Главная Пресс - центр Статьи и интервьюОсобенности электронного документооборота в российских банках

Особенности электронного документооборота в российских банках

28.08.2007

Главной задачей внедрения системы электронного управленческого документооборота (сокращенно — СЭД) в любой организации или на предприятии являются ускорение движения управленческой информации, возможность быстро найти нужные документы и выяснить состояние их исполнения.

С учетом многопрофильной структуры банков большое значение имеют удобный для различных категорий пользователей интерфейс регистрации, поиска и просмотра документов, не слишком сложное администрирование (в том числе гибкие возможности по настройкам авторизации), обеспечение требуемого уровня информационной безопасности, доступ к функциям СЭД из различных типов программных интерфейсов (клиентов) и возможность работать в территориально распределенном режиме в условиях сложной корпоративной организационной структуры.

Для всех участников документооборота как бизнес-процесса важно наличие системы автоматизации делопроизводства, которая позволяет выполнять электронную регистрацию документов, контролировать сроки исполнения документов, резолюций и поручений. СЭД позволяет осуществлять коллективную подготовку документов, проводить согласование проектов документов, утверждать их у руководителей, проводить ознакомление с документами, осуществлять рассылку и контролировать доставку по отметкам в документах.

Эти задачи характерны для СЭД любых организаций или предприятий, как коммерческих, так и государственных, а также для любых отраслей деятельности. В то же время на сегодняшний день российские банковские учреждения имеют специфические отличив в отношении построения СЭД, которые достаточно часто отмечала наша компания, когда выполняла проекты внедрения корпоративной СЭД CompanyMedia в таких, к примеру, банках, как Внешторгбанк, "УРАЛСИБ", Газпромбанк, Международный Московский Банк, Росбанк, КМБ-Банк и Импэксбанк.

Основными отличительными особенностями банковского электронного управленческого документооборота являются:

выполнение большого числа согласований документов за короткий промежуток времени, что обеспечивает необходимый состав виз под документом в течение считанных дней или даже часов. Для банка сроки согласования документов являются критически важными, чтобы клиент не ушел в другой банк. СЭД обеспечивает при этом автоматический контроль сроков, предоставляет возможность просмотра предложенных версий и виз и ведет архив согласований всех версий документов;
больший объем внутреннего документооборота по сравнению с входящим/исходящим документооборотом, Как правило, отдельно выделяется задача обработки заявок в департамент (управление и т. д.) информационных технологий, по которым осуществляются выдача и установка компьютерного оборудования, подключение к информационным системам и программным комплексам и другие ежедневные работы, связанные с поддержкой компьютерного парка и информационных систем. Это достаточно очевидно, поскольку банки по специфике работы являются наиболее компьютеризованными структурами и работа с информационными системами есть неотъемлемая часть работы каждого сотрудника банка;
использование ЭЦП для перехода на безбумажный документооборот, поскольку только в этом случае может эффективно решаться проблема постоянно увеличивающегося вместе с ростом бизнеса банка внутреннего документооборота. Если учитывать, что автоматизированные банковские системы сейчас практически везде используют взаимодействие с предприятиями по схеме "Клиент—Банк" с обязательным применением ЭЦП, то распространение задачи использования ЭЦП на другую систему (СЭД) не является для банков чем-то новым;
организация корпоративного электронного документооборота с филиалами для обеспечения необходимой оперативности заключения сделок с физическими и юридическими лицами, что повышает конкурентоспособность банка, способствует созданию и продвижению новых банковских продуктов;
массовость участия сотрудников в работе с СЭД, объясняемая тем, что нужный уровень динамики бизнеса обеспечивается высокой интенсивностью управленческого документооборота, требующего полной отдачи от каждого руководителя и каждого сотрудника;
повышенный уровень требований к гибкости программного обеспечения СЭД, поскольку частые реструктуризации банка в целях повышения эффективности ведения бизнеса требуют оперативной перестройки СЭД по составу и виду хранящейся информации, выполняемым функциям и правам доступа.

Еще одной особенностью банковских СЭД является их интеграция с другими информационными системами, что образует единую инфраструктуру, эффективно обеспечивающую ведение банковского бизнеса.

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.