Проблемы организации хранения документов согласно номенклатуре дел и их решение с помощью СЭД

Автор: Ольга Подолина
Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Дата публикации: 23.09.2011

Организация удобного хранения документов, обеспечение их сохранности и быстроты поиска нужных документов - одна из основных задач службы ДОУ. При бумажном документообороте систематизация документов для хранения обеспечивается применением номенклатуры дел. Но достаточно часто номенклатура дел не удовлетворяет потребности всех пользователей документов.

Проблемы организации хранения документов с использованием методов традиционного делопроизводства

Эффективность организации текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. В свою очередь, делом называется совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенный в отдельную папку. Такое определение содержится в ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

Различают сводную номенклатуру дел и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел построена на системе классификации, называемой иерархической (о системах классификации мы подробнее поговорим ниже), т. е. имеющей уровни, составленные по принципу последовательного подчинения типа "комната-шкаф-полка-папка-раздел".

На первом уровне производится классификация по месту хранения документов согласно организационной структуре предприятия. На втором уровне классификация становится крайне нечеткой и непрозрачной (дела описываются при помощи "Заголовка дела"). Дела формируются по каким-либо произвольно выбранным признакам или совокупности признаков (с соблюдением требования архивной службы - в одно дело нельзя помещать документы разного срока хранения), причем, основание классификации, как правило, не выдерживается. Поэтому поиск документов с использованием такого инструмента затруднителен.

Как сортировать документы в дела внутри структурного подразделения? Решение этой задачи возлагается на составителя номенклатуры дел. Законодательство требует только выделение в отдельные дела документов с разным сроком хранения. А как быть в случае, если одни и те же документы нужны разным пользователям или есть противоречия в том, как именно они хотят их классифицировать? Например, проблема организации удобного хранения бухгалтерских и финансовых документов уже давно стоит очень остро.

Основная сложность в решении данного вопроса заключается в том, что одни и те же документы необходимо классифицировать по разным признакам на различных этапах их жизненного цикла.

Разнообразие признаков классификации обусловлено следующими факторами:

• для подтверждения правильности выполненного учета первичные документы должны быть сформированы в дела по периодам учета и регистрам бухгалтерского учета;
• для сверки расчетов и подтверждения хозяйственных операций документы должны быть сформированы в дела по контрагентам и периодам проведения операций;
• при экономическом анализе для проверки спорных со ситуаций документы должны быть сгруппированы по статьям доходов и расходов в соответствии с периодами проведения анализа;
• при анализе документационного обеспечения документы должны быть подобраны в комплексе "договор - приложения/дополнения - платежные документы - товарные документы и акты";
• при анализе хода проектов должны быть собраны документы по проекту;
• для анализа экономической эффективности деятельности с контрагентом документы должны быть собраны по взаимоотношениям с контрагентом за весь период совместной деятельности.

Пример 1. Довольно часто встречается ситуация, когда нужно обосновать стоимость объекта капитального строительства, например, здания. У этого объекта может быть длительная история: здание когда-то было куплено, потом ремонтировалось, перестраивалось и т. д., при этом все расходы отражались на его стоимости. И здесь особенность состоит в том, что затраты на ремонт можно списывать на текущие расходы, а вот капитальный ремонт увеличивает стоимость здания и, следовательно, размер налога на имущество. Поэтому при налоговых проверках так важно предоставлять полный комплект документации по всем затратам на ремонт и перестройку, иначе налоговая инспекция начислит не только налоги, но и штрафы и пени - а это могут быть совсем не маленькие суммы. В повседневной практике такая подборка документов не формируется: финансово-бухгалтерские документы обычно собирают по периодам учета и бухгалтерским регистрам, поэтому нередко возникает ситуация, когда очень сложно подобрать документы для проверки.

Пример 2. Все чаще в организациях применяется проектный метод ведения деятельности. Для анализа хода проектов необходимо группировать документацию по проектам: следить за заключением договоров с подрядчиками, подписанием актов, вовремя направлять заявки на оплату работ, рассчитывать бюджет проекта, т. е. приходится иметь дело с очень разнородными документами. По правилам делопроизводства такие документы в одно дело помещать нельзя, поскольку у них разные сроки хранения. В результате возникает конфликт между делопроизводителем и специалистом, при этом классическое делопроизводство не предлагает никакого примирительного решения.

Пример 3. Подборки документов по одному проекту бывает необходимо составлять для предъявления заказчику. Например, если заказ состоит в установке оборудования, которое закупается у дилера, иногда требуется подтвердить цены закупки - ведь заказчик оплачивает непосредственно только проводимые работы.

