Система электронного документооборота: предпосылки внедрения, определение, основные функции, выгоды от внедрения

В последнее время нам все чаще можно услышать или прочитать, что та или иная компания установила у себя систему электронного документооборота. Что же такое система электронного документооборота (СЭД)? Какими функциями обладает подобного рода программное обеспечение? Какие выгоды дает внедрение СЭД? Как выбрать наиболее подходящую для своей компании систему? Какие трудности могут при этом и в дальнейшем возникнуть и как с ними справиться? Как установить у себя на предприятии СЭД? Ответить на все эти и многие другие вопросы мы постараемся в данной рубрике. Надеемся, что это поможет вам сориентироваться в широком спектре предлагаемых сегодня программных решений и выбрать именно то, которое упростит вашу работу и сделает ее более эффективной.

Зачем нужно автоматизировать документооборот?

Основной метод управления в настоящее время - документационный. Документы выступают как универсальный инструмент управления, обеспечивают взаимодействие между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками, партнерами, клиентами и вышестоящими организациями.
При этом для построения правильной стратегии взаимодействия необходима полная история отношений сторон, в нем участвующих, что достигается путем документирования деятельности.
Документирование деятельности, в частности, помогает, избежать таких, например, ситуаций, как описанная ниже.

Клиент звонит исполнителю и начинает пенять:
— Вам было дано задание, а вы его не выполнили!
Исполнитель пытается возразить:
— Вы же отменили это задание. Клиент еще больше раскаляется:
— Как же так? Я же помню, что не отменял! - а сам между тем вспоминает, что, и правда, выполнение задания было перенесено на более поздние сроки.

А ведь в динамично развивающейся компании в день могут отдаваться тысячи распоряжений: как сторонним организациям (исполнителям, партнерам), так и своим сотрудникам; клиенты компании также могут давать какие-то поручения ее сотрудникам. Поэтому современные руководители знают, что нужно документировать, что делать, и делать только то, что задокументировано. Сегодня многие даже стараются придерживаться такого принципа, как: "Если управленческое решение не задокументировано, его не существует".

Документирование деятельности позволяет качественно улучшить процессы управления, потому что повышает сохранность информации, преемственность при ее передаче, возможность контролировать исполнение задокументированных решений (а не просто достигнутых устно договоренностей).

Но при дальнейшем росте объемов деятельности возникает парадокс - работа с документами требует все больше ресурсов и начинает замедлять скорость работы организации, а также, что очень важно, - скорость принятия управленческих решений.

Огромный массив бумажных и электронных документов приводит к тому, что в них все труднее становится ориентироваться, сложнее оперативно найти необходимый документ, понять, у кого тот или иной документ находится, и уж тем более сложно определить, на какой он стадии работы: просмотрен ли, согласован, завизирован.

Один из способов решения проблемы - использование специального программного обеспечения - систем электронного документооборота (СЭД).

Что такое система электронного документооборота?

Термин "электронный документооборот", или "система электронного документооборота", является сугубо российским определением, широко звучащим на различных выставках, в статьях, в рекламных материалах и даже в самом современном документе - в Федеральной целевой программе "Электронная Россия". Хотелось бы сказать, что системы делопроизводства и документооборота - это не просто тонкая игра слов. Технологии электронного делопроизводства и электронного документооборота являются разными типами систем, поддерживающих и автоматизирующих работу с документоориентированной управленческой информацией.

Дадим формальные определения для систем делопроизводства и документооборота. В качестве рабочего варианта можно дать следующие определения.

Системы электронного делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.

Системы электронного документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.

Если основным назначением систем делопроизводства является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий (например, "Документ принят к исполнению", "Документ передан на исполнение конкретному сотруднику", "На документ дан соответствующий ответ" и т. д.) в соответствии с принятыми правилами, то системы документооборота не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами.

