СЭД Правительства Пензенской области

Чтобы повысить эффективность своей работы, органы государственного управления должны все шире использовать средства автоматизации, в том числе при работе с документами. В Правительстве Пензенской области система электронного документооборота (СЭД) внедряется уже три года.

В основе СЭД Правительства Пензенской области лежит продукт Company Media. Он был выбран по совокупности факторов, при этом важную роль сыграли масштабируемость, многоплатформенность (система работает как под Microsoft Windows, так и под ОС с открытым кодом) и функциональность, хорошо отвечающая нуждам областного правительства, подчеркивает Денис Зарубин, начальник отдела администрирования Управления информатизации Пензенской области. Кое‑какие дополнения и доработки потребовались, но не принципиальные. Вся основная функциональность, по словам других специалистов из управления информатизации, осталась неизменной, некоторые коррективы пришлось внести лишь в интерфейс.

Пилотным этапом проекта стало внедрение СЭД в канцелярии правительства области и в секретариатах министерств. Если говорить о функциональности, то в СЭД прежде всего была реализована регистрация входящей и исходящей документации, для начала — без движения электронных документов внутри организации.

Но постепенно масштаб применения системы расширялся, и теперь в СЭД правительства области используется около четырехсот рабочих мест, автоматизирована работа не только с организационно-распорядительной документацией, но и с обращениями граждан, включая контроль исполнения поручений. В Пензенской области развернуто масштабное полнофункциональное территориально-распределенное решение электронного документооборота, считает заместитель начальника Управления информатизации и начальник отдела информационно-методологического обеспечения и внедрения Ирина Ершова.

Обучению и подготовке пользователей в проекте внедрения СЭД было уделено большое внимание. Для этого специально оборудованы учебные классы, и внешние подрядчики сначала обучают сотрудников там, а затем — на рабочих местах, по ходу дела отвечая на конкретные вопросы. Через некоторый промежуток времени все прошедшие обучение служащие проходят тестирование, демонстрируя, чему научились.

Ввод документов в СЭД

В первое время для ввода документов применялись планшетные модели, но их производительность быстро была признана недостаточной. С начала 2008 года в администрации используют потоковые сканеры Canon DR-2050C, отличающиеся особой компактностью. Несколько таких устройств приобрели на пробу, она оказалась удачной, и парк сканеров был расширен. Их производительность — 20 страниц в минуту — вполне приемлема, и теперь ввод корреспонденции уже не является "бутылочным горлышком". Правда, Ирина Ершова все равно считает, что можно бы и побыстрей. "Еще производительней и еще дешевле, вот что было бы замечательно", — говорит она, замечая: "Но ведь такого сочетания мы хотим всегда, от любого оборудования".

Брать сканеры для тестовых испытаний на время, чтобы убедиться в их при­годности и адекватности задачам, в правительстве не стали. "Чтобы под­рядчик сначала дал оборудование "просто попробовать", такое в нашем городе пока не принято, — замечает Денис Зарубин. — Мы подобного опыта не имели и даже не пытались получить сканеры для тестирования". А жаль. Конечно, это вопрос к интеграторским компаниям и вендору: ведь известно, что для других типов оборудования, в том числе для различных сетевых устройств — маршрутизаторов, мо­де­мов, систем бесперебойного пита­ния — такой подход практикуется, и весьма широко. Может быть, и в деле продажи сканеров эта практика скоро появится.

В области используется всего 60 сканеров, из них 25 в областном правительстве и других исполнительных органах власти, еще 27 — в районных администрациях. В правительстве эту технику обслуживают сотрудники управления информатизации, и похоже, это их не слишком затрудняет. За время эксплуатации сканеры из строя не выходили, единственное затруднение — иногда замятая бумага застревает в устройстве и ее приходится извлекать. Порчи или повреждений аппаратов из‑за попадания в них посторонних предметов, например скрепок, не происходило. "Мы серьезно работаем с персоналом в этом направлении, — отмечает Денис Зарубин. — Предупреждаем очень строго, и такой контроль дает свои плоды". Проблем с гарантийным и пост­гарантийным ремонтом, если возникнет такая необходимость, Зарубин не ожидает: "В городе достаточно сервисных центров Canon, найдется кому починить".

Перспективы проекта

Перед проектом ставилась задача обеспечить электронный документооборот в органах исполнительной власти области, и эта задача выполнена. Но проект развивается.

Скоро сканерный парк администрации значительно вырастет. В рамках программы "Электронная Россия" намечается переход к использованию электронного документооборота как средства взаимодействия различного уровня ведомств и организаций. С 2009 года в Пензе должна появиться служба «одно­го окна», в которой на первом этапе бу­дет объединено около двадцати различ­ных служб, ведомств и организаций. Государственные услуги будут оказывать многофункциональные цент­ры. Тех­но­логические вопросы проекта уже решены, ведется закупка оборудования, но на решение организационных вопро­сов еще потребуется время. Для Уп­рав­ления инфор­матизации Пен­зен­ской об­лас­ти создание многофункциональных центров — один из наиболее прио­ритетных проектов ближайшего будущего.

Кроме того, на этапе пилотного проекта находится применение электронной цифровой подписи в СЭД. Все 62 имею­щихся в администрации ключа пока используются в тестовом, опытном режиме. В администрации не спешат с применением ЭЦП, хотя твердо намерены, как это и требуется законодательно, со временем обязательно использовать данное средство идентификации. Людям, в том числе руководителям высшего эшелона, нужно время, чтобы освоить применение ЭЦП.