Система электронного документооборота: справочник на все случаи жизни

Систему электронного документооборота (СЭД) принято рассматривать как систему автоматизации работы с разными видами документов. В соответствии с принятыми в организации правилами она позволяет зарегистрировать документ, отправить его на ознакомление, получить резолюцию руководителя и успешно отследить появление отметки о выполнении в истории работы с документом, прикрепленной к его регистрационно-контрольной карточке. А что делать, если сотрудник только приступил к выполнению своих должностных обязанностей, и еще не очень четко знает, какие именно документы, куда и кому надо направить? А если от этого еще и зависит результат его испытательного срока, повышения или перевод на более высокооплачиваемую работу?

Помочь адаптироваться в компании новичкам, повысить качество работы сотрудников или сориентировать их в быстроизменяющихся условиях работы - для всего этого можно использовать встроенные средства СЭД, причем стандартные возможности настройки документооборота.

Прежде всего это использование шаблонов, которые позволяют не только избежать появления ошибок при составлении документов, но и существенно упрощают процедуры их обработки. Достаточно выбрать тип документа и возможность его регистрации "по шаблону" в базе, как созданная при этом контрольная карточка уже будет содержать предварительно заполненные поля формы с введенными данными: где регистрируется такой тип документов, кому он отправляется на подпись, кто является ответственным за выполнение, в какие сроки и т.д. В некоторых системах в таких случаях к карточкам автоматически или с возможностью выбора прикрепляется шаблон самого документа с незаполненными реквизитами контрагента. Сотруднику останется только внести данные и сохранить документ, а система сама по информации из шаблона отправит его на следующие этапы цикла обработки.

Такой функционал реализуется в СЭД с помощью механизма различных справочников и классификаторов, из информации которых как из частей конструктора собирается тот или иной шаблон действий. И чем подробнее в организации определены и описаны используемые типы документов и порядок их обработки, тем большее количество узкоспециальных шаблонов обработки можно применять. Хотите подготовить договор поставки и отправить его заказчику? Выбираете в системе регистрацию соответствующего типа договора, и она сама предложит и несколько шаблонов документа, подготовленных юристами компании (например, с предоплатой и без нее, с актом/без), и дальнейший порядок его согласования и отправки.

Кстати, о согласовании, как и об ознакомлении, в свете разговора о применяемых шаблонах стоит упомянуть отдельно. Хорошо, если организация небольшая, документов немного, и перед регистрацией надо получить визы небольшого количества топ-менеджеров. А если согласование идет в нескольких циклах, на разных уровнях, последовательно, параллельно, и без чьей-то визы документ просто не может быть отправлен на регистрацию? Тут очень выгодно использовать трафареты процессов. При отправке документа на рассмотрение в СЭД создается лист согласования "по шаблону", в который уже внесены данные - инициалы участников, сроки получения от них ответа, и действия системы при задержках (отправить уведомление, ждать визы участника, отправить документ следующему согласовывающему и т.д.) - характерные для подтверждения соответствия правилам составления такого типа документов.

Таким образом, отправка договора на согласование займет всего несколько минут, все участники процесса автоматически будут внесены в лист согласования и получат уведомления, а сотрудник быстро выполнит задачу, даже не совсем точно зная соответствующий бизнес-процесс. Точно так же можно сформировать "по шаблону" лист ознакомления с входящим или внутренним документом. Однако стоит упомянуть, что при всем удобстве использования таких трафаретов в системе должна быть предусмотрена возможность выбора – создавать документ или лист согласования/ознакомления по шаблону или заполнять поля вручную,- поскольку ситуации бывают разные.

В свете разговора об использовании шаблонов не только документов, но и процессов, стоит обратить внимание, что функции автоматического внесения данных в поля листов согласования/ознакомления выполняются на основе информации из справочников СЭД, о которых уже упоминалось раннее. В них система может хранить не только данные о сотрудниках своей организации, их должности, функциональные роли (например, секретарь, юрист, менеджер), но и информацию по всем контрагентам, с которыми ведется работа – наименование компаний, ФИО сотрудников, их телефоны, адреса и e-mail. Если возникает необходимость отправить документы во внешнюю организацию, СЭД может предоставить сведения, кому, куда и на какой адрес высылать информацию. Время на поиск и проверку актуальности соответствующих контактов сводится к минимуму.

Помимо быстрого предоставления сведений СЭД может зафиксировать сам факт отправки – дату, время, кому и куда ушли документы. Сохраняя таким образом информацию некоторое время, с помощью системы можно создать архив контактов - полную историю взаимоотношений с компаниями-контрагентами: кому, куда, какая информация отправлялась, что было получено в ответ, какие встречи были проведены, какие вопросы обсуждались и о чем договорились стороны. Такой архив можно использовать как справочник проведенной работы для отчетов или в качестве памятки…

Кроме документов, подлежащих обязательной регистрации, в любой организации всегда циркулирует информация "без номера". К ней относят не только различные должностные инструкции, положения об отделах или отчеты сотрудников, но и описания порядка выполнения различных действий в рамках выполнения служебных обязанностей – так называемые бизнес-процессы. Если говорить проще, то это некоторые инструкции по работе, а если вдуматься, то это именно та информация, которой зачастую не хватает новичкам для выполнения своих обязанностей и скорейшей адаптации в коллективе.

СЭД позволяют собрать такую информацию в отдельную базу данных, рассортировать её по темам, организовать доступ сотрудников и получить единый электронный архив, где можно найти не только внутреннюю информацию о самой организации и порядке её работы, но и любые сведения - о состоянии отрасли, конкурентах, мероприятиях, событиях, опубликованных материалах и статьях. Такой справочник позволит сотрудникам всегда быть в курсе текущих тенденций развития сферы деятельности организации, перспективах роста.

В архиве, созданном на основе системы электронного документооборота, легко найти любую интересующую информацию. Поиск осуществляется с помощью ввода ключевых слов в поле соответствующей формы. Внутренние механизмы индексации позволят составить перечень ссылок на материалы, содержащие искомое слово. По результатам поиска в современных СЭД можно получить справку-отчет любой формы.

Материалы такого справочного архива можно использовать не только для отслеживания состояния рынка, но и для проведения обучения сотрудников. Курс лекций и практических заданий позволит повысить квалификацию и даст возможность подготовить внутренние кадры. Современные системы документооборота помимо предоставления обучающих материалов способны принимать у сотрудников экзамены по разным темам. Предмет, вопросы, варианты ответов – все можно самостоятельно ввести в базу и использовать неоднократно, по мере необходимости.

Рассмотреть СЭД как электронный справочник можно и с точки зрения ведения штатного расписания организации, базы имеющихся вакансий, внесения отметок о проведенном обучении, отпусках, отгулах и больничных в личных карточках сотрудников. В любой момент по запросу система предоставит справку о конкретном сотруднике, и кто знает, может именно это послужит стартовым трамплином для окончания его испытательного срока, повышения в должности или перевода на более высокооплачиваемую работу.

Удачи!