Система электронного документооборота: создавать своими силами, покупать типовую версию системы у компании-разработчика или дорабатывать систему под конкретные особенности предприятия?

Предположим, в компании уже назрела необходимость в системе электронного документооборота (СЭД). Ее руководство осознает, что ситуация с потоками документов принимает угрожающий характер (объемы их запредельно выросли, документы стали чаще теряться, исполнение и контроль распоряжений перестали носить системный характер, сроки работы с документами чрезвычайно увеличились) и единственный выход во избежание возможного коллапса видит во внедрении СЭД. На этом этапе возникает ситуация выбора "какую систему установить в компании: уже зарекомендовавшую себя типовую, разработанную сторонней организацией; типовую, но с некоторыми доработками под особенности конкретной компании; "самописную", то есть созданную силами своих ИТ-специалистов, если, конечно, таковые имеются.

Возможность разработать СЭД самостоятельно выглядит довольно привлекательно в плане экономии материальных средств, да и есть иллюзия, что уж собственные-то сотрудники хорошо знают все проблемы компании и учтут при создании решения. Но кажущаяся выгода от такого выбора может скоро обернуться гораздо большими потерями. Во-первых, разработанная система может не оправдать Ваших надежд и придется расходовать дополнительные средства на ее доработку/разработку с нуля новой системы. Во-вторых, созданная система может быть столь индивидуальной, что это поставит Вас в зависимость от Ваших же собственных разработчиков. В-третьих, необходимость содержать команду квалифицированных и сертифицированных разработчиков СЭД накладна. Поэтому разумно разработку системы электронного документооборота поручить сторонней организации, для которой их создание - профильный бизнес, специалисты которой обладают серьезным опытом работы в этой области, а программные продукты пользуются популярностью и эксплуатируются в различных компаниях, что подтверждает их работоспособность. К тому же, в данном случае появляется возможность предварительно ознакомиться с продуктом, протестировать его, посмотреть, как он работает на других предприятиях.

Если Вы поручаете внедрение системы стороннему разработчику, здесь опять же может быть несколько вариантов развития событий: типовое решение выбрать или, все-таки, доработанное под свои конкретные нужды.

Зачастую выбор типового решения получается менее затратным и более оперативным во внедрении (оперативность является особенно актуальной для крупных корпораций, перед которыми стоит задача с наименьшими временными потерями внедрить систему не только в головном офисе, но и множестве филиалов, находящихся в удаленных регионах). Для типовых программных решений, как правило, уже создана вся необходимая база: готова документация, разработчики имеют богатый опыт внедрения, процесс обучения пользователей поставлен на поток, давно осуществляются поддержка и сопровождение системы, технология их установки на рабочие места и включения в рабочий процесс отработана на прошлых проектах. Следовательно, и рисков внедрения становится гораздо меньше.

Однако может сложиться так, что типовые решения, несмотря на их сегодняшнее разнообразие, не полностью удовлетворяют задачам, предъявленным представителями компании к внедряемой системе. В этом случае возможна доработка стандартно поставляемого решения под нужды конкретной компании. Это может быть и написание дополнительного функционала, и интеграция с существующими на предприятии системами, и др., что вполне осуществимо силами разработчиков СЭД.

С технологической точки зрения у Вас есть разные возможности получить систему с необходимым функционалом. Так, Вы можете купить, например, "конструктор", то есть программный продукт, который предполагает серьезнейшую его настройку до запуска в промышленную эксплуатацию. В ходе настройки пользователям и ИТ-специалистам системы необходимо будет выбрать и настроить те функции, которые нужны в системе. Системы-конструкторы сравнимы, например, с набором материалов и инструментов, из которых можно построить дом, гостиницу, шалаш – то, что Вам необходимо.

На рынке широко представлены также уже готовые системы. При этом Вы можете выбрать именно те уже готовые модули, которые отвечают Вашим потребностям: например, автоматизируют делопроизводство, автоматизируют работу с обращениями граждан и пр. Если система модульная (состоит из нескольких систем, автоматизирующих разные задачи, к примеру, работу с нормативными документами, договорами, кадровой информацией и прочее), Вы можете сначала купить необходимые на данный момент времени модули, а далее, по мере необходимости, докупать другие модули.

Как проходит внедрение системы?

