Резервы для повышения эффективности работы организаций с помощью СЭД/ECM

Автор: Андрей Колесов
Источник: PC Week/RE, №7 (884), 2015

Повышение эффективности использования ИТ-систем является ключевым вопросом для заказчиков всегда, но в кризисных условиях он приобретает особое значение. Предприятиям нужно решать непростые задачи по коррекции своей основной операционной деятельности в условиях ограничений по возможностям финансирования и срокам реализации проектов, а главное — при неопределенных перспективах развития ситуации. Кризис, который переживает сейчас наша страна, существенно отличается от тех проблем, с которыми сталкивалась экономика в 1998 и 2008 годах. Уже понятно, что речь сегодня идет не о краткосрочном «провале», который можно просто «переждать», например, заморозив деловую активность и снизив текущие затраты. По сути нужно выстраивать новую стратегию развития в изменившихся условиях, при этом само понятие «эффективность ИТ» претерпевает весьма радикальные изменения.

По-иному, чем в предыдущие годы, выглядит и специфика проблематики СЭД/ECM. Если еще несколько лет назад это направление для многих предприятий было ИТ-участком совсем не первостепенной важности, то сегодня как раз оно зачастую является весьма значимым для деятельности организации в целом.

Как сегодня выглядит проблематика «эффективности СЭД/ECM-систем» в российских компаниях и организациях, вынужденных сокращать свои ИТ-бюджеты? Есть ли резервы для более эффективного использования уже внедренных систем? Какие рекомендации можно дать по стратегии развития таких систем в нынешних условиях? С этими вопросами мы обратились к экспертам компаний, занимающихся разработкой, внедрением и эксплуатацией таких систем.

Влияние СЭД/ECM на эффективность работы предприятия

В целом наши эксперты сходятся во мнении, что возможности СЭД в плане собственно автоматизации деловых процессов (когда автоматизируются ручные методы) уже исчерпаны, поскольку такой вариант подавляющее число организаций уже реализовали. На этом этапе компании получили безусловный эффект в виде ускорения процессов, повышения прозрачности работы коллектива, контроля исполнительской дисциплины. Однако если посмотреть на эффект с точки зрения финансовой окупаемости, то нередко можно видеть, что он не очень значительный или даже убыточный по формальным признакам. Но на самом деле это ни о чем не говорит.

Дело в том, что если посмотреть на процесс внедрения СЭД с точки зрения долгосрочной стратегии, то уже проделанную работу можно сравнить с этапом создания инженерной инфраструктуры и фундамента, на которых теперь можно возводить здание. Основной эффект от внедрения СЭД к настоящему моменту во многом связан с получением качественных, базовых результатов инфраструктурного уровня. Выполнен очень сложный и трудоемкий переход от «ручной» модели управления компании к ИТ с преодолением естественного массового «невосприятия» (и даже сопротивления) со стороны сотрудников (от рядовых до руководителей). По ходу внедрения СЭД так или иначе проведен аудит деловых процессов и деятельности организации в целом. Руководство компании получило в свои руки серьезные средства оперативного контроля и анализа результатов работы, с помощью которых оно может принимать более обоснованные решения, как тактические, так и стратегические. Фактически именно сейчас предприятия могут переходить к качественно новому этапу повышения своей эффективности за счет использования СЭД, получая уже не только качественные (повысить, улучшить), но и вполне количественно измеряемые, в том числе в денежном выражении, результаты.

Заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов уверен, что большинство заказчиков связывают внедрение СЭД с возможностью повысить эффективность управления на всех уровнях. При этом он отмечает важное изменение последних лет: если раньше получение эффекта связывалось с улучшением работы на уровне специалистов по управлению документами и конечных пользователей, то сейчас основной акцент переносится на уровень управления компанией в целом, в том числе ее высшего руководства. И как раз на этом уровне важная роль отводится мобильным технологиям, возможности обеспечения работы менеджеров «везде и всегда». Еще один способ повышения управленческой эффективности — это автоматизация работы коллегиальных органов, таких как заседания наблюдательных советов и советов директоров. При этом можно использовать возможность дистанционного голосования с помощью мобильных приложений СЭД. По мнению эксперта, кризис как раз повысил значимость СЭД, но оптимальным вариантом зачастую является смена модели управления: для эффективной работы в условиях высокой неопределенности может быть очень полезна методология Adaptive Case Management.

Действия в условиях экономического кризиса

Общее правило для бизнеса в сложных экономических условиях таково: при снижении финансовых возможностей необходимость как можно быстрее получить эффект от вкладываемых инвестиций. Кроме того, требуется минимизировать текущие эксплуатационные затраты, в том числе за счет исключения не очень нужных процессов. Эксперты едины во мнении, что заказчики должны максимально «выжимать» из уже используемых средств автоматизации (при этом перераспределяя их возможности на наиболее актуальные задачи), а начиная новые внедрения или серьезные обновления, идти методами «быстрых результатов».

В условиях экономического спада и снижения затрат на ИТ вполне предсказуемо растет интерес заказчиков к специализированным решениям СЭД для оптимизации различных критичных деловых процессов. Говоря об этом, Вадим Ипатов приводит пример управления закупками, отмечая, что данный тренд особенно актуален для компаний и организаций, приобретающих товары и услуги в соответствии с федеральными законами (№ 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» и № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»). Задача соответствия действующему законодательству является очень важной, но не единственной, поскольку СЭД позволяет перейти к электронному документообороту в области закупок, оптимизировать весь бизнес-процесс. При этом должна быть достигнута сквозная автоматизация всех этапов закупочной деятельности, включая сбор и согласование заявок внутри организации, формирование и публикацию пакетов закупочной документации, осуществление процедуры закупок, выбор контрагентов и подготовку проектов договоров с поставщиками. В перспективе, по мере накопления исторических данных, появляется возможность анализировать эффективность закупок — в разрезе финансовых показателей и контроля исполнительской дисциплины.

Выработка стратегии действий в меняющихся условиях

С теоретической точки зрения могут быть два основных варианта реакции заказчиков на кризисные проблемы:

• сократив затраты на ИТ, максимально использовать уже имеющиеся возможности СЭД/ЕСМ-системы;

• вкладывать средства в развитие системы, имея целью повысить эффективность работы предприятия в целом.

Эксперты считают, что оба сценария вполне приемлемы, в том числе в «гибридном» применении, но конкретные соотношения зависят от специфики деятельности компании.

Сокращение бюджетов — это не стратегия, а данность в нынешних экономических условиях, при этом понятно, что компании не могут полностью отказаться от вложений в развитие существующих ИТ-ландшафтов. Конечно, кризисные периоды для большинства заказчиков не лучшее время для масштабных инфраструктурных проектов, сейчас вложения носят более точечный и осмысленный характер с возможность получить ощутимую отдачу от инвестиций в недалеком будущем — от нескольких месяцев до года. Но отмечая эти общие моменты, Вадим Ипатов напоминает, что СЭД позволяет расширять возможности предприятия за счет автоматизации все новых и новых процессов: «Если отдельный процесс или вид деятельности является критически важным, можно выявить его проблемные стороны и сосредоточиться на разрешении существующих трудностей. Проблемы могут быть связаны с оперативной составляющей — отсутствием удобного рабочего пространства для оперативного управления, а также с низкой эффективностью деловых коммуникаций — отсутствием информации о состоянии процесса, данных о причинах задержек и т. п. Зачастую заказчики заинтересованы в том, чтобы получать данные для анализа качества исполнения процесса. Речь идет об аналитике временных, ресурсных и финансовых показателей. СЭД закрывает эти предметные области при сравнительно небольших вложениях».