Пора сворачивать "бумагу"

Автор: Людмила Шаповалова
Источник: журнал "Эксперт Юг"
Дата публикации: 15.08.2011

Юг России — точка огромного потенциального роста систем электронного документооборота (СЭД): объём их внедрений в нашем регионе пока составляет всего несколько процентов. Законодательство способствует развитию СЭД в бизнесе, а госорганы уже просто обязаны пользоваться только ими.

Согласно данным аналитического агентства DDS Consulting, в 2010 году на долю ЮФО пришлось всего 4% от всех внедрений систем электронного документооборота в России. На Северо-Кавказский округ — лишь 2%. В то же время в ЦФО за этот же год внедрили 66% СЭД (подсчёт в данном случае вёлся по количеству рабочих мест, оснащённых соответствующим ПО). Специалисты объясняют такие микроскопические показатели на Юге тем, что в Центральном и Северо-Западном округах значительно лучше представлены управляющие компании крупных холдингов, международных корпораций, традиционно задающие тон в автоматизации межкорпоративных бизнес-процессов. Да и большинство крупных поставщиков автоматизированных решений для бизнеса тоже предпочитают размещать офисы в столицах.

Но это говорит не только об отсталости Юга в процессе автоматизации, но и о том, что здесь прогнозируется бурный её рост. Этому прежде всего способствует законодательная база, вынуждающая госорганы переводить документооборот в электронную форму. Местный крупный бизнес не станет отставать от власти, а следом подтянется и малый, для которого у разработчиков тоже уже есть решения по оптимизации.

Закон готов к ЭДО

Российское законодательство в области электронного документооборота (ЭДО) — одно из наиболее гармонично эволюционирующих. Пока его нельзя назвать достаточным, так как много вопросов остаются нерешёнными, но и ожесточённых споров и протестов, подобно закону "О персональных данных", оно не вызывает. Специалисты-разработчики, оценивая правовую базу в области ЭДО, говорят о том, что в нормативных актах федерального уровня всё чаще в той или иной степени регламентируется работа с электронными документами, хотя пока эта регламентация носит "лоскутный" характер.

Наталья Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией, член "Гильдии Управляющих Документацией" и ARMA International, перечисляет наиболее острые вопросы законодательного регулирования электронного документооборота: "Во-первых, законы и нормативные акты федерального уровня не охватывают всего круга вопросов, которые необходимо регламентировать. Во-вторых, отсутствуют правила работы с электронными документами, государственные требования к СЭД, не созданы федеральные электронные архивы. В-третьих, не хватает методических рекомендаций по работе с ЭД. Наконец, в-четвёртых, собственные стандарты электронных документов почти не разрабатываются, а международные переводятся мало и плохо".

Один из ключевых вопросов, который стоит перед бизнесом, — это "узаконивание" ЭДО между компаниями. Такая форма обмена документами не запрещена, но и не легитимизирована на официальном уровне. Многие компании, даже наладившие ЭДО, например, с налоговыми органами, останавливаются в развитии автоматизации из опасений столкнуться с неразвитой судебной практикой. В данном вопросе она остаётся пока что практикой прецедента.

Но вместе с тем, говорит Ольга Скиба, менеджер по работе с клиентами компании-интегратора "ИнтерТраст", сам по себе электронный документооборот между организациями не запрещён: "Он может быть организован по взаимному соглашению. В договоре, подписанном обеими сторонами, должны быть чётко определены виды документов, которые могут быть приняты в электронной форме, формат данных, требования к уровню защиты, а также наличие совместимых технических средств для их приёма и обработки".

Однако в этой области законодательство эволюционирует очень быстро. По прогнозам компании "Электронные офисные системы" (ЭОС), признание юридической значимости ЭДО произойдёт в течение года-трёх. Наталья Храмцовская в своей книге-исследовании "Современные идеи и опыт в области государственного управления: межведомственное электронное взаимодействие" предлагает компенсировать нехватку официальных стандартов и методических материалов использованием проработанных зарубежных стандартов и руководств. Сейчас уже трудно предложить какое-то унифицированное решение, так как законодателям приходится учитывать "цифровое неравенство" федеральных ведомств, региональных властей, возникшее вследствие того, что применение каких-либо стандартов носит рекомендательный характер.

