и на какие критерии и факторы финансово- кредитным организациям стоит обра­щать внимание при выборе СЭД.

Какие ключевые требования к систе­ме электронного документооборота сегодня предъявляют банки?

Основное требование к СЭД у любой финансового института – обеспечение безопасной работы с доку­ментами, в том числе за счет управления правами доступа к документам, органи­зация их надежного хранения, возмож­ность всегда видеть актуальный статус документа.

Важны функции, обеспечивающие эффективность работы с документами, – возможность оперативного отслежи­вания их движения, удобная и быстрая система поиска документов, гибкая на­стройка системы в соответствии с требо­ваниями документооборота в банке.

Современная система должна иметь возможность интеграции с существую­щими в кредитной организации инфор­мационными системами, с учетом ис­пользования регламентов и корпоратив­ных стандартов работы с документами.

Для банков с широкой региональной сетью важна организация коллективной работы с документами в разных филиалах. Для современного руководителя и даже бизнес-специалиста такие возможности, как работа через web-клиент (посредством web-браузера), смартфон или планшет се­годня является необходимостью.

В целом СЭД должна обеспечивать в банке стандартизацию документооборо­та, создавать единое корпоративное ин­формационное пространство.

Как правильно подойти к выбору системы электронного документооборота, какие главные критерии в данном случае принимаются во внимание (стоимость решения, его производительность, репу­тация разработчика)?

Первое, на что стоит обра­тить внимание при выборе системы, – место организации-поставщика на рынке услуг по внедрению СЭД, в том числе в профессиональных рейтингах.

Имеет значение репутация разработ­чика в целом – она складывается из на­личия примеров успешных внедрений в определенной сфере (в данном случае в банковской) и из отзывов пользователей.

Разумеется, важна стоимость решения. Перед началом внедрения рас­считываются расходы на диагностику, приобретение необходимого оборудо­вания, разработку системы, внедрение, поддержку работы системы, обучение сотрудников – персонала и администра­торов.

Существенна простота эксплуатации системы – установка на рабочие места, администрирование. Необходимо обра­щать внимание на дружественность ин­терфейса системы, на то, насколько инту­итивно понятна навигация.

Наличие мобильных приложений и web-приложений в наше время даже не обсуждается – это, что называется, тре­бование по умолчанию. Для руководства, топ-менеджмента удаленный доступ к работе в любое время из любого места, который обеспечивают мобильные при­ложения, просто необходим.

Из других требований важно от­метить удобство пользования СЭД, воз­можность интеграции с другими инфор­мационными системами организации и коллективной работы с документами – это особенно важно для территориально рас­пределенных структурных подразделений.

Система должна обеспечивать без­опасность работы с документами и их надежное хранение, контроль состояния и доступа к информации.

Помимо перечисленных качеств система CompanyMedia компании «Ин­терТраст» соответствует требованиям к документообороту в банке, обладает эффективной системой поиска докумен­тов, гибким масштабированием, опера­тивной технической поддержкой.

Какие решения пользуются наи­большим спросом в банковской сфере?

Более всего востребованы модули и сервисы, автоматизирующие основные документационные процес­сы. В системе CompanyMedia, установ­ленной у нас, это контроль исполне­ния поручений руководителя (КИПР), поручения, ознакомление, утверждение, согласование, регистрация.

Очень важная функция – создание и использование шаблонов документов, которая позволяет не только экономить время, но и избегать ошибок.

Сколько времени занимает внедре­ние системы электронного документоо­борота?

Это зависит от системы принятия и контроля решений в органи­зации, готовности ИТ-инфраструктуры, размера конкретного предприятия и сложности его филиальной структуры.

Также есть прямая зависимость от типа решения: является ли оно коро­бочным, то есть готовым, или адаптиро­ванным, заказным и доработанным. Но можно сказать, что в среднем весь цикл внедрения занимает не менее одного года.

В случае с БИНБАНКом недавняя модернизация системы (переход на новую версию) заняла шесть месяцев, включая анализ, бюджетирование, за­купку дополнительного оборудования, лицензирование и внедрение.

Как можно добиться того, чтобы про­цесс внедрения не стал препятствием для повседневной работы банковской орга­низации?

А. ВАСЮНИНА: Внедрение должно стать некой датой отсечения, как правило, это происходит с начала календарного года. Ему должна предшествовать осно­вательная подготовка, в том числе обу­чение пользователей, которое нужно проводить по строго намеченному гра­фику. Важно, чтобы компания – постав­щик решения обеспечила возможность предоставления консультаций в online- режиме.

Опираясь на свой опыт, расскажите о недавнем обновлении СЭД в БИНБАНКе?

А. ВАСЮНИНА: В 2012 году в банке была осуществлена модернизация суще­ствующей системы документооборо­та CompanyMedia, перевод на более актуальную версию. Все пользователи были переведены на работу с докумен­тами через web-клиент за исключением делопроизводителей. Само внедрение было осуществлено одномоментно для всего банка, сначала в опытной, а затем и в промышленной эксплуатации. До начала опытной эксплуатации были произведены все работы по установке, настройке оборудования, рабочих мест, лицензированию и пр. Проведено вну­треннее обучение, написаны пользова­тельские руководства и регламенты. Во время опытной эксплуатации системы сотрудниками центра документообо­рота фиксировались и обрабатывались ошибки, собирались мнения пользо­вателей в виде опросов, была создана горячая линия по эксплуатации модер­низированной системы. К началу про­мышленной эксплуатации были устра­нены все ошибки и учтены замечания. На данный момент все специалисты центрального офиса БИНБАНКа, все его филиалы и дополнительные офисы как в Москве, так и в регионах работа­ют в системе CompanyMedia через web- клиент. Центр документооборота банка работает через Lotus Notes, осуществляя все бизнес-процессы документооборота кредитной организации.

В ближайшее время планирует­ся рассмотреть вопрос о переходе на новую, самую современную версию СЭД – CompanyMedia 4. Нас интересу­ют предложенные в ней инновационные возможности: персонализация интер­фейса и контента, использование мето­дики адаптивного кейс-менеджмента, применение социальных инструментов для горизонтального взаимодействия при решении деловых задач и т.п.

Полагаясь на уже приобретенный опыт модернизации системы, надеюсь, что и следующий переход сложится удачно.

По Вашему опыту, какова экономия рабочего времени сотрудников, времени на согласование документов в результате внедрения СЭД?

Время на согласование уменьшилось минимум в три раза по сравнению с тем, которое приходилось затрачивать ранее.

Какие еще преимущества, кроме вышеперечисленных, дает банку грамот­но построенная система электронного документооборота?

СЭД обеспечивает воз­можность более качественной работы с документами. Существенно сокращает­ся общее время прохождения докумен­тов. В системе всегда видно, где, у кого и на какой стадии обработки находит­ся документ – это исключает потери и дублирование информации. Соответ­ственно, повышается управляемость документационных процессов.

Система, установленная в несколь­ких филиалах, дает возможность вы­страивать горизонтальные связи между подразделениями.

Развитие системы обеспечивает по­стоянное усовершенствование работы с документами согласно требованиям времени: появляются новые модули, новые возможности, компания-разра­ботчик следит за требованиями к доку­ментам и за тем, чтобы система им соот­ветствовала.

В результате сегодня мы имеем в банке единое информационное простран­ство для быстрого, удобного и безопасно­го обмена документами, что способствует надежной и оперативной работе всей фи­нансово-кредитной организации.

Автор: Анна Васюнина, руководитель центра документооборота ОАО «БИНБАНК»
Источник: Национальный Банковский Журнал, декабрь 2013