Система электронного документооборота как элемент управления предприятием

В эпоху информационных технологий одним из важнейших инструментов руководителя при реализации планов стратегического развития становится информационный капитал. Это не просто набор технических и программных средств, состоящий из систем, баз данных, библиотек, сетей и пр. Информационный капитал делает информацию и знания доступными для всех сотрудников компании.

Но в отличие от других видов капитала информационный имеет ценность только в рамках реализуемой стратегии, и одна из важнейших задач при построении информационного капитала — его соответствие целям и задачам стратегического развития компании в целом. Как этого добиться? Прежде всего, необходимо понимать и представлять структуру управления компанией.

Автоматизации подлежат следующие процессы управления:

• процесс подготовки плана работ, который бывает многоступенчатым и требует предварительного сбора информации, многократных согласований, визирования и утверждения;
• процесс передачи информации об инициации деятельности. Все подразделения организации нуждаются в информации для функционирования — где, что и как делать. Информация должна быть точной и своевременной, поэтому управляющее воздействие должно поступать в систему максимально быстро и с минимальными информационными потерями;
• процесс сбора информации о ходе выполнения приказов и поручений, о ходе основной деятельности (все ли делается из того, что нужно сделать?);

• процесс сбора данных о результатах деятельности организации, передача их "управляющему системой", передача управляющего воздействия, выработанного по результатам анализа полученной информации, на вход системы. Анализ может производиться по-разному в зависимости от поставленных целей: есть ли прибыль, расширяется ли производство, довольны ли клиенты, хватает ли ресурсов для выполнения заказов и прочее. 

Информационные системы выполняют следующие функции:

• передачу транзакций при выполнении рутинных операций (действия внутри управляемой системы);
• передачу информации о состоянии управляемой системы в управляющий орган и ее анализ (аналитические системы);
• управление организационными изменениями — системы, изменяющие бизнес-процессы (трансформационные системы).
  

Основной метод управления, используемый в настоящее время, — документационный, поэтому в обеспечении качественного управления все большую роль начинают играть системы электронного документооборота (СЭД).

СЭД могут взять на себя часть вышеперечисленных функций.

В частности, система электронного документооборота реализует все функции оперативного управления — передачу информации по всем каналам (прямому и обратному), передачу документов и всей необходимой информации в ходе основной деятельности, передачу информации о результатах в аналитические системы.
Основное преимущество СЭД — ее способность работать в качестве трансформационной системы, которая может изменять текущие бизнес-процессы организации. Это осуществляется на уровне настроек системы, ее масштабирования в зависимости от изменения производственной структуры, количества рабочих мест и территориальной распределенности — в отличие от других систем, где перенастройка осуществляется на уровне программного кода.
Фактически СЭД создает основной контур управления, на базе которого может быть построена структура управления, включающая все нужные информационные системы. Специфика реализации стратегии ложится на аналитические приложения, которые включаются в основной контур управления совместно с СЭД. Например, организация, реализующая стратегию снижения полных затрат, получит высочайшую отдачу от информационных систем, которые сфокусированы на улучшении качества, совершенствовании процессов, повышении производительности труда. Стратегия решения для клиентов имеет наибольший выигрыш от сведений об их предпочтениях и поведенческих стереотипах, а также о данных, которые укрепляют связи с заказчиками, улучшают обслуживание и способствуют сохранению клиентской базы. При стратегии лидерства продукта требуется информация для разработки новых товаров и услуг и поддержки процессов развития с помощью таких средств, как трехмерная компьютерная графика, виртуальное моделирование системы проектирования.
Помимо создания общего контура передачи информации, СЭД повышает качество общего оперативного управления.

Повышение ответственности за исполнение служебных обязанностей

Как побороть забывчивость сотрудников? Большинство руководителей, перепробовавших множество способов борьбы за исполнительскую дисциплину, приходит к выводу, что побороть забывчивость сотрудников увещеваниями и традиционными дисциплинарными мерами невозможно. С этой задачей может справиться только бесстрастная компьютерная система.

При работе в системе для выдачи поручения совсем необязательно вызывать подчиненного (кроме случаев, конечно, когда помимо поручения еще нужно сделать внушение, поругать или похвалить).

Например, начальник отдела хочет, чтобы через месяц был подготовлен план работы. Он создает регистрационную карточку документа "Поручение", пишет собственно текст поручения "Подготовить план работы", назначает исполнителя и срок выполнения. При сохранении карточки система генерирует извещение исполнителю о назначении его исполнителем по вновь созданному поручению.

При приближении сроков исполнения генерируется еще одно напоминание — "Наступает срок исполнения документа".

Что делает сотрудник? Поручение выполнено, план написан. Как отчитаться перед начальником?

При работе в СЭД исполнение проставляется на карточке поручения. При желании можно присоединить файл — тот самый отчет. И начальник, просматривая список выданных поручений, увидит, что его распоряжение действительно выполнено.

А вот если не выполнено... Система "выдана" напоминания — как исполнителю, что он пропустил срок исполнения, так и начальнику — что его распоряжение не выполнено. И напоминания будут приходить, пока поручение не получит статус "выполнено" или не будет снято с контроля. Помимо чисто контрольных функций, это играет и психологическую роль — часто сотрудники выполняют поручение, лишь бы перестали приходить уведомления.