Мария Бычко, заместитель начальника отдела внедрения ростовской компании-интегратора СЭД НПЦ "Космос-2", партнёра ООО "Электронные офисные системы" на юге России, поясняет необходимость прибегать к международному опыту: "В России есть как ведомства, использующие самые современные технологии, так и министерства и агентства, до сих пор работающие на бумаге. В дальнейшем придётся учитывать это при разработке нормативно-правовой базы, стыковать несколько решений".

Руководитель системы для обмена внешними электронными документами "Диадок" компании-разработчика "СКБ Контур" Антон Сизов с оптимизмом оценивает даже имеющуюся нормативно-правовую базу: "Она на данный момент, например, полностью сформирована в области счетов-фактур (ранее существовало строгое указание на бумажную форму этого документа). Что касается остальных документов, то официально использовать их и при соблюдении определённых технических условий предъявлять в налоговой или в суде стало возможным ещё с 2002 года, когда появился закон об электронной цифровой подписи".

Государство начало с себя

Федеральная власть, развивая законодательство в области ЭДО, ориентируется прежде всего на регулирование собственного документооборота, стремясь оптимизировать гигантский объём бюрократических процессов. Помимо автоматизации процессов госзакупок, в потоке прогресса оказались налоговые органы, где достаточно давно реализован приём ряда документов только в электронном виде. Недавно принятый закон № 229-ФЗ расширил перечень документов, использующихся в налоговых правоотношениях с налоговыми органами, банками, регистрирующими органами, поставщиками, нотариусами и адвокатами. Наиболее радикальным законодательным актом стал ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг": им и рядом постановлений правительства всем органам власти предписано с 1 июля 2011 года перейти на ЭДО без дублирования на бумажных носителях.

Ведомства разных уровней озаботились вопросом электронизации заранее. Например, УФССП по Ростовской области уже свыше трёх лет использует СЭД на базе технологии ViPNet для организации взаимодействия со своими территориальными подразделениями и обеспечения юридически значимого обмена информацией с другими организациями и ведомствами: отделением Пенсионного фонда РФ, управлениями Федеральной регистрационной службы и Федеральной миграционной службы, банками, платёжными системами и другими контрагентами.

Сергей Мармоленко, заместитель директора филиала компании "ИнфоТеКС Интернет Траст", которая занималась внедрением этого решения в ведомстве и предоставляет услуги удостоверяющего центра, говорит, что с переходом на безбумажный документооборот скорость взаимодействия госведомств повышается в несколько раз. "Только за прошедший 2010 год, и только в УФССП по РО в автоматизированном виде обработано свыше трёх миллионов запросов/ответов, — поясняет г-н Мармоленко. — Технология ViPNet находит всё более широкое применение в целях межведомственного электронного документооборота. На основе этой технологии в большинстве регионов юга России компания "ИИТ" имеет положительный опыт организации юридически значимого ЭДО между отделениями ПФР и управлениями Федеральной службы судебных приставов, федеральной почтовой связи, органами записи актов гражданского состояния, труда и социального развития населения, государственной службы занятости населения, фондами обязательного медицинского и социального страхования, многочисленными трансфер-агентскими и рядом многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг гражданам".

