Проблемы автоматизации управления предприятием

Проблема, вынесенная в заголовок, весьма актуальна. Она порождает очень много вопросов. На некоторые из них журналу BYTE/Россия ответила Ольга Подолина, консультант Центра консалтинговых услуг и внедрений, ЗАО "Компания "ИнтерТраст".

Что сегодня понимается под термином "автоматизация управления предприятием"? Какой круг задач при этом решается (учет, управление ресурсами, управление документами, управление проектами и т. д.)?

Предприятие — сложный организм, который, тем не менее, для целей анализа можно упростить до модели "черного ящика". При этом на вход поступают ресурсы (материальные, нематериальные, труд персонала и т.п.), на выходе оказываются продукция, работы, услуги.

Управление предприятием включает:

• функции прямого управляющего воздействия (инициация деятельности);

• обеспечение обратной связи;

• сравнение результатов деятельности с установленными критериями;

• выработку управляющего воздействия, которое корректирует внутренние процессы системы с целью достижения нужного результата.

Что же автоматизируется, когда говорят об автоматизации процессов управления предприятием?

В случае инициации деятельности это построение системы, организующей поступление управляющих воздействий с максимально высокой скоростью и минимальными информационными потерями. Здесь формируется "ординарная петля" обратной связи — строится система сбора информации: "А все ли делается из того, что приказано сделать?" Реализуется это системами электронного документооборота (СЭД).

Все подразделения организации, участвующие в производственном процессе, нуждаются в информации для функционирования — где, что и как делать. Информация должна быть точной и своевременной. Передача такой информации может быть построена как на основе систем электронного документооборота, так и средствами систем управления ресурсами. Причем для каких-то видов деятельности подходит система управления проектами, где-то это организуется простейшими средствами при помощи электронной почты и т. д. Но, кроме того, необходимо анализировать, достигает ли организация поставленных целей — получает ли прибыль, расширяет ли производство, довольны ли клиенты, хватает ли ресурсов для выполнения заказов и т.п. Для эффективного управления эта информация должна быть максимально достоверной и максимально оперативной. Следующее направление автоматизации управления — сбор такой информации для руководителей организации.

Основные информационные системы решают именно эти задачи — таковы системы учета, включая бухгалтерские, финансовые, системы управления ресурсами, управления проектами. Задача руководителя — провести анализ полученной информации, решить, успешна ли была деятельность и что нужно делать дальше. Традиционно анализ деятельности шел по финансовым показателям. Но вся беда в том, что прибыль — это отсроченный индикатор, он показывает результат прошлых управленческих решений и ничего не говорит о том, как организация будет развиваться в будущем. Поэтому для целей управления требуется более широкий набор информационных показателей, которые позволят построить "двойную петлю" обратной связи — корректировку деятельности организации по результатам того, что было сделано.

Что можно сказать о задачах управления предприятием применительно к различным секторам рынка (коммерческие и государственные организации, малые-средние-большие компании, вертикальные отрасли)?

Задачи управления определяются в первую очередь миссией и целями деятельности организации. Поскольку эти цели сильно различаются, то и подход к управлению должен быть различен. Наиболее это заметно в финансовой сфере — для коммерческих организаций анализируется прибыльность деятельности, для государственных организаций — эффективность затраченных средств. Соответственно строятся и автоматизированные системы учета.

Для государственных структур важна регламентированность процессов прохождения документов, публичность результатов деятельности, гарантированность выполнения запланированных мероприятий. Поэтому так остро на повестке дня стоит автоматизация документооборота. Это необходимо и для коммерческих структур — чтобы обеспечить необходимый уровень качества и снизить затраты на производственную деятельность.

При сравнении малые-средние-большие организации важную роль в управлении играет координация действий и полная и своевременная передача информации. Многие системы, идеально подходящие для малого бизнеса, не поддерживают территориально распределенную организацию, поэтому качественный скачок (от малого или среднего предприятия в большие) они не обеспечивают.

По-видимому, сегодня можно говорить о том, что этап "первичной" автоматизации предприятий (когда ранее реальной ИТ-инфраструктуры просто не было) завершен? Или не завершен? Как решаются сегодня задачи модернизации уже действующих информационных систем и использования унаследованных решений? Как вы решаете проблемы интеграции с другими программными компонентами систем?

По опыту работы с множеством организаций могу сказать, что картина очень пестрая. Состояние инфраструктуры на предприятиях характеризуется одним словом — зоопарк", причем набор "зверей" везде очень разный. Автоматизируются наиболее загруженные участки деятельности, причем выживают узкоспециализированные системы — при наличии сотрудника, который адаптирует их пол меняющиеся задачи. Для решения проблем интеграции пишутся специализированные доработки, поскольку задачи интеграции, как правило, нестандартны.

В последние годы обсуждение вопросов автоматизации предприятий все чаще идет в контексте необходимости сервисориентированной архитектуры SOA. Применяете ли вы в своей практике эти подхо­ды? В чем это конкретно выражается?

Да, применяем. Если коротко — разработка любой системы начинается с определения задач и целей системы, функций и процессов, пользователей, их распределении по ролям, написания сценариев и т. п. На стадии написания технического задания проектируются процессы интеграции с другими системами. В нашем случае сама система электронного документооборота архитектурно состоит из нескольких баз, которые решают разные задачи и обеспечивают разные сервисы. В зависимости от пожеланий заказчика могут быть созданы системы разной конфигурации.

Что бы вы посоветовали компаниям-заказчикам при выборе продуктов, технологий, исполнителей ИТ-проектов?

Перед выбором нужно добиться четкости в формулировке целей, которые ставятся при внедрении системы, — тогда можно говорить о том, какая именно система решит проблему.

И хочется пожелать понимания, что сама по себе автоматизация денег не приносит. Это как напряжение в электрической схеме — чем оно выше, тем большую работу выполняет ток, проходящий по элементам схемы. Информационные системы "повышают напряжение", но работу система будет совершать только тогда, когда есть ток", т. е. когда организация и сотрудники работают, и все остальное идет правильно. Если просто автоматизировать хаос, получится автоматизированный хаос, только и всего.