От документов к контенту и обратно...

Раньше напечатанные машинисткой документы перемещались по организации с помощью людей, переносивших их от одного подписанта (он ставил подпись) до другого, затем документ "засовывали" в конверт и отправляли по неэлектронной почте. Сейчас документы "засовывают" в систему документооборота - и понеслось... Однако документы могут зарождаться и в самой СЭД. Только оказалось, что процесс преобразования информации в документы вызывает ответную реакцию производственного организма в виде направления информационных потоков в обход СЭД...

Роман Щемелев, менеджер по продукту SharePoint Server, Microsoft в России, уверен, что основные изменения на рынке документооборота определяются не столько развитием ИТ, сколько изменениями в потребностях клиентов. Сейчас заказчикам необходимы инструменты для управления информацией любого типа: от структурированных данных, хранящихся в ERP и прочих транзакционных системах, и официальных документов до web-контента и мультимедиа. Это — одно из направлений развития СЭД. Второе — предоставление новых возможностей для совместной работы с документами и обеспечения управления информацией на протяжении всего ее жизненного цикла. Третье — создание решений для мобильной, удаленной и офлайн-работы. Указанные тенденции будут только усиливаться, поскольку, по данным экспертов Microsoft, в ближайшие 70 лет на рынке будут доминировать представители "поколения Y": люди мобильные, с повышенными требованиями к технологиям, использующие для работы социальные сети и Web 2.0. Неслучайно аббревиатура СЭД постепенно вымещается новой — ECM (Enterprise Content Management).

Владимир Андреев, генеральный директор компании DocsVision, считает, что сейчас формируется новое поколение ECM-систем — Agile ECM. Это ECM-системы, которые помимо хранения контента осуществляют управление бизнес-процессами, связанными с этими документами, имеют довольно сложную логику учета этих документов, предусматривающую более сложную структуру репозитория и пр. Традиционные ECM-системы снабжают документы достаточно простыми метаданными. Специфика ведущих отечественных СЭД в том, что они включают в себя большое количество функций, которые присущи ECM-системам, но, может быть, не в полном объеме с точки зрения их мощности. C другой стороны, отечественные СЭД развивались как системы канцелярского документооборота, который с точки зрения учета достаточно сложен, и поэтому им присущи функции, которые не поддерживаются классическими ECM-системами.

Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании "ИнтерТраст" по развитию бизнеса, полагает, что СЭД имеет дело и с наиболее ответственными для организации документами. Неизбежные сложности, с которыми связан процесс преобразования информации в документы, вызывает ответную реакцию производственного организма в виде направления информационных потоков в обход системы документирования. Средства электронного взаимодействия упрощают и умножают варианты обхода, в результате большая часть важного для бизнеса контента сосредотачивается в электронных почтовыхящиках, на локальных дисках, в "ведомственных" базах данных. И здесь сложно отделить значимую для организации информацию от информационного шума.

"Преобразовывать ли такого рода информацию в классические документы или оставлять в оригинальном виде — зависит от возможностей СЭД/ECM, предпочтений потребителей и законодательства", — уточняет мысль коллеги Максим Галимов, директор по перспективным исследованиям компании DIRECTUM. Поскольку контент многообразен и хранится в разных системах, все большую актуальность получают единые стандарты.

Один из них, поддержанный большинством крупных разработчиков СЭД/ECM, — пакет стандартов CMIS, предоставляет возможности взаимодействия пользователей и приложений, совместно использующих различные ECM-системы и хранилища данных.

Вадим Ипатов ("ИнтерТраст") считает, что CMIS получил поддержку после неудачи проектов построения единой информационной архитектуры корпоративного масштаба для всех видов контента в масштабе всей организации. Эти неудачи заставили пересмотреть цели и задачи СЭД, поскольку заказчики стали все больше интересоваться частными специализированными решениями, автоматизирующими отдельные предметные области. С другой стороны, по его мнению, свои коррективы в методы работы с контентом вносит переживающая сейчас активную стадию смена поколений в управлении бизнесом. Поэтому актуальность приобретает встраивание технологий Enterprise 2.0 в платформы управления контентом. "Не исключено, что мы находимся в точке перелома: от эволюционного наращивания технологических возможностей к появлению качественно новых СЭД", — считает Вадим Ипатов.

