Система электронного документооборота в ОАО "Сибирьтелеком"

Выгоды от внедрения систем электронного документооборота сейчас уже достаточно известны. Но на что обратить внимание при выборе СЭД, как организовать процесс ее внедрения? Эти и многие другие вопросы возникают у компании, когда она сталкивается с реальной необходимостью автоматизации документооборота и делопроизводства. Обратимся к практическому опыту их решения и рассмотрим проект внедрения системы электронного документооборота в компании "Сибирьтелеком".

Объединенная компания ОАО "Сибирьтелеком" - крупнейший оператор телекоммуникационных услуг в Сибирском федеральном округе. Компания характеризуется сложной территориально-распределенной структурой, которая включает 11 филиалов по всему Сибирскому региону, около 160 структурных подразделений филиалов (включая территориально отдаленные), большой аппарат управления, что обеспечивает большой поток документов.

Активное развитие компании, особенность организационной структуры и ее динамичные изменения требуют использования современных высокотехнологичных информационных технологий, обслуживающих основные бизнес-процессы организации.

Выбор системы электронного документооборота

В 2004 году руководством ОАО "Сибирьтелеком" было принято решение внедрить систему автоматизации документооборота и делопроизводства CompanyMedia, разработанную специалистами компании "ИнтерТраст".

Основными критериями выбора системы были ее функциональная полнота, позволяющая поддерживать все циклы документооборота, корпоративность, функциональная и географическая масштабируемость, возможность адаптации под нужды компании.

Внедрение системы электронного документооборота

Над реализацией проекта по внедрению системы электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД) работала проектная группа, в состав которой вошли специалисты компании "ИнтерТраст" (разработчик системы CompanyMedia), ее партнера в сибирском регионе – компании "ИнтерТраст-Сибирь", а также прошедшие специальное обучение представители заказчика.

Проект был разбит на несколько этапов: пилотный проект (внедрение системы в генеральной дирекции компании и аппарате управления Новосибирского филиала), масштабирование системы на аппараты управления остальных филиалов, масштабирование системы на структурные подразделения филиалов.

Пилотный проект осуществлялся с августа 2005 года по сентябрь 2006 года. В ходе данного этапа была произведена установка и настройка системы в соответствии с собранной конфигурационной информацией, установка рабочих мест пользователей (около 640 рабочих мест в генеральной дирекции и Новосибирском филиале), обучение пользователей, начата опытная эксплуатация системы.

В связи с большим потоком управленческих документов основной стратегией внедрения CompanyMedia был выбран поэтапный запуск работы с различными типами документов (входящими, исходящими, внутренними и распорядительными документами). На каждом участке тщательно прорабатывалась технология работы с документами с учетом использования СЭДД. Для входящих документов работа началась с регистрации и сканирования в службе управления делами. Затем документы начали не только регистрироваться, но и приниматься в работу исполнителями в электронном виде, не дожидаясь передачи бумажного документа. Для исходящих и распорядительных документов был тщательно проработан процесс создания документов, включая электронное согласование, а также было определено, в какой момент и кем создается бумажный оригинал документа. Для внутренних документов (служебные, докладные записки и так далее) были определены процессы создания электронных документов, их регистрации делопроизводителями подразделений и отработки документов исполнителями.

Отдельно была создана технология контроля над исполнением входящих, внутренних и организационно-распорядительных документов. Создан ряд отчетов, позволяющих проанализировать исполнительскую дисциплину.

Для того чтобы новые технологии работы были приняты сотрудниками, потребовалось переработать нормативную базу с учетом использования системы. На данном этапе специалистами ОАО "Сибирьтелеком" и проектной группой компании "Интертраст-Сибирь" были поэтапно переработаны нормативные документы по делопроизводству и документообороту компании. В новых нормативных документах особое внимание уделялось распределению функций между сотрудниками службы управления делами, секретарями и делопроизводителями подразделений. Это позволило четко определить функции, которые появились у ключевых пользователей системы. Новые нормативные документы поэтапно вводились в действие.

Второй этап проекта (масштабирование системы на аппараты управления филиалов в городах Сибирского региона) продолжался с августа 2006 года по июль 2008 года. В каждом филиале производилась установка и настройка системы, обучение пользователей. Запуск системы в опытную эксплуатацию проводился поэтапно, для этого использовались уже разработанные нормативные документы. В процессе опытной эксплуатации проводилось консультирование пользователей на рабочих местах по всем возникающим вопросам.

