Система электронного документооборота как инструмент для эффективного управления компанией

Многие активно развивающиеся компании сталкиваются с кризисом управления. Одним из главных факторов снижения эффективности управления, как правило, сопутствующих развитию компании, является рост штата, что приводит к увеличению объектов управления при сохранении количества менеджеров-управленцев. В этом случае подход ситуативного управления, когда проблемы решаются по мере их поступления, перестает работать, так как управленцы оказываются «завалены» все возрастающим потоком задач. Очевидным следствием описанной проблемы являются ситуации несоответствия роста оборота и прибыли. Критическим количеством сотрудников, при котором начинает падать управляемость, является среднее число персонала в 50-60 человек, причем чем более творческой является основная деятельность компании, тем ниже это число. Так, у компании веб-дизайнеров эта цифра падает до 15-20, тогда как на предприятии пищевой промышленности, к примеру в цеху по производству замороженных полуфабрикатов, может доходить до 80-100.

Руководство четко осознает потребность в том, что нужно что-то изменить, но зачастую сталкивается с незнанием, что именно нужно менять. Менять же, собственно, особо ничего и не требуется, достаточно просто проанализировать и выделить в отдельные группы основные процессы организации и прописать их заранее, то есть стандартизировать некоторый набор типовых управленческих решений, возникающих при выполнении устойчивых последовательностей работ. Этот процесс называется регламентацией деятельности, а его подготовка, внедрение, контроль исполнения и актуализация приводят к регулярному менеджменту. В некоторых организациях всю совокупность возникающих при этом управляющих документов называют административной книгой, общим регламентом или системой корпоративных стандартов. При условии дальнейшего роста компании она сталкивается с засильем бумаг, в результате чего возникает необходимость во внедрении системы электронного документооборота, которая должна помочь разрядить возникшую напряженность.

В этом случае возникает следующий вопрос: как соединить в одной системе электронного документооборота (СЭД), с одной стороны, уже разработанную и, главное, работающую документальную поддержку регулярного менеджмента, то есть все эти регламенты, положения, инструкции, выписки и так далее и, с другой стороны, стандартные, автоматизированные системой процессы делопроизводства. Что это должна быть за система, каким функционалом она должна обладать для поддержания основных процессов системы регулярного менеджмента? Рассмотрим ситуацию подробнее.

Основные документы регулярного менеджмента

Итак, исходя из динамики воздействия документов регулярного менеджмента на рабочий процесс их условно можно разделить на две группы:

• первая группа описывает некоторую сложившуюся статическую ситуацию;
  
• ко второй можно отнести непосредственно описания процессов, то есть порядок проведения работ.
  

К документам первой группы относятся разнообразные положения и инструкции, ко второй группе относятся, к примеру, регламенты.

В идеальном случае всю деятельность компании можно описать некоторым набором регламентирующих документов (его размер зависит от штата, сложности процессов и количества направлений деятельности), во главе которых будет находиться так называемый общий регламент — основной ссылочный документ, описывающий организационную структуру и направления деятельности организации и содержащий множественные ссылки на все остальные управляющие документы.

В обязательном порядке такие документы должны четко соответствовать фактическим устойчивым процессам организации. Для обеспечения этого требования в документе должны быть определены следующие положения:

• ответственное должностное лицо (а, возможно, и несколько, но с различными зонами ответственности), которое принимает решение о соответствии документа некоему состоянию либо устойчивому процессу и инициирующее его разработку, а также внесение изменений;
  
• лицо, ответственное за внесение изменений в установленный срок;
  
• лицо, осуществляющее контроль его исполнения и при необходимости имеющее право ходатайствовать о наложении мер дисциплинарного воздействия на работников-нарушителей;
  
• срок действия, порядок анализа актуальности и внесения изменений.
  

Даже указанные аспекты позволяют на начальном этапе четко сформулировать требования к системе электронного документооборота и, соответственно, определить возможность внедрения той или иной СЭД в зависимости от ее способности поддерживать систему регулярного менеджмента организации.

