СЭД как инструмент развития бизнеса

Автоматизация электронного документооборота для банков не просто следование моде, а насущная необходимость, особенно в условиях быстрого роста бизнеса и жесткой конкуренции на рынке банковских услуг. Руководителям необходимо оперативно принимать эффективные решения, а для этого им нужен постоянный доступ к документам. О том, как эти задачи решает ОФК Банк и почему для автоматизации электронного оборота было выбрано решение CompanyMedia компании «ИнтерТраст», рассказал в интервью NBJ начальник управления информационных технологий ОАО «ОФК Банк» Александр АКИНЬШИН.

NBJ: Александр, в мае 2013 года стало известно, что ОФК Банк установил новую версию системы электронного документооборота CompanyMedia вместо ранее действовавшей версии 3.2. В связи с чем было принято решение об обновлении версии?

А. АКИНЬШИН: Прежде всего, в связи с расширением функционала системы: в новой версии появились модули и приложения, которые оказались очень интересными и востребованными. Плюс к этому немаловажную роль сыграло то, что действующая в банке СЭД была «завязана» на платформе IBM Notes/Domino: мы перешли на новую версию IBM Notes/Domino и одновременно на новую версию CompanyMedia.

NBJ: То, что вы к этому моменту уже привыкли к системе CompanyMedia, сыграло свою роль при принятии решения?

А. АКИНЬШИН: Безусловно. Наше сотрудничество с компанией «ИнтерТраст», разработавшей эту систему, началось еще в начале 2003 года, когда были установлены рабочие места системы электронного документооборота CompanyMedia в головном офисе банка. За десять лет мы изучили систему, оценили ее возможности, поэтому цель заменить ее принципиально новым решением перед нами не стояла.

NBJ: Но вы же, наверное, сравнивали предложение «ИнтерТраст» по автоматизации электронного документооборота с предложениями других производителей аналогичных систем?

А. АКИНЬШИН: Конечно, это абсолютно нормальная практика, мы делали это и в 2003 году, когда впервые выбирали для себя систему электронного документооборота, и в начале 2013 года, когда встал вопрос о переходе на новую версию СЭД. Обязательным условием для нас была работа системы на базе платформы IBM Notes/Domino. Если же говорить о других критериях выбора, то мы отбирали решение, которое предоставляло бы руководителям банкам возможности работать с документами удаленно, находясь в любой точке земного шара (на переговорах, в отпуске и т.д.). Приложение должно было работать на iPad, то есть речь фактически шла о создании мобильных рабочих мест.

NBJ: Для банков обычно не менее важным, чем качество решения, является еще один критерий – цена вопроса.

А. АКИНЬШИН: Я бы сказал, что банкиры при выборе решения всегда отталкиваются от соотношения цены и качества. В случае с новой версией CompanyMedia нас вполне устраивало и то и другое. К тому же – и это очень важно – система CompanyMedia является компонентной, то есть в нее можно интегрировать наши собственные разработки по автоматизации электронного документооборота. Какие-то несложные задачи мы вполне способны решать собственными силами, тем более что у нас работают отличные профессионалы. Но далеко не все промышленные системы уживаются с самописными решениями. Сильная сторона CompanyMedia как раз в том, что с ней таких проблем не возникает.

NBJ: При удаленной работе с документами, наверное, немаловажен и такой критерий выбора системы, как обеспечение информационной безопасности, защита данных и т.д. Этот момент вами учитывался?

А. АКИНЬШИН: Вопросы обеспечения безопасности учитываются всегда. Предложенное компанией «ИнтерТраст» решение вполне устраивало нас и с этой точки зрения. На практике это выглядит следующим образом. Топ-менеджер банка, находясь за пределами офиса, открывает приложение на своем iPad, автоматически устанавливается VPN-тоннель, шифрованный канал связи, который проходит к серверу, где находятся необходимые документы. После этого документы реплицируются, и руководитель может начинать работать с ними. Если менеджер теряет мобильное устройство или оно по каким-то причинам выходит из строя, то руководитель может дать команду автоматически очистить iPad от всех документов, которые закачаны на него. Так что, сами видите, вероятность утечки критически важной для банка информации в данном случае сведена к минимуму. 

NBJ: Какие преимущества получил банк в результате перехода на новую версию системы CompanyMedia?

А. АКИНЬШИН: Первый и главный плюс – очень сильно ускорился процесс принятия важных для банка управленческих решений. Гораздо проще, чем раньше, стало согласовывать и подписывать документы. Упростился обмен документацией между всеми офисами и подразделениями кредитной организации. Надо сказать, что к данному моменту в банке организован сквозной документооборот, то есть сотрудники избавлены от необходимости переводить бумагу, ждать, когда документы в бумажном виде вернутся из кабинетов руководителей и т.д. Немаловажный момент – сократилось время подготовки отчетности, в том числе и в регуляторные органы, поскольку теперь не надо «перелопачивать» горы бумажных документов. Руководителям профильных департаментов или банка в целом достаточно открыть приложение на своих мобильных устройствах и стационарных компьютерах, и они сразу увидят перед собой документы, которые им необходимо обработать.

NBJ: Наверное, в целом документов в бумажном виде стало намного меньше?

А. АКИНЬШИН: Да. Безусловно, полностью бумажный документооборот невозможно ликвидировать, поскольку письма, например, из Центрального банка, приходят в бумажном виде. Но в целом количество бумаги, конечно, сокращается. И здесь важно отметить еще один момент: обычные документы, сваленные кипами на столах или лежащие в папках, имеют свойство теряться, ветшать и т.д. С электронными документами такой риск исключен: их легче хранить, систематизировать, можно отслеживать историю их передвижения, получать информацию о том, кто и в какое время с ними работал. Это сильно упрощает не только процесс принятия управленческих решений, но и взаимодействие между всеми структурными подразделениями банка.

NBJ: Каковы ваши планы относительно дальнейшего развития системы электронного документооборота? Вы установили к настоящему моменту новую версию CompanyMedia, планируется ли в будущем переходить на другие, более совершенные версии той же системы?

А. АКИНЬШИН: Система электронного документооборота, как и другие ИТ-системы, не может остановиться в своем развитии: она совершенствуется по мере роста объемов бизнеса банка. Поэтому мы ставим перед собой достаточно амбициозные планы по развитию СЭД. Так, до конца 2013 года мы планируем полностью внедрить электронный документооборот в своих филиалах. Также готовится доработка под внутренние регламенты банка модуля CompanyMedia «Заседания», в том числе в его мобильном варианте – iMeetings. Когда этот модуль будет установлен, высокопоставленные сотрудники банка смогут принимать участие в совещаниях независимо от того, находятся они в данный момент в офисе или в командировке. 

Должен сказать, что необходимость в установке дополнительных модулей возникает постоянно, как и необходимость в обновлении настроек системы для топ-менеджеров банка. Например, предыдущая версия системы CompanyMedia была замечательной, но наши руководители считали ее сложной. Тут надо понимать: у топ-менеджеров кредитных организаций нет свободного времени, чтобы подробно изучать все функции системы, они заинтересованы в том, чтобы она была максимально простой и понятной в использовании. Мы обратились к компании «ИнтерТраст», они доработали версию в соответствии с нашими пожеланиями и пожеланиями других своих клиентов – и в ближайшее время, я думаю, мы установим новое приложение на мобильные устройства руководителей нашего банка.

Автор: Анастасия Скогорева
Источник: Национальный Банковский Журнал, ноябрь 2013