Система электронного документооборота: выгоды эксплуатации для сотрудников разных отделов компании

Система электронного документооборота и Секретарь

Обязанности секретаря-делопроизводителя, а также секретаря-референта, помощника директора тесно переплетены с обработкой большого количества документов. Автоматизация документооборота и делопроизводства позволит навести порядок в документах и превратить горы бумаг и папок в электронный архив, вести журналы регистрации в электронном виде, т.е. организовать так называемую поддержку бумажного документооборота. В большинстве компаний учет документов ведется посредством офисных приложений или электронных таблиц. Но регистрация входящего или исходящего, приказа или распоряжения руководства – это только первый этап в жизненном цикле документа. В системе электронного документооборота документ не только регистрируется, но и согласовывается, подписывается, пересылается, таким образом, система может поддерживать смешанный документооборот.

В силу нашей ментальности и традиционности большинство компаний направляют бумаги, заверенные печатью и подписью. И только они, по закону, имеют силу юридически значимого документа. Получив такой документ по почте или с курьером, секретарь, при наличии системы электронного документооборота, регистрирует его в электронном журнале учета, сканирует, и дальнейшая работа будет вестись с электронной копией. Оригинал документа можно убрать в хранилище. Процессы ознакомления, выдача резолюций начальством, постановка исполнения на контроль – все этапы программа ведет в электронном виде, сохраняя отметки, кто, когда и во сколько документ открывал, смотрел, исправлял. При этом не надо создавать и регистрировать, а потом уничтожать по акту многочисленные копии поступившего документа для того, чтобы все заинтересованные руководители могли с ним ознакомиться: необходимо лишь зарегистрировать документ в электронном журнале и дать к нему доступ сотрудникам.

В современных программах автоматизации существует возможность потокового сканирования для больших многостраничных документов или для одномоментного сканирования большого количества документов. Проложив чистыми листами в качестве разграничителей страницы разных документов, можно спокойно заняться другой работой – программа сама на каждый входящий заведет регистрационно-контрольную карточку и прикрепит к ней образ документа. Единственное, поля карточки все же придется заполнить вручную. Многие программы могут распознавать символы и преобразовывать отсканированные изображения в текст.

Большую часть переписки современные организации ведут посредством факсимильных сообщений. Регистрация и отправка/получение факсов также входит в стандартные обязанности секретаря. Порой приходится часами дозваниваться и «стартовать», чтобы передать какой-нибудь важный документ. И проблема «нечитаемости» поступивших факсов любому секретарю тоже хорошо знакома. Порой на повторные отправки или расшифровку уходит столько времени, сколько можно было бы потратить на доставку с курьером. В современных программах автоматизации существуют встроенные факс-модули, позволяющие не только принимать и отправлять документы без участия человека, но и регистрировать их в общих базах входящих/исходящих по сплошной нумерации согласно принятым номенклатурам.

Подготовка заседаний/совещаний – большой пласт обязанностей сотрудников секретариатов или общих отделов. В ее рамках необходимо подготовить документы, обойти всех заинтересованных сотрудников, застать их на рабочем месте, передать бумаги, получить подтверждающую визу и потом еще несколько раз позвонить и напомнить, что назначено совещание. А подготовка «Повестки дня»? «Протокола»? Ознакомление всех участников с итоговыми документами? Насколько же проще и четче можно организовать тот же самый процесс с использованием возможностей систем автоматизации. Так, исполнитель, создав необходимые файлы, может выложить их в базу; секретарь - отправить уведомления участникам о том, что назначено заседание, присоединив ссылки на документы к совещанию. Программа сама напомнит о дате и времени проведения мероприятия, отследит факт ознакомления с предложенными материалами. Все сопутствующие документы – повестки, протоколы, распоряжения – всё хранится в электронном виде и в любой момент может быть доступно для ознакомления.

Ручной поиск документов тоже отнимает массу времени. Зачастую из «входящих» данных у секретаря есть только «было какое-то письмо с перечнем необходимых документов для регистрации участия в выставке – найдите! От кого, для кого, когда – не помню, ищите!» И секретарь вынужден либо перерывать горы документов, либо напряженно вспоминать детали пресловутого письма. Отличительной способностью любой системы автоматизации является именно поиск информации. В ряде систем он осуществляется посредством ввода известных реквизитов регистрационно-контрольных карточек. Но бывают ситуации, когда нет даже этих данных. На помощь приходит индексация текстов документов. Да-да, тот самый механизм, который используется для поиска информации в Интернете. В окно поиска можно ввести слова «выставка перечень документов» и программа выдаст список ссылок на документы, в которых встречаются искомые слова, что значительно сужает круг поиска нужного документа. Современные системы могут искать информацию одновременно по всем имеющимся журналам регистрации, что существенно сокращает время, затрачиваемое на поиск данных.