С точки зрения пользователей систем автоматизации можно сказать, что пользователями систем автоматизации делопроизводства являются сотрудники таких структурных подразделений компании, как управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы, экспедиции (10-15% сотрудников организации). Пользователями систем, автоматизирующих деловые процессы, связанные с документами (например, работа с "обращениями граждан", договорами, подготовка заседаний и др.), являются отдельные сотрудники многих подразделений, вовлеченных в какой-то общий деловой процесс (40-50% сотрудников организации), Пользователями систем электронного документооборота являются практически все сотрудники из всех подразделений организации (до 80% сотрудников компании).

Приведу следующую классификацию систем автоматизации:

• системы автоматизации делопроизводства;
• системы автоматизации деловых процессов, связанных с документами;

• системы коллективной работы и уп­равления электронными документами (СЭД).

Кроме того, выделяют системы управления потоками работ (Workflow-системы), системы управления и доступа к информации (порталы).

При этом отмечу, что отечественные системы автоматизации лучше в сравнении с иностранными учитывают отечественную специфику и традиции работы с бумажными документами.

Основные требования, которым должны удовлетворять современные СЭД

По мнению ведущих зарубежных и российских аналитиков, современные системы электронного документооборота должны обладать следующими характеристиками:

• масштабируемость системы (подключение к ней дополнительных подсистем, новых рабочих мест), ее надежность и управляемость;
• поддержка различных программно-аппаратных платформ (мультиплатформенность);
• гибкость управления доступом ко всему спектру документов;
• возможность обеспечения мгновенного доступа к документам через веб-браузеры, настольные приложения;
• интегрируемость с другими информационными системами;
• доступность широкого спектра дополнительных технологий автоматизации для реализации в будущем новых задач;
• наличие нескольких типов интерфейсов рабочих мест, отражающих специфику работы с информацией и данными разных категорий пользователей системы ЭДО в зависимости от их функциональной роли в ЭДО;

• наличие механизмов создания юридически значимого электронного документооборота.

Что могут системы электронного документооборота?

Современная система электронного документооборота должна не только автоматизировать делопроизводство, но и обеспечивать возможность коллективной работы с документами (включая их подготовку, согласование, размещение в нужных папках электронного хранилища с общим доступом или регулируемым доступом), управления потоками работ, защиты информации, управления контентом/документами, унифицированного доступа к информации (портал).

В системах электронного документооборота можно осуществлять весь цикл работы с документами: создавать, редактировать, пересылать, ознакомляться, согласовывать, создавать поручения по документам, контролировать их исполнение, подписывать документы (с помощью электронно-цифровой подписи), регистрировать, сдавать в архив, хранить (причем в разных форматах: текстовом, графическом) в течение заданного периода, уничтожать и др.

Опишу лишь некоторые возможности современных СЭД, но уже и они играют важную роль в обеспечении эффективного делопроизводства и документооборота, значительно упрощая работу секретаря. Как это происходит?

Предположим, пришел входящий документ. Он регистрируется (секретарем, делопроизводителем) в специальной базе данных (в этом случае - "Входящие"): в базе данных создается регистрационная карточка, к ней прикрепляется электронный образ документа (отсканированный или созданный в любом офисном приложении). После этого документ направляется сотруднику.

Если бы в компании не была установлена СЭД, то бумажный документ мог бы путешествовать по офису из папки в папку (или отсканированный его образ по внутренней электронной почте) несколько дней. В случае же регистрации документа в системе электронный его образ попадает к своему адресату практически мгновенно, так как при работе в СЭД передавать и даже пересылать документ не надо: при его регистрации адресат автоматически получает уведомление о новом документе и доступ к нему со своего компьютера.

При этом все документы организации (входящие, исходящие, внутренние, организационно-распорядительные) хранятся в системе в виде иерархии "папок" (с возможностью отнесения одного документа к нескольким папкам), а физически - на сервере. В "папку" помещается не сам документ, а ссылка на него, поэтому документ можно поместить в любое количество папок, обеспечивая самые разные возможности классификации. Например, можно создать специализированные тематические подборки, не изымая документы из фонда общего хранения, так и организовывать "личные папки" для хранения документов, нужных конкретному сотруднику при текущей работе.