Получается, что нужно формировать несколько номенклатур дел, составленных по разным принципам деления документов, при этом один и тот же документ должен храниться одновременно в нескольких папках. А как это осуществить, если документ в единственном экземпляре?

В организациях проблема, связанная с необходимостью различной классификации для одних и тех же документов, может решаться несколькими способами.

Метод 1. Документы хранятся в одном из подразделений (как правило, в бухгалтерии). В бухгалтерских записях делается ссылка на номер единицы хранения (например, пачки документов). Если кому-то потребуется подлинник документа, он запрашивает оперативный архив по этому номеру.

Однако при данном методе поиск любого документа становится крайне трудоемким процессом, а для формирования подборок документов бухгалтерские работники должны затрачивать много дополнительного времени.

Метод 2. Подлинники документов хранятся в одном подразделении, все остальные получают копии и формируют дела по нужной системе классификации.

Однако даже если сотрудники добросовестно изготовят копии и сформируют все эти дела, это вызывает, как правило, проблему нехватки места для их хранения. Кроме того, никогда нельзя быть до конца уверенным, что в случае замены одного документа на другой были заменены соответственно все копии документов.

Проблематичным в этом случае становится и вопрос уничтожения документов. При необходимости работы с конфиденциальными документами отслеживание экземпляров значительно увеличивает трудоемкость работы с документами.

Решения теории классификации

В настоящее время чаще всего применяются два типа систем классификации: иерархическая и многоаспектная. Приведем краткую характеристику обеих.

Иерархическая классификационная схема

Сначала выделяется некоторое множество объектов, подлежа-щих классифицированию, для которого определяется полный перечень признаков классификации и их соподчиненность друг другу. Затем производится разбиение исходного множества объектов на классификационные группы на каждой ступени классификации.

Например, сначала выделяется группа документов общего или специализированного документооборота, затем каждая группа документов делится на свои подгруппы. Так, общий документооборот может быть разбит на следующие подгруппы документов: "входящие", "исходящие", "организационно-распорядительные", "внутренние". В каждой подгруппе можно выделить свои виды документов, а для каждого вида выделить свои группы; например, документы, содержащие переписку, можно разделить на подгруппы по корреспонденту.

К положительным сторонам данной системы следует отнести логичность, простоту ее построения и удобство логической и арифметической обработки.

Серьезным недостатком иерархического метода является жесткость классификационной схемы. Она обусловлена заранее установленным выбором признаков классификации и порядком их использования по ступеням. Это ведет к тому, что при изменении состава объектов классификации, их характеристик или характера решаемых задач требуется коренная переработка классификационной схемы.

Многоаспектная система классификации

Аспект - точка зрения на объект классификации, который характеризуется одним или несколькими признаками. Многоаспектная система - это система, в которой в качестве основания классификации используется параллельно несколько независимых признаков (аспектов).

Существуют два типа многоаспектных систем: фасетная и дескрипторная.

Фасет - это аспект классификации, который используется для образования независимых классификационных группировок.

Дескриптор - ключевое слово, определяющее некоторое понятие, которое описывает объект и его принадлежность к классу, группе и т. д.

Под фасетным методом классификации понимается параллельное разделение множества объектов на независимые классификационные группировки. При этом методе заранее жесткой классификационной схемы и конечных группировок не создается. Разрабатывается лишь система таблиц признаков объектов классификации, называемых фасетами.

Внутри фасета значения признаков могут просто перечисляться по некоторому порядку или образовывать сложную иерархическую структуру, если существует соподчиненность выделенных признаков.

Например, для документооборота можно выделить фасеты:

• вид документооборота;
• группа документов;
• вид документа;
• контрагент;
• проект;
• период учета;
• регистр учета и т. д.

Соответственно, можно составлять различные комбинации из выделенных фасетов в порядке, нужном пользователю.

К преимуществам данной системы следует отнести высокую степень гибкости, поскольку при необходимости можно вносить дополнительные фасеты и изменять их место в формуле.

Дескрипторная система классификации используется для организации поиска информации (например, часто используется в библиотеках при классификации книг), для ведения номенклатуры дел. Язык дескрипторной системы классификации приближен к естественному языку описания информационных объектов, в том числе документов номенклатуры дел.