А насколько удобнее составлять документы вида «в ответ на ваше письмо от такого-то числа сообщаем …», если программа автоматизации может визуализировать связи между документами и быстро найти информацию об отношении разных документов, их принадлежности к одному событию.

Система электронного документооборота умеет работать со штрих-кодами – это существенный плюс. Поиск информации о любом предмете с использованием этого метода получает всё большее распространение. Вспомним хотя бы продуктовые супермаркеты и кассиров, которые быстро вводят информацию о выбранном нами товаре в кассовые аппараты. Точно также все документы организации можно снабдить штрих-кодами и использовать ручные считывающие сканеры, чтобы быстро вызвать регистрационно-контрольную карточку данного документа и посмотреть историю работы с ним.

Как видно из всего вышеизложенного, использование программы автоматизации в секретариате или приемной - это существенное подспорье в работе сотрудников этих отделов применительно к их должностным обязанностям. Да и само название этого класса систем автоматизации - системы электронного документооборота - однозначно определяет заинтересованность секретарей в использовании всего диапазона возможностей этих программ.

Система электронного документооборота и Юрист

Другим отделом компании, в котором идет обработка большого количества документов, является юридическая служба компании.

Многочисленные процессы подготовки, согласования, визирования договоров, актов и других документов требуют много сил и временных затрат сотрудников. Зачастую документ претерпевает столь значительные изменения в процессе согласования, что становится совершенно непохожим на свою изначальную редакцию. Необходимость отслеживать, на основании чего изменен или дополнен тот или иной пункт договора, и ответственность за вид итогового документа, по которому организация будет сотрудничать с другими компаниями, является повседневной. И тут система автоматизации также приходит на помощь.

В первую очередь, стоит упомянуть, что программы автоматизации предоставляют широкие функции по совместной подготовке документов. И если разные пункты договора относятся к компетенции разных отделов, то документ вполне можно составить «по частям», блокируя исходный файл на время работы с ним сотрудника того или иного подразделения. Таким образом, существенно сокращается процесс последующего согласования, поскольку документ изначально составлялся заинтересованными исполнителями.

Также, существенным подспорьем в работе над договором является возможность поддержки версионности документа. По результатам проведенного согласования исполнитель может сохранить исходный документ как предыдущую версию и внести высказанные замечания в новую. А в программе сохранится и старая версия с прикрепленным листом согласования, и новая с учтенными замечаниями. Все эти документы будут доступны при необходимости для последующего ознакомления.

Программы автоматизации дают возможность вести каталоги документов, связанных с работой по завизированному договору, ведь в процессе выполнения обязательств по поставке или оказанию услуг формируется пакет сопутствующих документов – счетов, накладных, актов. Выбрав в системе нужный договор, можно увидеть отображение в древовидной структуре каталога всех документов, сопутствующих выполнению работ по нему. Это удобно для отслеживания результатов и общего контроля выполнения договора.

Любые справочные документы, нормативные акты, законы или постановления, необходимые для повседневной работы юридической службы, можно хранить в виде электронного архива, дающего возможность быстро получить справку по нужной информации. При периодическом обновлении такого хранилища отпадет необходимость закупки обновлений «Консультант-Плюс» и «Гарант».

Система электронного документооборота и Менеджер по работе с заказчиками

Для менеджера по работе с заказчиками помимо использования описанных ранее возможностей просмотра документов по тому или иному договору необходимо вести полную историю взаимоотношений с компанией-контрагентом: знать, кому, куда, какая информация отправлялась, какие встречи были проведены, какие вопросы обсуждались и о чем договорились стороны. Это удобно и с точки зрения ведения заказчика, и с точки зрения отчетности перед руководством. Да и в случае болезни, отпуска или командировки любой коллега сможет быстро сориентироваться в ситуации и заменить основного менеджера.

Осуществлять взаимодействие с внутренними службами компании также можно с использованием системы автоматизации делопроизводства. Например, если менеджеру необходимо написать заявление на дополнительный выходной, он может это сделать в системе автоматического приема и регистрации внутренних заявок. В такой программе также можно зарегистрировать свою просьбу и получить квалифицированный ответ на нее специалиста соответствующей службы компании. Руководство всегда вправе отследить, как и кем выполнялись заявки, а начальники технических служб, работающих по скользящему графику, могут не беспокоится о передаче дел по итогам смены – все события зарегистрированы в системе вместе с отметками о выполненных действиях.

Система электронного документооборота может стать удобным инструментом для организации трудового дня менеджера: этому способствует ее интерфейс, дающий возможность видеть все текущие задачи, требующие выполнения. Такие интерфейсы есть у многих современных программ автоматизации – в едином окне отображаются поступившие на согласование или ознакомления документы, выданные или полученные резолюции, файлы, с которыми менеджер работал в последнее время. А также есть механизм поиска и обработки любых документов из разных журналов регистрации через единый интерфейс. Удобно, если такой доступ можно использовать не только на рабочем компьютере, но и через Интернет: это позволяет менеджеру, даже если у него нет возможности быть в офисе, работать с документами.