Администрация Астрахани подготовительные работы по внедрению ЭДО начала ещё в Ш квартале 2010 года. Основными задачами автоматизации стали регистрация документов, выдача поручений и контроль их исполнения, переход на безбумажный документооборот с использованием электронной подписи для внутреннего документооборота, а также подготовка аналитических отчётов. Внедрённое решение — система ЭДО "ДЕЛО" московского разработчика ЭОС — было адаптировано к действующему в администрации города регламенту прохождения документов. Интеграцией решения занимался "Космос-2", региональный партнёр ЭОС в ЮФО. По словам Марии Бычко, система "ДЕЛО" в астраханской администрации была запущена в эксплуатацию уже в конце декабря 2010 года. "В единую базу данных электронного документооборота включены все структурные подразделения аппарата администрации Астрахани, администрации четырёх районов города, самостоятельные комитеты и управления, — рассказывает г-жа Бычко. — Электронные документы, формируемые участниками проекта в процессе исполнения и подписываемые ЭЦП, поступают напрямую к руководителям различных структурных подразделений через 3–5 секунд после их создания и отправки, что значительно снижает затраты рабочего времени и увеличивает эффективность движения и исполнения документов. Это позволило сократить время согласований, повысить прозрачность документооборота, сократить объём бумажной документации".

И большим, и малым

Однако главный источник роста для рынка ЭДО — это всё-таки бизнес, и разработчики с нетерпением ждут, когда южные компании пересмотрят своё отношение к административным процессам. Наиболее разработанной является область внутреннего документооборота компаний: такая административная культура характерна для крупных федеральных и транснациональных корпораций, в которых решения принимаются не на региональном уровне, а интеграторов зовут не местных. А вот небольшие компании готовы работать с системами внешнего обмена документами без интеграции (через веб-интерфейс), или им требуется интеграция только с 1С. Такие внедрения можно проводить оперативно и в массовом порядке.

"Что касается преимуществ перехода на электронные документы вместо бумажных во внешнем документообороте, то они существенны, — рассуждает Антон Сизов. — Арифметика простая: каждый бумажный пакет документов обходится компаниям в 80–120, а то и в 150 рублей — печать, расходные материалы, услуги почты и курьера при доставке контрагенту, а также ведение архива. В системе электронного документооборота стоимость одного документа составляет в среднем 10–20 рублей. ЭДO также исключает риски, связанные с потерей документов, медленной доставкой, переоформлением или некорректным заполнением бумаг".

Ольга Скиба убеждена, что рынок внедрений СЭД на Юге непременно прирастёт решениями для малого и среднего бизнеса: "Хотя по количеству внедрённых рабочих мест основным потребителем СЭД сегодня является крупный, в том числе корпоративный клиент, анализ количества проектов внедрения СЭД за 2010 год показал, что доля мелких (до 10 рабочих мест) и средних (до 50 рабочих мест) проектов составила более 70 процентов от общего количества внедрений". Для бизнеса это тривиальная возможность оптимизировать расходы: развитие приводит к росту объёма документов. "К тому же на рынке СЭД сейчас есть масса предложений, доступных по цене даже для небольших компаний", — считает г-жа Скиба.

Сергей Мармоленко описывает стоимость внедрения подобного решения, предлагаемого его компанией. "Внедрение системы ЭДО "АстралОтчёт" обойдётся предприятию в две тысячи рублей в год за одно рабочее место. Если требуется обеспечить юридическую значимость и шифрование информации, то заказчик может приобрести соответствующую услугу стоимостью тысяча рублей в год. За две-три тысячи рублей в год за одно рабочее место компания получит регистрацию, историю и контроль исполнения документов, архивирование и поиск по ним, создание отчётов. Кроме того, это обеспечит уход организации от бумажных носителей, влечёт сокращение времени бизнес-процессов".

Тянуть на себе отрасль пока предстоит крупным компаниям и госорганам. Ольга Скиба считает, что распространение ЭДО на юге России будет в первую очередь обусловлено развитием региональных отделений крупных банков и промышленных холдингов, уже внедривших у себя СЭД. "Помимо этого, на фоне освоения новых рынков сбыта компании-поставщики СЭД будут активно развивать партнёрскую сеть на Юге, — добавляет г-жа Скиба. — Да и местные интеграторы, как показывает наш опыт, готовы к сотрудничеству и освоению новых направлений деятельности".