При дескрипторном методе классификации документов отбирается совокупность ключевых слов или словосочетаний (синонимов), описывающих предназначение и содержание документов. Из этой совокупности выбираются один или несколько наиболее употребляемых синонимов, на основе которых создается словарь ключевых слов и словосочетаний, согласно которому в дальнейшем и классифицируются документы. Между дескрипторами могут быть установлены связи (синонимические, родовидовые, ассоциативные), что позволяет оптимизировать классификацию и поиск документации. В качестве примера приведем следующий.

В компанию поступают документы, которые можно назвать по-разному: входящие, поступающие, корреспонденция, переписка. Из этой совокупности ключевых слов выбирается наиболее подходящее, допустим, "переписка". Необходимо обязательно указать, что именно так и будут называться все входящие документы. Такой шаг способствует оптимизации поиска документов.

Составление номенклатуры дел

Соблюдаются ли принципы теории классификации при разработке номенклатуры дел? В лучшем случае реализуется один из наборов фасетов, т. е. учитываются интересы только какой-то одной группы пользователей. На практике аспекты оказываются "засунуты" в заголовок дела, а документы делят на дела по принципу "не больше 250 страниц, но и не один-два листочка". Таким образом, соблюдение правил классификации остается на совести составителя номенклатуры дел. Но пользоваться такой номенклатурой, согласитесь, вряд ли будет удобно.

Проблемы традиционной номенклатуры дел

Проблема № 1. Нечеткость деления приводит к удвоению, утроению объемов хранимых документов.

В связи с тем, что сроки хранения документов нужно определять в основном по Перечню документов, образующихся в деятельности предприятий или организаций, многие берут за основу деления его статьи - ведь все равно придется делить по сроку хранения, да и соответствующую статью подобрать проще. Только легко ли будет найти документ, пользуясь такой номенклатурой дел?

К примеру, сотруднику необходимо найти переписку с ОАО "Стимул". Если повезет, то для этой переписки выделят отдельное дело. Но скорее всего все документы будут лежать в папке с пространным названием "Переписка по основной деятельности" и сотруднику придется перебирать всю кипу бумаг по листочку. И где именно искать эту папку? Кто ведет переписку с этим ОАО?

Неопределенность самого заголовка вызывает некое недоумение. Там может содержаться и указание вида (или видов) документа, направление деятельности, корреспондент и т. п. Требование завести папки по переписке с каждым контрагентом обычно встречает резкое сопротивление делопроизводителей, т. к. в одних папках будет по листочку, другие же составят целые тома. Поэтому на деле получается, что в центральной службе делопроизводства вся переписка хранится в виде многотомной "Переписки по основной деятельности", а у каждого исполнителя лежат свои папочки с перепиской по контрагентам.

Таким образом, при поиске по номенклатуре дел невозможно быть уверенным, что были найдены все папки, в которых могут содержаться нужные документы.

Например, нужно составить справку об истории взаимодействия с ОАО "Стимул". Имея среднестатистическую номенклатуру дел, можно ли быть уверенным в удовлетворительных результатах поиска? Думаем, что нет.

Проблема № 2. Организация доступа к документам. Как правило, бухгалтерские службы и, ориентируясь на них, многие другие подразделения в целях обеспечения сохранности первичных документов просто не выдают их. Причем, даже в рекомендациях аудиторских компаний по организации хранения бухгалтерских и финансовых документов можно найти примерно следующее: "Документы следует хранить в составе дел с утвержденной номенклатурой. Для этого отводят необходимые помещения, где устанавливают запирающиеся шкафы (столы), обеспечивающие полную сохранность документов. Хранить документы в не приспособленных для этой цели рабочих помещениях запрещается. Чтобы обеспечить оперативный поиск документов, на дверцах шкафов (с внутренней стороны) помещаются копии номенклатуры дел, а на корешках дел указываются номера дел в соответствии с номенклатурой. Шкафы (столы) также оборудуются приспособлениями для опечатывания. Доступ к шкафам (столам) с документами должны иметь только уполномоченные сотрудники отдела хранения документов и их непосредственный начальник. Выдавать же документы следует только под роспись и лишь на время, необходимое для ознакомления с содержанием документа, но не более чем на один рабочий день".

Не спорим, предложенная методика обеспечивает надежную сохранность документов, но трудоемкость обслуживания хранения весьма высока.

Проблема заключается еще и в том, что достаточно большое количество документов должно быть доступно всем, а для многих документов правила доступа требуется определять поименно.

Например, организация закупает оборудование. На этапе согласования к договору должны иметь доступ следующие службы: отдел закупок (на нем лежит проведение закупок), юридический отдел (отвечает за проверку всех юридических аспектов договора), бухгалтерия (проверяет документы с точки зрения бухгалтерского учета), финансовые службы (проверка графика платежей), функциональные службы (проверка номенклатуры закупаемого оборудования, его функциональных характеристик), служба безопасности (проверка поставщика с точки зрения его надежности).