Предотвращение потерь управленческой информации и решений

Преимущество управления, построенного на ведении документации, — возможность избежать неконтролируемого движения и потерь управленческой информации и решений.

Но когда все действия работников и руководителей документируются, возникает парадокс — рост объема документов, при достижении некоей "критической массы", приводит к торможению деятельности организации. Процессы, связанные с обработкой и доставкой документов, занимают все больше времени и требуют все больше ресурсов. Затрудняется поиск необходимой информации для принятия решения или его исполнения. Неизбежными становятся потери и повторное создание документов.

Введение системы электронного документооборота позволяет избежать негативных последствий формализации процессов управления. Сохранность документа обеспечивается благодаря его регистрации в системе и созданию его электронной копии, отсканированной или созданной в любом офисном приложении. Передача документа из физического действия превращается в предоставление прав доступа к документу. Быстрота поиска нужного документа обеспечивается специальными поисковыми механизмами, позволяющими найти документ по реквизитам, термину или набору слов.

Кроме того, различные виды сортировки документов по разным параметрам, выделение групп документов, отвечающих определенным критериям, существенно облегчают поиск.

Для группировки разнородных документов, с которыми нуж­но работать вместе, применяется технология "виртуальных папок". Так как в "папку" помещается ссылка на документ, каждый документ можно поместить в любое количество "папок", обеспечивая тем самым различные виды классификации.

Сокращение времени на обработку документа

Когда в процесс подготовки документов включается несколько человек, в традиционном варианте это происходит долго и утомительно. Системы электронного документооборота позволяют сократить время на передачу документа между участниками до минимума, сохранять промежуточные версии, чтобы можно было восстановить ход подготовки.

Контроль стадии обработки документа

При длительном цикле согласования, ознакомления или совместной подготовки трудно понять, что конкретно происходит с документами и не нужно ли вмешательство для успешного завершения процесса (например, если один из исполнителей занят другими делами или просто забыл об этом деле).

Для решения этой проблемы в СЭД создается электронный лист согласования или ознакомления, который, помимо сохранения всех высказанных мнений, позволяет в любой момент узнать, кто из участников процесса выполнил свою часть работы, а кто — задерживается.

Для автоматического контроля прохождения процесса может быть разработан сценарий согласования, где задается максимальная продолжительность срока согласования каждым из участников, очередность прохождения этапов и варианты поведения системы.

Например, что делать в случае отрицательной визы? Передать следующему участнику или прекратить согласование? Или передать дальше с уведомлением инициатора?

Ситуаций много. Если они часто повторяются, можно заранее подготовить шаблон сценария и при старте каждого нового согласования использовать его, внося лишь незначительные коррективы.

Накопление данных об информационных потоках

СЭД позволяет начинать работу в ней при отсутствии формализованных процессов. Сотрудники продолжают работать, как привыкли, документы проходят свои маршруты. Но все действия фиксируются и могут быть рассортированы и проанализированы. Тогда можно говорить об оптимальности существующих процессов, или необходимости улучшения, или глобального реинжиниринга. Это существенно расширяет возможности руководителя.

Создание "Библиотек документов" с регулярным их обновлением Деятельность любой организации подразумевает наличие большого количества нормативно-справочной информации, которая подвергается регулярному обновлению. Хранение ее в бумажном варианте достаточно неудобно, так как за обновление документа отвечает один человек, который обычно его и хранит, а все остальные пользуются копиями. И всякий раз нельзя быть до конца уверенным, что имеющаяся копия — действующая.

Создание электронных библиотек документов позволяет решить проблему централизованного хранения всех нужных документов с поддержкой актуальности и простоты доступа к информации, причем каждый сотрудник видит только те документы, которые нужны ему для работы.

В настоящее время регламенты и инструкции — необходимая часть менеджмента качества. Хранение их в СЭД позволяет сделать работу с ними быстрым и удобным делом, что, в свою очередь, позволяет обеспечить соответствие работы сотрудников организации существующим правилам, нормам, регламентам и законам.

Обеспечение мобильности работы

Современные СЭД обеспечивают работу через Интернет, использование веб-технологий и возможность работы через подключение с карманного компьютера.

Создание атмосферы дружественности и общего информационного пространства СЭД позволяет использовать делопроизводственную инфраструктуру как среду коммуникаций и коллективной работы с информационными ресурсами, а средства контроля — как методы самоконтроля. Все за­висит от постановки целей использования СЭД.

Повышение эффективности управления и надежности принимаемых решений за счет полноты предоставляемых сведений

Основная задача информационных систем — сбор данных для при­нятия управленческих решений. Использование СЭД позволяет организовать обратную связь в управлении:

• инициация основной деятельности;
• работа по ее осуществлению;
• сбор данных о результатах;
• сравнение с установленными критериями;
• выработка корректирующего воздействия при наличии отклонений;
• составление планов внесения изменений в основную деятельность;

• контроль выполнения запланированного.

Цель грамотно выстроенной системы менеджмента — это управле­ние по отклонениям, когда система сообщает о необходимости вмешательства только в том случае, когда результат деятельности не соответствует изначально заданным параметрам. При грамотно выстроенном комплексе информационных систем они становятся информационным капиталом, который в современную эпоху ИТ является таким же ресурсом, как сырье, материалы и человеческий труд.