Система электронного документооборота как инструмент управления

Система электронного документооборота может стать эффективным управленческим инструментом для любой средней или крупной компании, если ее внедрение проводится как комплексное мероприятие, состоящее из организационных, административных и технических мер, направленных, прежде всего, на оптимизацию и повышение прозрачности существующих бизнес-процессов. В настоящей статье рассматриваются принципы и подходы внедрения системы электронного документооборота (или системы документационного обеспечения управления) в ОАО "РТКомм.РУ". Все примеры основаны на использовании системы CompanyMedia 3.x, разработан­ной компанией "ИнтерТраст".

Нормативная база

Документооборот или, правильнее, документационное обеспечение управления (ДОУ) - одна из тех областей автоматизации, которые тщательно регламентированы стандартами и нормативами на государственном уровне, так же как, например, бухгалтерский и налоговый учет. Это существенно облегчает постановочную часть практически любого проекта внедрения такой системы, особенно если речь идет о крупных организациях, обязанных так или иначе соблюдать стандарты ДОУ.

Основными стандартами, регламентирующими принципы построения ДОУ на территории РФ, являются:

• ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

• ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Помимо этих стандартов существует ряд законодательных актов и нормативных документов, регулирующих те или иные аспекты ДОУ, среди которых можно выделить следующие:

• Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (принят Го­сударственной думой 13 декабря 2001 г.);

• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 г. № 68);

• Федеральный закон от 4 июля-1996 г. № 85-ФЗ "Об участии в международном информационном обмене" (принят Государст­венной думой 5 июня 1996 г.);

• Федеральный закон от 20 февра­ля 1995 г. № 24-ФЗ "Об информа­ции, информатизации и защите информации" (принят Государственной думой 25 января 1995 г.);

• Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (документ разработан ВНИИДАД и одобрен коллегией Главархива СССР 27.04.88, Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33). Этот перечень документов показывает, что вопрос о том, как именно организовывать процессы документооборота, к настоящему времени проработан уже достаточно детально (причем именно в управленческом аспекте!), что позволяет в процессе внедрения подобной системы сосредоточиться на специфических для организации деталях.

Процессы делопроизводства

В ОАО "РТКомм.РУ" был ис­пользован достаточно простой и в то же время эффективно работающий при поэтапном внедрении сис­темы принцип: процессы делопроизводства компании были разбиты на группы в соответствии с типами документов. В результате были выделены следующие группы процессов:

• работа с входящими документами;

• работа с исходящими документами;

• работа с организационно-распорядительными документами;

• работа с договорами;

• работа с внутренними документами.

Таким образом, можно было вводить автоматизацию постепенно, охватывая все большие участки корпоративного документооборота. Это позволяло нам внимательно контролировать процесс внедрения и оперативно вносить необходимые корректировки, сосредотачиваясь на особенностях определенных типов документов.

К примеру, работа с входящими документами (самый первый этап внедрения системы) заключается в том, что секретарь, получая документ (практически все входящие до­кументы приходят в организацию в бумажном виде), сканирует его, раз­мещает в системе электронный оригинал и регистрирует документ в журнале регистрации, присваивая ему номер. При такой схеме бумажный оригинал отправляется в архив сразу после регистрации электронного, и в дальнейшем организация работает только с электронным документом. После того как документ попадает к адресату (для официальных писем это чаще всего представители высшего руководства компании), на него в электронном виде накладывается резолюция, в соответствии с которой документ автоматически поступает к исполнителю.

Работа с исходящими документами в системе электронного документооборота представляет собой обратную последовательность: вначале формируется электронный оригинал документа, проходит процесс его согласования, затем он подписывается, регистрируется и только после завершения этого процесса появляется в бумажном виде, получает печати, подписи и прочие атрибуты, необходимые для его передачи в стороннюю организацию.