На этапе исполнения документа всем этим службам и отделам потребуется оперативный доступ к договору для контроля поставки, сроков и условий оплаты. Помимо самого договора, многим службам нужен доступ к документам по закрытию договора: счетам, счетам-фактурам, актам выполненных работ, технической документации, внутренним отчетам о ходе поставки (переписка, отчеты и т. д.). Подчеркнем, что доступ нужен именно оперативный, чтобы это не замедляло работу. Вместо этого на практике часто случается, что документ ушел в одну службу, а сотрудники другой ищут его и не могут найти.

Проблема работы с договорами решается организацией корпоративного хранилища по проектному принципу, при котором в одной папке собираются все документы по договору. Доступ к этой папке получают только те сотрудники, которые имеют полномочия по работе с данным договором. Так, хранение электронной копии договора и всех связанных с ним документов в одном месте позволяет работать с информацией одновременно любому количеству сотрудников без опасений, что документ является окончательной версией и его можно "испортить".

Как это отразить в существующей номенклатуре дел? Правила традиционного делопроизводства не предусматривают создания раздела "Для коллективного пользования". Если документ направлен в подразделение, в нем должен быть зарегистрирован факт его поступления в подразделение, и с момента получения все сотрудники обязаны руководствоваться данным документом в текущей деятельности. Вот почему сотрудникам приходится делать множество копий в каждом структурном подразделении - а это, согласитесь совсем не удобно.

Еще одна проблема - как в номенклатуре дел описать права доступа пользователей к документам? Там такого раздела нет вообще. Поэтому при создании каталогов для хранения документов в системах электронного документооборота приходится делать отдельный документ с описанием каталогов -совсем другой документ, который, тем не менее, включает в себя все вопросы номенклатуры дел.

Как нужно составлять заголовки дел?

Хотя иерархический способ построения системы классификации всем кажется очень естественным, тем не менее, для эффективного решения задачи классификации документов он плохо пригоден.

Мы не знаем заранее ни всех видов документов, которые будут применяться в деятельности, ни всех видов вопросов, по которым придут письма, ни списка организаций, с которыми придется иметь дело. Поэтому лучше приготовить списки фасетов (справочников), исходя из признаков, по которым возможно сортировать документы, например, виды документов, контрагенты, направления деятельности, периоды деятельности, проекты, производственные объекты и т. п. После этого можно составить общий список дел. Заголовки будут состоять из всех возможных комбинаций значений фасетов (справочников). Некоторые можно объединить, если документов немного и представляется разумным вести одно дело, например, та же "Переписка по основной деятельности". Переписку с некоторыми контрагентами можно выделить в отдельные дела, а с остальными - объединить в дело "Переписка по основной деятельности с _" (перечисляем с кем именно; в течение года список уточняется).

Для составления такой номенклатуры дел с руководителями и подразделениями потребуется согласовать список подобных справочников и их состав на начало года. Для текущей работы лучше держать списки в общедоступном месте, также рекомендуется найти метод регулярного обновления и всеобщего оповещения об изменениях. Справочники должны делить смысловое поле на взаимоисключающие категории.

Приведем в пример номенклатуру дел для хлебокомбината. Справочник назовем "Виды продукции". Документы можно разделить на "Хлеб", "Сухари", "Кондитерская продукция", но нельзя на "Хлеб", "Батоны", "Сухари". "Батоны" уже входят в понятие "Хлеб", поэтому четкость классификации теряется.

Каждое подразделение может сделать свою номенклатуру дел на основе базового набора подобных справочников, используя их в разном порядке и разном сочетании. Но наличие единого набора справочников позволит сотрудникам любого подразделения точно определить, где именно хранится документ: осуществить это можно будет по набору описывающих его элементов.

Решение проблемы хранения документов с помощью электронной библиотеки (электронного архива)

Хранение документов в электронной библиотеке (архиве) построено по принципу хранения регистрационно-контрольной карточки документа с комплексом атрибутов (реквизитов): номер документа, вид документа, источник поступления и т. д., и "прикрепленного" к этой карточке электронного образа документа.