Система электронного документооборота и Руководитель

Теперь давайте попробуем посмотреть глазами руководителя на возможности системы автоматизации для выполнения своих повседневных обязанностей.

Кроме солидных визиток с должностью и людей в подчинении, вместе с новым назначением руководитель получает массу проблем, связанных с управлением подотчетными ресурсами. И качество его работы напрямую зависит от взвешенности принимаемых решений и выполнения поставленных задач. Исходя из четырех основных функций управления (планирование, организация, управление и контроль), можно показать, как система электронного документооборота позволит упростить выполнение обязанностей руководителя.

С помощью встроенного календаря и планировщика программа автоматизации поможет руководителю спланировать решение задач, определить контрольные точки проверки хода выполнения, скоррелировать собственное расписание с необходимыми датами. Возможность быстрой замены сроков, при необходимости, может синхронно перевести связанные вопросы на заданный период, что обеспечивает точность, цельность и понятность расписания. В нем кроме руководителя вполне сможет разобраться и помощник, и секретарь компании.

Для организации процессов обработки поступающей корреспонденции руководитель вполне может воспользоваться тем единым интерфейсом, о котором говорилось ранее. Только теперь сфера интересов будет акцентирована на выдаче резолюций по документам и устных поручений, а также контроле сроков готовности. Те же функции согласования, ознакомления и поиска станут хорошими помощниками руководителя.

Для управления и принятия административных решений необходимо иметь полную и достоверную картину происходящего в организации, учитывать загруженность отделов и служб, а также отдельных сотрудников. Сбор всей этой информации можно существенно упростить с помощью системы отчетов, встроенной в большинство систем электронного документооборота. Построение отчета по заданным параметрам (срокам, сотрудникам или другим ресурсам, зарегистрированным в программе) или заранее заложенным шаблонам занимает немного времени, зато спустя всего несколько минут после нажатия кнопки «Построить отчет» руководитель сможет увидеть состояние дел компании в абсолютно непредвзятом представлении. Система не учитывает ничьих интересов и при правильной эксплуатации (своевременном введении данных) дает реальный срез ситуации в конкретный момент времени. И если по отчету видно, что какой-то сотрудник ведет много проектов, решает важные задачи, принимает участие в совещаниях и работает по выданным поручениям, то почему бы его не премировать? Или не перевести на более высокую должность? С другой стороны, с помощью отчета можно увидеть, какие отделы перегружены, где не хватает людей, где есть излишние ресурсы. Это поможет перераспределить задачи таким образом, чтобы не случилось внутреннего коллапса, который может негативно отразится на имидже и репутации компании на рынке.

Несколько слов об использовании электронного каталога с регламентами, инструкциями и другими нерегистрируемыми документами для обучения новых сотрудников. Как известно проблема введения в курс дел – это еще одна головная боль руководителя. Она занимает массу сил и времени. В таких ситуациях использование автоматизированного архива поможет ознакомить новичка с принятыми в компании нормами и правилами, даст ему возможность спокойно разобраться в бизнес-процессах и схемах движения документов, позволит внимательно ознакомиться со своей должностной инструкцией и всеми документами, необходимыми для качественной и продуктивной работы в компании. А главное, потом сотрудник никогда не сможет сказать «а я этого не знал» и «мне об этом не говорили», ведь в программе ставятся отметки о соответствующем просмотре документов, сохраняется время и дата.

Современные системы позволяют в таком же виде электронного каталога хранить обучающие статьи и лекции по различным профессиональным направлениям и даже проводить экзамены, которые помогут оценить степень соответствия сотрудника. Кстати, такие модули обучения можно использовать и для профессионального роста, расширения кругозора и повышения статуса в компании. И все это не потребует от руководителя большого расхода своего времени. В течение обучения или испытательного срока достаточно пару раз встретится с претендентом или оставить эту обязанность за сотрудниками кадровой службы.

Внедрять нельзя не внедрять?

Таким образом, мы рассмотрели возможности систем электронного документооборота и автоматизации делопроизводства глазами различных категорий сотрудников организации и увидели, в решении каких повседневных рабочих задач программы такого класса могут помочь конечному пользователю. Существуют предрассудки, связанные с мнением, что автоматизация дел в компании – это введение тотального контроля за всеми, строгой регламентации доступа к информации и контроля исполнения связанных с документами бизнес-процессов. Однако, если посмотреть с другой стороны, то правильное использование возможностей и функций системы может существенно повысить качество и скорость принятия решений (за счет полноты предоставляемой информации) и производительность труда каждого сотрудника в организации.