Организационно-распорядительные документы в системе готовятся, как правило, ответственными исполнителями и так же, как исходящие документы, проходят последовательно процессы согласования, подписи и регистрации, после чего публикуются в электронном виде для ознакомления. Работа с договорными документами построена таким образом, чтобы иметь возможность работать как с оригиналами, созданными внутри компании, так и с поступившими извне документами. В первом случае процесс в целом аналогичен работе с исходящими документами - договор проходит согласование и визирование в соответствии с принятой в компании процедурой, после чего поступает на подпись второй стороне в бумажном виде с подписями и печатями. Во втором случае документ сканируется, электронный оригинал проходит все стандартные этапы согласования, после чего на выходе подпись и печать ставится на бумажный оригинал, который хранится у секретарей до завершения процесса согласования. Работа с внутренними документами отличается от всего остального тем, что вообще исключает использование бумажной копии (в отдельных случаях бумажная копия может создаваться для руководителей, которым удобнее согласовывать бумажный документ, но согласующая виза затем в любом случае переносится в электронный оригинал).

Важно подчеркнуть следующую особенность промышленной системы электронного документооборота: все вышеуказанные процессы происходят единообразно, то есть такие стадии, как согласование, визирование, наложение резолюций, исполнение резолюций, одинаковы для любых типов документов в системе. Более того, на любой стадии каждый из участников процесса документооборота может контролировать состояние документа - видеть, у кого он находится, в каком статусе, прошел ли срок выполнения следующего действия и т.д.

Система электронного документооборота CompanyMedia позволяет создавать поручения (как самостоятельные объекты, по документам, по наложенным резолюциям) и контролировать исполнение этих поручений различным образом. Контроль исполнения резолюций по документам в системе организован аналогично контролю исполнения поручений, и, таким образом, контроль исполнения представляет собой единый механизм.

Система предоставляет менеджерам и сотрудникам унифицированный набор средств, позволяющих в реальном времени отслеживать состояние различных процессов и реализацию задач в организации в их документарном разрезе, то есть путем обмена документами и контроля их статусов.

Документы, с которыми ведется работа в системе, с течением времени формируют электронный архив. Помимо свойственных архиву функций он может служить базой знаний организации. Электронный архив, как правило, предоставляет возможность сквозного поиска по атрибутам и тексту документов, причем в промышленных системах поддерживаются все распространенные форматы документов, включая Microsoft Office, Adobe Acrobat и др.

Процедуры согласования и визирования

Процедуры согласования и визирования документов в крупной организации, как правило, занимают значительную часть рабочего времени и в случае отсутствия сквозных инструментов контроля могут стать причиной существенного снижения эффективности управления из-за низкой скорости прохождения информации и соответственно принятия решений.

Согласование большого объема документов в бумажном виде, как правило, занимает много времени, и достаточно сложно контролируется - нужны многочисленные журналы регистрации и передачи документов, качественно выстроенная служба делопроизводства, которая в состоянии отслеживать документарные потоки внутри организации. Система электронного документооборота за счет встроенных механизмов согласования и контроля позволяет сделать все эти процессы полностью прозрачными. Приведем несколько примеров:

• сотрудник, отправив на согласование проект служебной записки, может в любой момент времени узнать, у кого из участников согласования документ находится в данный момент;

• руководитель подразделения, назначающий поручения сотрудникам, всегда может в различных разрезах отслеживать их исполнение;

• система автоматических уведомлений позволяет своевременно оповещать сотрудников о назначении поручений, новых резолюциях, истечении сроков исполнения, а также других значимых с точки зрения управления событиях.

Благодаря этому значительно повышается внутренняя управляемость компании, так как менеджеры могут в реальном времени контролировать прохождение тех или иных документов, а также исполнение поручений.

Возможность электронного визирования документов существенно сокращает объем рутинных операций при их подготовке. В бумажном варианте эта процедура включает в себя сбор всех согласующих подписей на листе согласования, что в крупной территориально распределенной компании может занимать от одного рабочего дня до одной недели (в зависимости от масштаба компании и внутренней сложности процессов согласования), а иногда и больше. При использовании системы электронного документооборота эта работа выполняется одновременно с согласованием документа.

Контроль и отчетность

Построение отчетов в различных аналитических срезах - традиционный управленческий инструмент, позволяющий анализировать текущую ситуацию в необходимых менеджеру параметрах. Любая промышленная система электронного документооборота обладает развитыми средствами для генерации различных отчетов, которые отражают текущее состояние по документам, резолюциям, поручениям и другим необходимым данным.

Другое назначение систем построения отчетов - создание на основе данных в автоматизированных системах различных документов, которые стандартизированы в качестве официальных.

