Рубрика "Вопрос - Ответ"

Мне поручили, помимо ведения регистрации переписки, регистрацию и хранение договоров, которых очень много. Постоянно приходится их выдавать и следить за тем, чтобы их вернули. Нужно придумать такую систему классификации, чтобы можно было легко найти нужный договор. Как это лучше сделать?

 
Работа с договорами - одна из самых сложных в делопроизводстве, поскольку в ней участвует много служб и отделов и очень сложно учесть все их интересы.

Чтобы упростить ее, предлагаем сначала провести классификацию договоров по принципу «договоры на продажу», по которым организация является получателем денежных средств, и «договоры на закупку», по которым организация является их плательщиком.

 
Договоры «на продажу» можно классифицировать по видам продаваемой продукции (например, для типографии это могут быть книги, сувенирная, бланочная продукция и пр.).

 
Договоры «на закупку» можно разделить на два вида:
 

• хозяйственно-бытовые (к ним относится все то, что нужно для обеспечения жизнедеятельности офиса: аренда, телефонная связь, уборка помещения, вывоз мусора и прочее);
  
• обеспечивающие задачи производственной деятельности предприятия (закупка оборудования и материалов, услуг поставщиков).
  

 
Как правило, цепочка инстанций, которую проходят «договоры на продажу», такова:
 

1. подразделение, занимающееся продажами (готовит заявку на подготовку договора);
   
2. юридический отдел (готовит текст договора);
   
3. финансовый отдел (согласовывает финансовые условия договора, может проверять предысторию отношений с данным покупателем, дающую понять, все ли предыдущие заказы оплачены, можно ли отгружать на указанных условиях оплаты);
   
4. бухгалтерия (проверяет, не будет ли проблем при учете данного договора с точки зрения существующего законодательства);
   
5. служба безопасности или служба внутреннего аудита (договор может проходить проверку с точки зрения надежности партнеров, отсутствия криминала в отношениях и прочих проблем с точки зрения службы безопасности);
   
6. производственный отдел (его виза нужна, когда решается вопрос, сможет ли предприятие выполнить свои обязательства, например, отгрузить продукцию, оказать услуги в оговоренные договором сроки);
   
7. служба логистики (для них договоры нужны, чтобы выполнить все условия доставки товаров).
   

 
Хозяйственно-бытовые договоры обычно проходят такую цепочку:
 

1. административно-хозяйственный отдел;
   
2. юридический отдел;
   
3. финансовый отдел;
   
4. бухгалтерия;
   
5. служба безопасности.
   

Договоры, обеспечивающие задачи производственной деятельности предприятия, могут проходить следующие инстанции:
 

1. производственный отдел;
   
2. отдел снабжения;
   
3. юридический отдел;
   
4. финансовый отдел;
   
5. бухгалтерия;
   
6. служба безопасности;
   
7. служба логистики.
   

На каждом конкретном предприятии цепочка может быть немного иной в зависимости от специфики производства.
 
Всем перечисленным инстанциям нужно работать с договорами, но вот система классификации для каждой такой службы удобнее разная. Коммерческой службе необходима классификация договоров по видам продукции/услуг и покупателям. Юридической - по видам договоров, как они классифицированы в Гражданском кодексе (договор купли-продажи, договор аренды, договор подряда и т.д.) и дате их заключения. Финансовой - по срокам поступления денежных средств.
 
Бухгалтерии - по видам продукции, срокам поступления денежных средств, покупателям. Службе безопасности – по покупателям и дате заключения договора, сроку действия. Производственному отделу – по виду продукции. Службе логистики - по срокам поставки и покупателям.
 
При наличии таких противоречивых требований приходится искать компромиссное решение. Как один из наиболее оптимальных вариантов предлагаем такой: основной экземпляр договора хранится в службе делопроизводства (или в другой службе, которая отвечает за сохранность договора), все остальные службы получают копии договоров.
 
Регистрации договоров в службе делопроизводства ведется со сквозной нумерацией, чтобы ни один документ не был потерян. В состав регистрационного номера может включаться вид продукции, текущий номер, год заключения договора (например, договор СCR-2225-2008, где CCR - вид продукции, 2225 - текущий номер, 2008 - год заключения договора).
 
Остальные службы, работающие с копиями договоров, хранят их так, как удобно - для этого каждое подразделение может разработать свою номенклатуру дел по работе с договорами. В тех редких случаях, когда может потребоваться оригинал договора (при налоговой проверке или при обращении с претензией в суд), служба делопроизводства отыщет оригинал нужного договора по регистрационному номеру.
 
Чем больше договоров заключает компания, тем сложнее организовать работу с ними. Существенное подспорье в этом оказывают системы электронного документооборота (СЭД).
 
Наличие СЭД упрощает процесс работы с договором, так как электронный документ можно «положить» в любое количество «виртуальных папок» и каждый пользователь может создать любую удобную для него систему классификации. Это может выполнить не только делопроизводитель, но и любой пользователь системы, что экономит время всех сотрудников организации, работающих с договорами.

При оформлении договора, чтобы его подписал директор, нужно заполнить лист согласования, где должно быть восемь подписей. На их сбор тратится много времени, очень сложно быть на рабочем месте и бегать, собирая эти подписи, а если посылать по внутренней почте каждому согласующему, тратится много времени (минимум 16 рабочих дней, то есть три недели!). Директор требует, чтобы договор был согласован максимум за три рабочих дня. Есть ли способ как-нибудь ускорить процесс согласования, причем так, чтобы Секретарь постоянно был на рабочем месте? Все визы необходимы - это уже не раз обсуждалось.
 

В том случае, если документооборот ведется в бумажном виде, скорость согласования документов можно повысить одним способом: взять на работу курьера, который максимально оперативно будет бегать по инстанциям.
 

Но наиболее конструктивный вариант решения поставленной Вами задачи – перевод бумажного документооборота в электронный, построенный на базе системы электронного документооборота (СЭД). Об этом свидетельствует наш 14-летний опыт работы по решению задач оптимизации документационного обеспечения управления и ведения делопроизводства.
 

В СЭД создается специальный электронный документ («Лист согласования»), в котором инициатор процесса составляет список участников согласования. Каждый сотрудник, включенный в этот список, получает на свое рабочее место электронную копию документа, которую он должен согласовать. Для каждого участника можно назначить время, за которое он должен вынести свое решение (например, «Согласен», «Не согласен», «Особое мнение») и изложить свои комментарии.

Если время согласования прошло, система электронного документооборота автоматически создает уведомление инициатору о том, что время прошло, а визы еще нет, и он сможет что-либо предпринять, например, напомнить по телефону о том, что есть такой документ.
 

Инициатор согласования в любой момент времени может на своем рабочем месте заглянуть в лист согласования и посмотреть, кто уже согласовал документ, а кто – нет. При этом в листе согласования автоматически делается отметка с указанием даты и времени согласования документа. В среднем на согласование одному человеку дается 2 часа. Восемь согласующих потребуют 16 часов, и за 2 рабочих дня документ может быть согласован - даже быстрее, чем требует ваш директор.