СЭД в России: история, перспективы и реальность

Рассказать о пути отрасли в целом мы постараемся на примере собственного продукта (без лишней рекламы – только анализ развития программного обеспечения), поскольку хорошо его знаем, и «ИнтерТраст» – одна из старейших компаний на российском рынке, по этому наш путь дает хорошее представление о пути отрасли в целом.

Первые СЭД (которые в тот момент назывались чаще не системами электронного документооборота, а
системами автоматизации делопроизводства) появились в середине 1990-х и были адресованы исключительно канцеляриям организаций госсектора и крупных предприятий. По сути, они были просто электронными журналами регистрации бумажных документов. Постепенно их создатели (и пользователи) задумались о том, что в электронный вид можно перевести не только регистрацию бумажных документов, но и другие функции: согласование, выдачу резолюций, электронные копии бумажных документов, контроль исполнительской дисциплины и пр. Развитие этой идеи привело к попытке кроме собственно делопроизводства формализовать и другие документоориентированные процессы (работу с договорами, заседания коллегиальных органов, кадровое делопроизводство и т. д.).

Следующим логичным шагом стала идея полностью электронного документооборота – пока для отдельных видов внутренних документов. И, как следствие, идея организации уже сквозного электронного документооборота (сейчас это называется межведомственное взаимодействие – МЭДО) между структурами территориально распределенных организаций. Для нашей компании этот этап связан с построением корпоративной СЭД CompanyMedia. Использование репликаций вместо электронной почты для обеспечения взаимодействия в многоструктурном окружении позволило в 1998 г. реализовать единое корпоративное информационное пространство с полностью электронными сервисами уведомлений, ознакомлений, согласований, контроля исполнения, рассылки электронных документов. 

В течение примерно пяти лет CompanyMedia интенсивно развивалась, расширяя функционал. В электронный вид переводится все больше и больше делопроизводственных функций, появляются электронные регламенты. СЭД в тот период – сложный прикладной инструмент для профессионалов документоведов. Это время второй версии CompanyMedia, время развития функциональности, удовлетворения все новых потребностей ключевых потребителей, совершенствования методологии работы с электронными оригиналами документов. Причем ни одна из представленных на рынке СЭД не была ориентирована на то, чтобы упрощать работу остальных участников документооборота – руководителей всех уровней и бизнес-специалистов. 

Этот перекос в сторону делопроизводственных функций стимулировал переход к следующему качественному изменению СЭД – произошло массовое подключение к системе руководителей и бизнес-специалистов за счет предоставления им рабочих мест и интерфейсов, адаптированных под особенности их работы. Кроме чисто делопроизводственных функций пользователи получают возможность коллективной работы с содержанием документов, использования структурированных библиотек электронных документов, работы в веб-интерфейсе. Начинает применяться электронная подпись. Для поддержки документоориентированных процессов все активнее используется инструментарий workflow. В этот период развития отечественных СЭД создается несколько редакций CompanyMedia 3. На данном этапе отмечается быстрое возрастание нагрузки на СЭД вследствие нарастающего усложнения системы, увеличения объема документов и документопотоков, массового подключения пользователей. На первый план выходят задачи повышения производительности и масштабируемости.

В то же время внимание как заказчиков, так и разработчиков СЭД начинает привлекать западный путь развития систем управления документами и контентом. Этот путь изначально ориентирован на управление неструктурированной корпоративной информацией, которая разбросана по корпоративным информационным системам и которую трудно найти (различные базы данных, электронная почта, файловые хранилища). На то, чтобы организовать такую информацию и использовать ее максимально выгодным для организации образом. СЭД же в российском понимании больше ориентирована на операционную составляющую поддержки процесса документационного обеспечения (в первую очередь в целях контроля и прозрачности исполнения управленческих решений), с одной стороны, и на учет документов в интересах поиска ответственности, внешнего и внутреннего регулирования – с другой.

Настоящее и будущее

Современный этап развития СЭД – это в первую очередь поиск новых горизонтов и выход за рамки задач собственно СЭД, т. е. управления документами и документационного обеспечения. Наша задача сегодня – предоставить менеджеру и бизнес-специалисту любого уровня инструменты для принятия эффективных решений, повышения личной результативности, управления деловыми задачами и своим временем.

Социальные сети, новые возможности мобильных устройств, новые подходы в организации групповой работы и поддержке проектных команд – те инструменты, которые могут привлечь бизнес-пользователей, определяют переломный характер текущего момента и рождение новых парадигм для СЭД/ЕСМ.