Классификация по разным атрибутам и их комплексам определяется возможностями системы электронного документооборота - документы классифицируются по запросу пользователя в момент обращения или же выполняется выборка в соответствии с введенными атрибутами (например, период дат или наименование контрагента). Введение атрибутов (таких как "вопрос", "ключевые слова") позволяет организовать классификацию по дескрипторам. Для каждого документа можно ввести набор значений справочников, который однозначно определит его место в электронной системе корпоративного хранения и поможет при необходимости быстро его найти.

Электронный архив позволяет организовать централизованное хранилище высокой степени надежности, он также обеспечивает пользователям оперативный доступ к копиям документов. В едином хранилище можно собрать все документы, проходящие через подразделения как головного офиса, так и его филиалов.

Электронный архив избавляет от неоправданного расхода трудовых ресурсов: вся информация в нем четко структурирована, а поиск нужного документа занимает минимальное время. Найти необходимые документы и сделать подборку по требуемой форме можно не покидая рабочего места и, что не менее важно, не привлекая для решения этой задачи других работников.

Хранение документа в электронном виде снимает проблему хранения множества копий - к одному экземпляру электронного документа может обратиться неограниченное количество пользователей.

Итоговый документ для организации хранения документов

Документ, который будет описывать принятую систему хранения, только отдаленно будет напоминать своего предшественника - номенклатуру дел. Названием этого документа может быть, например, "Структура каталогов".

Вместо заголовка дел он будет содержать набор значений фасетов (справочников). Структурное подразделение - один из фасетов. К другим фасетам можно отнести: "Степень доступа" (для всех, для определенных групп пользователей или вообще отдельных сотрудников), "Место хранения", "Срок хранения" и пр.

В связи с тем, что номенклатура дел остается основным документом для передачи дел в архив, удобно сделать таблицу соответствия структуры каталогов и номенклатуры дел - одному делу из номенклатуры дел может соответствовать несколько дел из структуры каталогов. В этом случае отправку документа в дело можно будет автоматизировать: СЭД сама определит, в какое именно дело нужно поместить документ.

Выводы

Современные системы электронного документооборота обеспечивают гораздо более широкие возможности по организации хранения документов по сравнению с традиционным документооборотом - т. е. в соответствии с использованием номенклатуры дел.

Нужно научиться использовать эти преимущества и составлять каталоги хранения в соответствии с противоречивыми требованиями разных групп пользователей, потому что возможности СЭД позволяют обеспечить хранение документов в наиболее удобном виде для каждой такой группы.

Мнение эксперта

А.А. Назаренко, директор по качеству компании "ИнтерТраст": "Номенклатура дел является иерархическим индексообразующим классификатором объединяемых в дела документов, что привязывает ее к фактическому территориальному расположению подразделений. Это, во-первых, значительно увеличивает объем хранимой документации и вынуждает использовать в работе копии документов других подразделений. Во-вторых, система иерархического классификатора - номенклатуры дел - ограничивает возможности поиска документации собственной иерархической структурой. Поэтому делопроизводители подразделений, имеющих более-менее значительный объем документооборота, нашли следующий выход: они самостоятельно индексируют документацию по признакам, необходимым им в работе, что в свою очередь привело к появлению в подразделениях картотек документации, аналогичных по функциональности архивной картотеке предприятия. В дальнейшем, при сдаче дел в архив организации, работа по повторной индексации архивных документов производится вновь для учета иных критериев поиска и укрупнения единицы поиска с документа до дела. Также много проблем, как при формировании номенклатуры дел, так и в процессах документооборота, возникают у организаций с превалирующей проектной деятельностью, имеющих так называемую матричную оргструктуру. Очевидно, в этих организациях кроме вертикальной номенклатуры дел используется горизонтальный классификатор, обозначающий принадлежность документа к определенному проекту.

Вся указанная проблематика давно решена в автоматизированных информационных системах - системах электронного документооборота. СЭД наиболее эффективны для применения благодаря особенностям используемой концепции, т. е. фиксированию основных признаков документов, позволяющим эти документы классифицировать. Метаданные документов обеспечивают СЭД автоматизирование процедуры управления документацией, значительно расширяя возможности классического документооборота. Кроме того, системы электронного документооборота помогают реализовать дополнительную функциональность и могут быть модифицированы под нужды каждой организации-эксплуатанта: например, с учетом проектного классификатора или территориально-распределенной структуры компании можно удовлетворить потребности каждого подразделения и объединить потоки работ крупной компании.

Функция полнотекстового поиска позволяет сделать возможным поиск даже неклассифицированного документа. Также СЭД сводит практически к нулю потерю документации внутри компании, унифицируя процессы работы с ней и, как следствие, совершенствуя систему управления организацией и производственные процессы в целом.