Поддержка регулярного менеджмента системой электронного документооборота

Так какой же должна быть система электронного документооборота и что она должна уметь для того, чтобы не потерять весь тот управленческий функционал, который заложен в системе регулярного менеджмента?

Во-первых, она, безусловно, должна иметь возможность хранения указанных документов, причем не только в текстовом виде, но и в виде отсканированных образов страниц.

Во-вторых, она должна иметь возможность управления правами доступа к этим документам, ограничивая возможность их изменения, добавления, удаления и прочтения лишь уполномоченными сотрудниками.

В-третьих, система должна иметь возможность управлять актуальностью документов, обеспечивая прием заявок на внесение изменений, а также своевременную инициацию процедуры пересмотра документа, которая производится, к примеру, за месяц до истечения его срока действия.

В-четвертых, система должна уметь осуществлять рассылку ответственным должностным лицам организации о важных для них приближающихся событиях.

И, в-пятых, она должна обеспечивать представление административной книги в такой форме, в которой последняя была бы удобна и для ознакомления с экрана (включая гиперссылки на другие документы книги), и для распечатки, так как многие документы, имеющие отношение к кадровому делопроизводству, например должностные инструкции, требуют обязательного ознакомления работника под роспись.

Система менеджмента качества ISO 9000

Рано или поздно любая компания начинает задумываться о создании и внедрении системы менеджмента качества (СМК) и её сертификации по российским либо международным стандартам. Предпосылок для этого великое множество: с одной стороны, это участие в тендерах федеральных и окружных организаций. С другой - внедрение СМК позволяет проложить стратегический путь развития организации, сориентировав ее на потребителя, что, безусловно, обеспечит такой организации дальнейшее развитие, позволив ей не отступать от основной бизнес-идеи. В любом случае система менеджмента качества организации управляется структурой документационного обеспечения. При этом требования, налагаемые на управляющие документы, очень сходны с требованиями, которые уже до этого накладывались внедрением регулярного менеджмента. Рассматривая вопрос взаимодействия системы электронного документооборота с поддержкой комплекса корпоративных стандартов с одной стороны и СМК с другой, мы видим, что уже описанная нами СЭД прекрасно уживается и поддерживает функционал менеджмента качества в рамках управления его документационным обеспечением. Таким образом, рассмотренная нами система уже по определению готова к решению руководства организации внедрить СМК и способна поддержать управление документами.

Результаты внедрения СЭД, поддерживающей регулярный менеджмент

Каковы же должны быть результаты в случае, если система электронного документооборота адаптирована под регулярный менеджмент организации?

Во-первых, эта система будет рассчитана на развивающуюся организацию, которая планирует находиться на рынке еще продолжительное время. Таким образом, состояние этой системы сможет четко определить положение организации в её жизненном цикле, позволив тем самым её руководителям принимать очень взвешенные стратегические решения, касающиеся дальнейшего пути развития.

Во-вторых, будучи внедренной, система будет сделана «на вырост», то есть она будет поддерживать систему документационного обеспечения управления (ДОУ) еще очень продолжительное время, и единожды вложенные в ее приобретение и внедрение средства многократно окупятся.

В-третьих, она позволит обеспечить функционирование системы регулярного менеджмента, которая, в свою очередь, обеспечит высвобождение управленческого ресурса для выработки более важных для организации решений, переложив «текучку» на корпоративные стандарты. И даже в простейшем случае снимет значительную нагрузку с ответственных работников по поддержанию административной книги в актуальном состоянии.

Таким образом, внедрение системы регулярного менеджмента, а в дальнейшем и его автоматизация посредством системы электронного документооборота является не столько единичной задачей, сколько мощным инструментом управления компанией, который обеспечит не только её выживание на рынке, но и, безусловно, откроет новый горизонт развития, так как позволит при стандартизации уже имеющихся процессов выделить значительный управленческий ресурс для определения стратегии и выбора путей ее достижения.