Сегодня меняется психология пользователей СЭД – самих менеджеров и в первую очередь руководящего звена. Если до последнего времени непосредственное участие руководителей в СЭД было экзотикой, то сейчас топ-менеджеры все активнее начинают применять функции СЭД в своей повседневной деятельности. Во многом это связано с появлением удобных мобильных устройств и приложений, но главное – с формированием системы навыков «безбумажной работы» и с осознанием того, что это удобно и выгодно.

Но изменилась не только психология пользователей – бесповоротно меняется само место СЭД в организации. Пожалуй, это основное изменение последних лет – СЭД больше не может оставаться самодостаточной «системой в себе». Роль системы в организации развивается от обеспечения чистого документооборота и автоматизации канцелярской работы к участию в основных бизнес-процессах (использование электронных архивов, простейших и не только, BPM-систем, согласование документов и пр.). А новая роль обязывает соответствовать новым требованиям.

Вообще, сейчас можно выделить две противоположные тенденции, в соответствии с которыми эксперты и участники рынка видят развитие СЭД.

С одной стороны, многие заказчики и производители стремятся переложить на СЭД максимум задач по управлению всем корпоративным контентом и информацией на основе общих правил, политик, стандартов. В соответствии с другой тенденцией для СЭД, наоборот, выделяется своя ниша в круге задач управления контентом, а от не свойственных ей информационных активов и функций СЭД стараются освободить. Для реализации первого подхода необходимо сформировать единую корпоративную информационную стратегию, чтобы построить на ее основе информационную архитектуру, позволяющую максимально эффективно задействовать всю информацию предприятия для пользы бизнеса. При работе по второму сценарию каждый деловой процесс документируется в рамках своей информационной системы, а правила этого документирования определяются владельцем процесса. Какой подход правильный? Видимо, это зависит от специфики конкретной организации.

Но независимо от подхода аудитория пользователей СЭД непрерывно увеличивается. Чаще всего это следствие прямого управленческого решения, которое запрещает любые внутренние взаимодействия (как по иерархической вертикали, так и горизонтальные) вне СЭД. Однако все больше прецедентов, когда интерес к СЭД проявляет сам персонал организации – в поисках средства для удобных решений оперативных задач, планирования и оптимизации своей деятельности, более эффективного использования рабочего времени.

Еще один важный тренд развития СЭД обусловливается общими тенденциями рынка – это кастомизация или следование требованиям клиента. Сегодня заказчики все чаще требуют от производителя реализации более удобных интерфейсов, направленных на исполнение конкретного, адаптированного к нуждам пользователя варианта использования системы, включая доступ к СЭД с мобильных устройств и планшетов. Во многом это связано с тем, что, как мы уже говорили, появился новый тип современно мыслящих менеджеров, оценивающих внедрение того или иного типа систем с точки зрения целесообразности и экономической эффективности. Все больше руководителей понимают, что перевод документооборота в электронную форму – не просто мода или увлечение, а способ реально сэкономить деньги и упростить работу предприятия и свою собственную.

И конечно, нельзя обойти вниманием такую важную для современной ИТ-индустрии тему, как SaaS-модель (Soft as a Service), даже несмотря на то что в применении к ЕСМ/СЭД эта модель до сих пор остается именно перспективой, хотя и одной из самых интересных. Кстати, о причинах такого положения стоит сказать более подробно. В первую очередь SaaS-подход интересен заказчикам в качестве простого способа уменьшить затраты на ИТ, упростить процедуру внедрения и повысить отдачу. Но на практике затраты на публичные сервисы зачастую сравнимы со стоимостью владения собственными приложениями. Причем не только в долгосрочной перспективе. Как справедливо отмечается в исследовании, проведенном компанией Corporate Executive Board, при сравнении затрат всегда рассматривается сценарий старта нового приложения. Но в реальной жизни гораздо чаще происходит перенос существующих приложений в публичные облака. И возникающие при этом стартовые затраты весьма существенны – от миграции приложений и данных до утилизации оборудования и софта. Именно поэтому большинство компаний связывают свои планы по переносам в облака с планами замены оборудования. 

