СЭД в кармане: стимулы и препятствия

Системы электронного документооборота уже прочно вошли в жизнь крупных компаний и госструктур. Желание руководства иметь доступ к актуальной информации в режиме реального времени и появившаяся возможность, обусловленная развитием рынка мобильных устройств, способствовали активизации проектов по созданию мобильных рабочих мест в СЭД. Но, по мнению экспертов, развитию этой и других мобильных технологий пока препятствуют отсутствие достаточного опыта как у поставщиков решений, так и у ИТ-специалистов компаний-потребителей, нерешенные задачи информационной безопасности, особенности мобильных операционных систем и специфическая для СЭД проблема юридически значимого электронного документооборота.

В числе основных требований бизнеса сегодня — повышение доступности ИТ-сервисов, скорости обмена информацией, предоставление ИТ-сервисов круглосуточно с мобильного рабочего места. Достоинства планшетных компьютеров, удобных в эксплуатации, эргономичных и интуитивно понятных, стали очевидными всем, кто с ними сталкивается, — от руководителей высшего звена до технического персонала и специалистов по документообороту. А потому внедрение мобильных технологий сегодня становится все более актуальным. Помимо удобства работы, они еще обеспечивают рост дохода от инвестиций в ИТ и повышение производительности. Именно поэтому мобильные устройства стали активно применять руководители компаний и организаций.

В последние годы ведущую роль в автоматизации предприятий играют СЭД. Их основные пользователи — менеджеры высшего и среднего звена — значительное время проводят вне офиса, и им необходим удобный продукт для контроля идущих в организации процессов. Руководителю сегодня очень важно работать с циркулирующими в организации документами в любом месте в любое время.

«Руководитель любит инновации во всем, в том числе в ИТ, особенно ему нравится продукция компании Apple. Руководитель нередко бывает в командировках и пользуется планшетным компьютером. Поэтому для удаленной работы в эксплуатируемой в нашей организации СЭД CompanyMedia было создано мобильное рабочее место в системе на iPad, — рассказывает Дмитрий Жильцов, специалист по связи и автоматизированным системам “Тамбовнефтепродукт”. — В основном при работе с мобильного рабочего места осуществляется контроль выполнения поручений, просмотр документов, создание и отправка поручений, отправка текстовых резолюций». Модель работы постепенно меняют все компании, так как от эффективности и быстроты принятия решений напрямую зависят их финансовые показатели.

Стимулы и проблемы 

Популярность мобильных рабочих мест растет. Это объясняется не только желанием работать удаленно, но и растущей популярностью планшетных устройств и новыми удобными интерфейсными возможностями, считает Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса. Он отмечает, что сегодня уже сложилась категория людей, которые осуществляют доступ к документам и функциям СЭД исключительно через мобильные рабочие места на основе планшетных устройств.

«Постепенно со столов топ-менеджеров исчезают стационарные компьютеры, — поясняет он. — Тем не менее под мобильностью обычно понимают возможность контекстного доступа к делам и задачам и связанной с ними информации в любое время в любом месте с удобного для данного контекста устройства. При этом далеко не всегда мобильные рабочие места являются усеченной версией обычного клиента из-за свойственных мобильным устройствам ограничений».

В качестве характерного примера Ипатов приводит использование мобильных рабочих мест СЭД в ходе совещаний. Совместная подготовка материалов совещаний, проектов документов по совещанию, как правило, ведется в СЭД со стационарных рабочих мест (хотя не исключается возможность работы и с мобильного интерфейса), и происходит синхронизация всего пакета документов для работы в ходе совещания с мобильного устройства как в «очном», так и в удаленном режиме.

Безопасность и способности

Именно соображения информационной безопасности, по мнению некоторых экспертов, сегодня пока не позволяют перенести на мобильные устройства весь функционал систем. Пользователь может наложить резолюцию, которая прикрепится к файлу в качестве дополнения. При этом фактически работа проводится внутри системы, а сам документ не изменяется, и ничего не сохраняется на мобильном устройстве. Второй способ защиты — технология “черного маркера”, которая ограничивает доступ к определенному типу информации или фрагменту документа при просмотре с мобильного устройства. Например, юрист при согласовании текста договора не видит финансовых показателей сделки. Оба способа обеспечивают протоколирование работы с документами в самом хранилище. Именно поэтому требования к самому устройству по защите документов серьезно снижены. Если построить СЭД на основе ECM-платформы, то никаких проблем с безопасным доступом и защищенностью данных не будет...

Эксперты признают, что барьеров на пути развития мобильной составляющей современных систем электронного документооборота и рынка корпоративных мобильных приложений сегодня еще много, но возможности мобильных решений в плане удовлетворения специфических потребностей достаточно высоки. Это относительно новое и достаточно специфическое поле деятельности, переживающее этап роста и только начинающее созревать в плане обеспечения потребностей и необходимых требований.

Автор: Марина Полякова
Источник: CIO.ru