Иван Семчук, руководитель направления систем управления корпоративной информации компании КРОК, рассуждая о неудачах при внедрении СЭД, отметил, что 99% неуспешных внедрений объясняются не тем, что СЭД "плохая", а тем, что пользователи не смогли перестроиться на новые принципы работы, а в этом есть вина некачественного консалтинга. Проблема создания технологий эффективного поиска контента в различных системах (ERP, CRM, BI, СЭД и пр.) заставляет разработчиков активно работать и в этом направлении. Microsoft, в частности, в этом году вывела на рынок сразу две поисковые технологии: SharePoint Server 2010 и FAST Search Server 2010 для SharePoint. Задача у них одна: объединить информацию из различных систем, произвести ее очистку, обогащение, проверить на наличие дубликатов и сделать доступной для пользователей из единого окна поиска, такого, к которому они привыкли в сети Интернет.

"Интеллектуальный поиск — важная составляющая СЭД. Однако его будущее лежит скорее в соединении со средствами аналитики контента, а не только (и не столько) в роли инструмента предоставления запрашиваемого содержимого", — поделился мнением Вадим Ипатов ("ИнтерТраст").

"СЭД предоставляет вполне адекватные инструменты, которые в большинстве случаев позволяют найти документ гораздо быстрее и точнее, чем, скажем, самые современные поисковики, — уверен Максим Галимов (DIRECTUM). — Причина в том, что метаданные в СЭД намного более подробны и документы оформлены намного лучше. Другое дело, когда речь идет о поиске информации в теле документов: здесь системы документооборота пока не могут похвастать революционными поисковыми движками и интеллектуальным подходом к поиску".

"Стандарты поиска сегодня задают популярные поисковики, — отмечает Александр Родионов, директор департамента систем управления документами компании ЛАНИТ. — Мы стараемся от них не отставать и предлагаем в своих решениях реквизитный и полнотекстовый поиск, а также их комбинации и разнообразные функции, ускоряющие работу: параметризованные запросы, консолидированные журналы (папки с автоматически обновляемыми ответами на запрос) и т. п. Пока мы не отмечаем у корпоративных заказчиков стремления получить от СЭД такие специфические услуги, как поиск в аудио- или видеоматериалах".

Облачные технологии Вадим Ипатов ("ИнтерТраст") относит к перспективным, но еще недостаточно зарекомендовавшим себя. "Мир все еще в ожидании, появятся ли негативные реакции со стороны пионеров, уже пользующихся "облачными СЭД" и SaaS-СЭД, в связи с проявлением проблем безопасности, низкой производительности, низкого уровня обслуживания и пр.", — считает г-н Ипатов.

"На наш взгляд, пока российский рынок недостаточно готов к такой модели, однако крупные холдинги начинают ее применять в своих дочерних компаниях и делают это вполне успешно", — резюмирует Иван Семчук (КРОК).

Александр Родионов (ЛАНИТ) на рынке СЭД видит такие тенденции: укрупнение и усложнение проектов, выполняемых для крупных заказчиков, и "демократизация", рост популярности СЭД у небольших компаний.

Владимир Андреев отмечает также значение Microsoft SharePoint десятой версии, которая дает много интересной функциональности, реализующей только базовые функции системы документооборота, и требует от СЭД интеграции с функциями поддержки корпоративного Web 2.0, коллективного редактирования документов и пр.

Рассуждая о документообороте применительно к электронному правительству, Вадим Ипатов ("ИнтерТраст") сделал оговорку: по его мнению, построить единую общегосударственную систему электронного документооборота в интересах поддержки исполнения электронных услуг практически невозможно. Зато достаточно просто организовать (при необходимости) взаимодействие ведомственных СЭД и развивать межведомственный документооборот.

Максим Галимов (DIRECTUM), в свою очередь, считает, что небольшие государтвенные учреждения часто не могут позволить себе ставшие вдруг обязательными проекты внедрения СЭД (с большой долей условности, конечно), а региональные центры выдвигают довольно серьезные инфраструктурные требо-вания. Поэтому, по мнению г-на Галимова, задачи электронного правительства будут решаться небольшим числом известных поставщиков СЭД.