Стоит отметить еще один нюанс, который выравнивает как затраты, так и сроки при внедрении по модели SaaS и традиционном внутреннем внедрении, – необходимость адаптации сервисов (особенно в области документооборота и управления документами) под специфические нужды конкретной компании. Теоретически крупный SaaS-провайдер должен уметь обеспечивать более высокий уровень безопасности, чем внутренний персонал организации-потребителя. Но на практике провайдеры в своих контрактах не торопятся принимать на себя всю полноту ответственности за защиту информации и стараются переложить риски на клиента. Должно
пройти еще немало времени, чтобы провайдеры и подписчики наработали опыт разделения ответственности и чтобы накопилось достаточно прецедентов. Кроме того, большие сомнения связаны с тем, будет ли сервис-провайдер по-прежнему заниматься своим бизнесом через несколько лет. Если данные хранятся за пределами защищенного периметра, они не находятся под полным контролем. А ИТ-менеджеры предпочитают полный контроль. Но в целом можно сказать, что в настоящее время большинство предприятий экспериментирует с публичными облаками на таких приложениях, где требования к безопасности и охране персональных данных невысоки. Хотя SaaS и готова к использованию на предприятиях, она не осваивается теми темпами, из которых до сих пор исходили некоторые эксперты.

Пожалуй, самый массовый сегмент рынка, заинтересованный сегодня в СЭД, – это государственные структуры. Как ни парадоксально, в электронном документообороте органы государственной власти – настоящий «двигатель прогресса» и современных идей. Но тут, если говорить о госорганах, нередко возникает вопрос осознанности внедрений СЭД. Сейчас эта тема активно продвигается на уровне правительства, практически все властные структуры внедряют системы ЭД, но зачастую из-за желания «быть в русле», а не вследствие осознания их важности и эффективности.

Довольно часто при выборе СЭД заказчики ориентируются на способности системы интегрироваться с другими, уже работающими компонентами КИС (корпоративной информационной системы). В данном случае СЭД призвана сыграть роль основы, которая должна интегрировать, объединить в одно целое системы, обслуживающие разнородные рабочие процессы. В частности, поэтому для госучреждений тема СЭД тесно связана с вопросами автоматизации межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

Итак, мы рассказали о прошлом и будущем. А что происходит с СЭД сегодня? По каким принципам их выбирают заказчики?

Реальность

Все вышеописанное – пока только перспектива отрасли, реальность отстает от прогнозов экспертов или вносит свои коррективы. Зачастую внедрением разных автоматизированных систем занимаются разные подрядчики, которые ни в малой степени не заинтересованы в интеграции, а скорее соревнуются между собой. Чаще всего «правильный», комплексный подход к внедрению ИТ-решений можно наблюдать у партнеров западных корпораций.

Интеграция СЭД с другими системами, работающими в организации, – практически всегда сложная, нетиповая задача. Каждый такой проект уникален, что, конечно, отражается на его стоимости. Наиболее очевидной интеграционной задачей является построение сквозных процессов, в которых каждый участник (включая информационные системы) выполняет свои привычные функции в привычной среде, а сопровождающие процесс документы сохраняются там, где это необходимо. Выстроить и описать подобные процессы довольно сложно, а необходимость их адаптации для соответствия внутренним и внешним изменениям существенно ограничивает область применения таких технологий. Тем не менее предоставление сервисов СЭД другим системам остается наиболее интересной интеграционной задачей. Не менее актуальная задача – консолидация информации, хранящейся в различных системах управления документами, которые функционируют на предприятии параллельно и имеют разных владельцев. Реальная потребность в СЭД нередко возникает у предприятий при внедрении менеджмента качества. В этом случае самой актуальной становится задача интеграции СЭД с финансовыми системами предприятия. Что касается госсектора, то его представители вынуждены осуществлять комплексные внедрения вследствие необходимости интеграции с системами безопасности и информационными порталами. К тому же если раньше внедрение СЭД в госструктурах было желательным, а основной целью была оптимизация процессов обработки документов и обращений, то сейчас требования законодательства и переход страны к оказанию госуслуг в электронном виде делают автоматизацию документооборота практической необходимостью. Иначе говоря, для бизнеса ближе управление информацией, а для органов государственной власти гораздо важнее управляющее воздействие и взаимодействие с населением. В итоге СЭД являются редким для России примером отрасли, в которой государственные организации не уступают коммерческим по уровню внедренных систем. 

Автор: Денис Вдов, директор Центра консалтинговых услуг и внедрений, компания «ИнтерТраст»
Источник: Ежемесячный бизнес-журнал "CONNECT! Мир связи"