Например, группировать и сортировать документы можно, используя следующие методы:

• хронологический;
• предметно-вопросный, или логический;
• алфавитный;
• нумерационный;
• номинальный (когда группируются документы одного вида - акты, справки и т. д.);
• корреспондентский и географический.

Как правило, в основе формирования дел лежит сочетание нескольких признаков. СЭД дает возможность выбрать из всего обилия документов группу, отвечающую определенным признакам - по виду документа, затрагиваемому вопросу, источнику или периоду поступления. Регистрация и хранение документов, как это организовано в СЭД, обеспечивают возможность учета и сохранности документов, быстрого их поиска.

Когда исполнитель получает документ, он может начать работу с ним: отредактировать, исполнить и др. При этом может прикрепить к карточке исходного документа все другие, появившиеся в ходе работы над ним. Также, работая в системе, исполнитель может отчитаться о работе своему начальству.

Хранение документов в виде иерархии папок позволяет облегчить и ускорить исполнение такой задачи, как "информационная поддержка принятия решения". Главная задача секретаря в этом процессе - подготовка информации для принятия решения руководителем.

Алгоритм принятия решения универсален:

• сбор информации и ее анализ с точки зрения поставленной задачи;
• определение возможных вариантов решения;
• анализ возможных результатов и последствий;
• выбор варианта решения;
• сообщение о решении заинтересованным сторонам;
• действие согласно принятому решению;
• получение обратной связи от всех вовлеченных сторон для оценки эффективности принятого решения;
• анализ итогов и выводы на будущее.

Один из самых трудоемких этапов - сбор информации, при проведении которого необходимо быстро сориентироваться в большом объеме писем, приказов, служебных записок, должностных инструкций и других документов. Четкая классификация по папкам, визуализация связей между документами позволяют лучше ориентироваться в хранящейся информации и быстрее найти необходимый документ. Для этого в СЭД есть также специальные поисковые механизмы, позволяющие найти документ по реквизитам, термину или набору слов.

Принятие решения предполагает подготовку документа. Если в этом процессе участвуют несколько человек, при традиционных способах подготовки и передачи документов это может затянуться надолго. Одна из задач секретаря - помощь своему руководителю и другим сотрудникам в организации быстрой и качественной подготовки документов. Чем может помочь СЭД? Наличие функций организации совместной подготовки и согласования документов в СЭД позволяет быстро передать проект документа всем заинтересованным сторонам, собрать сделанные замечания, сформировать новый вариант документа, сделать это необходимое число раз в достаточно небольшой отрезок времени. В процессе подготовки можно сохранять в системе все промежуточные версии документа. Если процесс подготовки затягивается, первый вопрос, который возникает, - "Где документ сейчас?". СЭД дает возможность четко контролировать каждую стадию подготовки документа, сроки ее прохождения и узнать, что в данный момент с документом происходит и кто с ним работает.

Когда наступает время выполнять принятые решения, СЭД позволяет быстро и точно передать исполнителям всю информацию, необходимую им для работы, и получить обратную связь от всех сторон, вовлеченных в конкретное дело. Если эта "сторона" сидит в соседней комнате, обратную связь можно получить и за чашкой чая в перерыве. А если заинтересованные стороны находятся за сотни и тысячи километров? И "сторон" - не одна, и не две, и даже не десяток? И документ, по которому нужно отслеживать ход исполнения, - тоже далеко не один?

Технология работы СЭД, когда документы не передаются физически, а предоставляется доступ к документам, хранящимся на сервере, позволяет организовать работу сотрудников территориально-распределенной компании в едином информационном пространстве, когда удаленность отдельных пользователей перестает влиять на скорость работы с документами.