После ввода системы в филиалах в промышленную эксплуатацию был начат этап масштабирования системы на структурные подразделения, входящие в структуры филиалов.

Сегодня в генеральной дирекции и 11 филиалах система функционирует на 23 серверах. К системе подключено около 6000 пользователей.

Задачи документооборота, которые решались в ходе проекта

В рамках проекта были проработаны все основные задачи управленческого документооборота, начиная с этапа создания документа и заканчивая отработкой документа конечными исполнителями. Но, кроме того, система предоставила ряд новых возможностей, за счет которых были решены некоторые дополнительные важные задачи.

Одной из таких задач было построение технологии электронного согласования документов. Закрепление электронного согласования в нормативных документах позволило сотрудникам отказаться от необходимости дублирования согласования на бумаге. Так как этап согласования являлся наиболее длительным в процессе подготовки проекта документа, необходимо было разработать эффективный механизм контроля над сроками согласования документов. В результате проведенной доработки системы срок согласования стал рассчитываться автоматически в зависимости от типа согласуемого документа. Для дополнительного контроля система генерирует напоминания участникам согласования о наступлении срока согласования документа.

Кроме того, был разработан ряд отчетов, позволяющих анализировать статистику по количеству документов, согласованных в срок и с нарушением срока, в разрезе вида документа. В результате стало возможным проанализировать причины задержки на этапе согласования документов и избежать увеличения этапа согласования.

Еще одной не менее важной задачей было выстраивание технологии корпоративного документооборота с использованием СЭДД. Филиалы компании расположены по всему Сибирскому региону в различных часовых поясах, пересылка бумажных документов требовала значительных затрат и увеличения времени доставки документа.

Так как генеральная дирекция и все филиалы имеют обособленное пространство делопроизводства (собственные службы управления делами, свои документопотоки), обмен документами между дирекцией и филиалом происходит путем регистрации исходящей корреспонденции на стороне отправителя и автоматического ее поступления на регистрацию в качестве входящей корреспонденции в службу управления делами на стороне получателя. Ежедневно по системе производится активный обмен документами между генеральной дирекцией и каждым из филиалов, а также между филиалами. Использование документообмена посредством системы позволило сократить время от отправки документа до передачи его в работу на стороне получателя, а также сократить расходы, требуемые на отправку бумажных документов.

Поскольку основной обмен документов происходит в СЭДД без дублирования отправки документов на бумажном носителе, возникла необходимость эффективной системы контроля документооборота. Система контроля должна была обеспечить уверенность в том, что отправленный документ доставлен получателю. В результате доработки механизма корпоративного документооборота в СЭДД отправитель имеет возможность проследить статус отправки документа от его подготовки к отправке, до доставки и регистрации получателем. В исходящем документе, полученном и зарегистрированном получателем, отображается информация о статусе доставке и о регистрации на стороне получателя: регистрационный номер, дата и время регистрации, данные о делопроизводителе, зарегистрировавшем документ.

Разработанная технология корпоративного документооборота закреплена в специальном нормативном документе.

Результаты

На сегодняшний день электронная система документооборота и делопроизводства ОАО "Сибирьтелеком" представляет собой 12 обособленных пространств документооборота и делопроизводства (генеральная дирекция и 11 филиалов), между которыми постоянно осуществляется обмен документами.

Начальник службы управления делами ОАО "Сибирьтелеком" Людмила Александровна Ступень отмечает: "Использование СЭД позволило отследить и проанализировать сроки согласования документов, а впоследствии значительно их сократить. Увеличилась оперативность работы с документами, которые теперь передаются между филиалами и генеральной дирекцией сразу после регистрации, а также появилась возможность проследить ход исполнения переданного в филиал документа".

Развитие проекта

В настоящее время осуществляется активное масштабирование системы на территориально отдаленные подразделения филиалов. Запланировано подключение новых пользователей в данных подразделениях.

Кроме того, в ходе эксплуатации системы появился ряд новых задач по требованиям ключевых пользователей системы, которые планируется реализовать в текущем и следующем году.