В системе электронного документооборота ОАО "РТКомм.РУ" реализованы следующие отчеты:

• журнал учета внутренней переписки;

• перечень документов, находящихся на исполнении;

• справка об исполнении документов;

• журнал договоров;

• журнал учета исходящей корреспонденции;

• журнал учета организационнораспорядительных документов;

• сводка неисполненных контрольных поручений.

Это лишь некоторые из возможностей, предоставляемых в рамках промышленной системы электронного документооборота.

Потенциально имеющиеся в системе данные позволяют строить отчеты, отражающие различные показатели качества и эффективности работы структур компании, в частности: по скорости прохождения различных документов по подразделениям и сотрудникам; по времени нахождения документов на согласовании; по своевременности исполнения поручений и резолюций различными подразделениями.

Практически любую информацию, касающуюся эффективности внутреннего взаимодействия подразделений компании в документарном разрезе, можно получить в виде отчета из системы электронного документооборота.

Практика внедрения

Для внедрения системы электронного документооборота в ОАО "РТКомм.РУ" была выбрана "концентрическая" тактика, позволяющая поэтапно охватывать все больший круг пользователей, вплоть до "растягивания" системы до масштаба компании в целом. Это позволило на каждом этапе внедрения детально прорабатывать проблемы и пожелания различных групп пользователей и вносить коррективы в дальнейшие планы по проекту.

Другим измерением, по которому шел отсчет внедрения, были выбраны цепочки прохождения документов в организации - сформировавшиеся и относительно стабильные маршруты, определяющие жизненный цикл документов. Последовательно автоматизируя "звенья" таких цепочек, мы получали в качестве обратной связи информацию о том, каким образом нам необходимо корректировать систему, чтобы она в максимальной степени соответствовала нуждам пользователей.

Внедрение промышленной системы электронного документооборота требует максимальной отдачи от всех участников процесса внедрения. Прежде всего, это касается высшего руководства компании, без активного участия которого реализовать проект такого рода невозможно, так как при внедрении системы ЭДО происходит серьезная перестройка внутренних процессов компании.

Специалисты, ведущие внедрение (в большинстве случаев из IT-подразделения), должны проявлять максимум внимания к реальным потребностям пользователей и в буквальном смысле слова сопровождать перевод работы с документами в систему на ключевых участках, помогая сотрудникам выполнять привычные функции с использованием новых технологических инструментов.

Для того чтобы обеспечить возможность электронного согласования и визирования, организация должна (помимо собственно внедрения автоматизированной системы) принять ряд административных мер, в частности: признать, что внутри компании электронная подпись и подпись на бумажном носителе имеют одинаковую юридическую силу; по завершении внедрения технологического комплекса запретить согласование документов в бумажном виде.

Реализация этих или подобных мер административного характера в случае корректного выбора платформы документооборота и тщательно проведенного процесса внедрения позволит закрепить успех и превратить систему электронного документооборота в эффективно работающий инструмент управления, позволяющий компании выйти на качественно новый уровень.

Оценка эффективности внедрения системы электронного документооборота

Традиционно считается, что точно оценить экономическую эффективность внедрения той или иной информационной системы достаточно сложно, так как используемые для подобной оценки входные параметры практически во всех случаях можно оспорить.

Для удобства при произведении оценок такого рода экономические выгоды делят на три категории: прямые выгоды, выгоды за счет экономии рабочих ресурсов, косвенные выгоды.

Для системы электронного документооборота прямые выгоды, как правило, несущественны, а косвенные достаточно трудно оценить, так как внедрение системы влияет главным образом на прозрачность управления и скорость принятия решений, что в экономическом смысле выражается в увеличении оборачиваемости капитала. Мы не задавались целью провести детальный анализ такого рода и примерно оценили только эффект за счет экономии рабочего времени.

За основу была взята рассчитанная финансовыми службами средняя стоимость рабочего часа одного сотрудника в компании. Если принять, что экономия времени за счет использования средств электронного документооборота составляет в среднем 20 мин. в день на сотрудника (мы исходили именно из этой оценки), то предполагаемый экономический эффект от внедрения системы в крупной компании может составить порядка 200—300 тыс. долл. в год при условии внедрения системы на 250—300 рабочих мест. Необходимо подчеркнуть, что такая оценка весьма условна, поскольку посчитать точную экономию рабочего времени затруднительно. Тем не менее, эта цифра дает общее представление о той выгоде, которую может получить компания при качественном внедрении системы электронного документооборота.