Одним из важных следствий при вводе СЭД является повышение ответственности за исполнение служебных обязанностей. Забывчивость сотрудников - как ее побороть? Увещевания и даже дисциплинарные меры помогают слабо и на короткое время. С этой задачей может справиться только бесстрастная компьютерная система. При работе с СЭД для выдачи поручения совсем необязательно вызывать подчиненного (кроме случаев, конечно, когда помимо поручения еще нужно сделать внушение, поругать или похвалить).

Например, начальник хочет, чтобы через месяц был подготовлен план работы. Он создает регистрационную карточку документа "Поручение", пишет текст поручения - "Подготовить план работы", назначает исполнителя и срок выполнения. При сохранении карточки система генерирует извещение исполнителю о назначении его исполнителем по вновь созданному поручению. При приближении сроков рассмотрения генерируется еще одно напоминание - "Наступает срок исполнения документа". Что делает сотрудник? Поручение выполнено, план написан. Как отчитаться перед начальником? При работе в СЭД исполнение проставляется на карточке поручения. При желании можно присоединить файл - тот самый план работы. И начальник, просматривая список выданных поручений, увидит, что его распоряжение действительно выполнено. А если не выполнено, система "выдаст" напоминания исполнителю - что он пропустил срок исполнения, и начальнику - что его распоряжение не выполнено. И напоминания будут приходить, пока поручение не получит статус "Выполнено" или не будет снято с контроля.

Создание в системе электронных библиотек документов позволяет решить проблему централизованного хранения всех нужных документов с поддержкой актуальности и простоты доступа к ним, причем каждый сотрудник видит только те документы, которые ему нужны для работы.

Фактически СЭД можно представить как "коллективный органайзер", в котором можно отследить как текущее состояние дел, наступление сроков исполнения поручений, историю работы с документами, статистику их выполнения.

Итак, что же дает внедрение СЭД?

Системы электронного документооборота были разработаны для облегчения выполнения работ, а также повышения качества и скорости их выполнения.

• повышению эффективности управления компанией за счет подключения к работе в системе всех сотрудников организации (как в головном офисе, так и в филиалах и дочерних компаниях), работающих с документами, строгого контроля соблюдения ими должностных обязанностей, регламентов и процедур, принятых в компании, повышения прозрачности ее документооборота и деловых процессов, ускорения информационных потоков;
• созданию единого информационного пространства, объединяющего сотрудников основной, дочерних и зависимых компаний на уровне общих деловых процессов и систем коллективной работы;
• сокращению времени на прохождение по структурным подразделениям и исполнению управленческих документов, поиск документов, необходимых руководству для принятия управленческих решений, при одновременном повышении качества и надежности решений за счет полноты и своевременности пре­доставляемой информации;
• упрощению получения информации о текущем состоянии документа или делового процесса;
• максимальному сокращению оборота бумажных документов, экономии людских и производственных ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов, удешевлению хранения бумажных документов за счет их хранения в электронном виде;
• введению единого стандарта работы с электронными документами, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов, унификации, формализации и строгой регламентированности технологий делопроизводства, документооборота и бизнес-процессов;

• обеспечению защиты информации от несанкционированного доступа и ликвидации утечки информации, происходящих из-за неупорядоченного хранения больших объемов документации.

При этом эксплуатация СЭД позволяет исключить риски:

• несвоевременной доставки информации;
• невыполнения или несвоевременного выполнения выданных руководством поручений;
• потерь информации при передаче и хранении;
• длительного согласования проектов документов и, соответственно, недопустимо медленного реагирования на изменения внешней бизнес-среды;
• несвоевременного выполнения деловых обязательств;

• внедрения единой корпоративной культуры.

В целом современные системы электронного документооборота предоставляют широкий спектр инструментов автоматизации ведения делопроизводства, управления документооборотом, поддержки бизнес-процессов.