В любом случае, на каком бы программном продукте Вы ни остановились, цикл работ по установке системы на предприятии, как правило, включает следующие необходимые этапы:

• анализ существующего документооборота на предприятии, подготовка отчета и рекомендаций по его оптимизации;
• конфигурирование системы электронного документооборота (создание ее "скелета");
• установка и настройка системы;
• обучение технических специалистов и пользователей работе с ней;
• испытания и сдача системы в эксплуатацию;
• техническое сопровождение системы.

Отметим, что особого внимания требуют вопросы правильной организации взаимодействия Вашей компании с исполнителем проекта внедрения СЭД, ведь на этой почве нередки конфликты, причем трудно однозначно сказать, какая из сторон в них виновата. Так, заказчик, как правило, руководствуется стремлением сэкономить, где это возможно (с его точки зрения). При этом он не очень понимает, что есть работы, экономия на которых (например, обучение персонала, техническое сопровождение системы после запуска ее в промышленную эксплуатацию) в дальнейшем может привести к возникновению рисков, компенсация которых потребует существенного увеличения бюджета проекта. И это непонимание вполне объяснимо, поскольку большинство заказчиков не являются ИТ-специалистами.

Подчеркнем важность этапа формирования технического задания к системе (свод функциональных возможностей и требований, которым должна удовлетворять СЭД), определяющего, какой она будет. Здесь важно мнение разных групп будущих участников документооборота, в частности, руководителей компании и менеджеров среднего звена, а также, несомненно, сотрудников служб ДОУ, секретариатов как одной из категорий специалистов, задействованных в ведении делопроизводства и осуществлении документооборота. На основе их потребностей должны формироваться требования к будущей системе. Требования должны быть заказчиком собраны, проанализированы, структурированы, формализованы и представлены в виде законченного документа. Документа, который должен быть согласован и утвержден как со стороны тех, кто эти требования предъявляет (тем самым они выражают свое согласие с тем, что в документе представлено именно то, что им нужно), так и со стороны тех, кто будет разрабатывать систему (этим они подписываются под тем, что данные требования им понятны, реализуемы и достаточны для разработки системы).

Заметим, что вне зависимости от того, требуется ли доработка стандартного решения или нет, если внедрение масштабное, желательно сначала осуществить пилотный проект (внедрение СЭД на ограниченном количестве рабочих мест/подразделений компании). На нем появится возможность проверить работоспособность системы, отработать основные схемы ее эксплуатации, выявить проблемы, которые могут встретиться при установке системы на всех необходимых рабочих местах, и вовремя решить их.

Итоги и рекомендации

Да, изначально системы автоматизации документооборота создавались компаниями самостоятельно, что понятно, поскольку к началу 90-х гг., когда и начал формироваться спрос на СЭД, российский рынок систем, по сути, только зарождался.

Компании самостоятельно пытались создавать программные продукты, автоматизирующие делопроизводство и документооборот. Уже тогда ими были выявлены основные направления улучшений, по которым велись работы:

• ускорение информационных потоков;
• сокращение непроизводительных затрат;
• изменение корпоративной культуры;
• повышение производительности и прозрачности бизнес-процессов;
• накопление и использование опыта;
• повышение качества управленческих решений.

В дальнейшем заказы на создание СЭД отдавались сторонним разработчикам (знакомым программистам или известным командам), также рассматривались походящие программные решения у зарубежных коллег.

Постепенно начали появляться компании, специализирующиеся на создании программного обеспечения, предназначенного для работы с документами. Со временем компании-производители СЭД добились высокого качества своих разработок.

Сегодня рынок систем электронного документооборота высоко развит, а программных решений в этой области насчитывается несколько десятков, что обеспечивает Вам широкий выбор систем.

На сегодняшний день существует несколько вариантов установки системы электронного документооборота. Компании с не очень крупными документопотоками, у которых потребности в автоматизации документооборота не слишком велики, могут воспользоваться собственными разработками в том случае, если у них имеются команды высококвалифицированных разработчиков. Но если на рынке есть системы начального уровня, способные удовлетворить существующие потребности, то они, как правило, оказываются дешевле новой разработки. Компаниям среднего размера стоит обратить внимание на типовые решения, предлагаемые рынком. Наверняка их можно сконфигурировать в соответствии с потребностями компании в документообороте, или приобрести именно те модули, которые необходимы для эффективной работы. Наконец, для крупных компаний, в особенности территориально-распределенных холдингов, требуются не просто типовые решения, но такие системы, которые в случае необходимости можно будет доработать под специфику этих предприятий.

Остается только пожелать Вам успехов!