Системы электронного документооборота для государственных органов власти

Ежегодные темпы роста российского рынка систем электронного документооборота (СЭД), по различным оценкам, составляют не менее 30%, причем государственные структуры являются одним из крупнейших потребителей.

Согласно концепции использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 г. результатами ее реализации должны стать внедрение СЭД во всех федеральных органах государственной власти, в том числе и на межведомственном уровне, а также перевод более 70% всего объема документов в электронный вид.

В настоящее время федеральные министерства и ведомства, в частности Федеральная таможенная служба, Федеральная налоговая служба, Роснедвижимость, Федеральное казначейство, Министерство финансов Российской Федерации, Министерство иностранных дел Российской Федерации и др., активно используют электронный документооборот.

Органы законодательной власти также активно используют СЭД в своей деятельности и после завершения работ по созданию "электронного парламента" смогут и на региональном уровне полностью перейти на электронный документооборот.

К СЭД министерств и ведомств предъявляются более высокие требования, чем к решениям, применяющимся в коммерческом секторе, так как большую часть документооборота органов власти представляет информация государственного значения бюллетени, приказы, отчеты, постановления и т.д.:

• необходимо создать защищенный доступ, обеспечить безопасность транзакций документов не только внутри ведомств, но и с внешней средой вышестоящими и другими ведомствами, предприятиями и физическими лицами;
• СЭД должны иметь такие "стандартные" функциональные характеристики, как ведение статистики обработки документов и обращений, быстрый поиск в архивах, отслеживание жизненного цикла документов, включая их утилизацию;

• работа в СЭД должна быть реализована в соответствии с организационными взаимосвязям внутри министерств и установленным порядком отчетности, проверки, заверения и выдачи государственных документов.

Перечисленные требования стандартны для всех российских ведомств, однако помимо соблюдения технологического уровня важно грамотно внедрить СЭД.

Одной из основных проблем успешного внедрения новых систем является сопротивление персонала. Люди боятся, что они станут ненужными или что им придется работать более интенсивно. Подобные соображения не высказываются открыто, поэтому сопротивление выражается в скрытых формах.

При внедрении СЭД важно довести до сознания людей новую трактовку автоматизации: внедрение системы будет означать не сокращение потребности в персонале, а возможность выполнения работы на другом качественном уровне.

Стратегическое планирование достижения нового уровня качества работы государственных структур подразумевает ответы на следующее вопросы:

• выполняет ли государственный орган задачи, поставленные последним правительством;
• удовлетворяет ли население качество услуг, предоставляемых государственным органом;
• рационально ли используются персонал, репутация, инфраструктура, бюджет для достижения целей стратегического развития;
• какие процессы нужно внедрить, чтобы реализовать стратегию;

• как следует инвестировать средства в технологии, инфраструктуру, чтобы воплотить стратегию в жизнь.

• СЭД способны решить достаточно большую часть проблем, связанных с реализацией стратегического развития государственных органов.

Потоки внутриведомственной информации различаются разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно классифицировать по способу хранения на электронные и бумажные документы. По некоторым оценкам, в настоящее время только около 10% всей ведомственной информации хранится в электронном виде. Все остальные данные содержатся на бумаге. При этом, по оценкам CNews Analytic, объем ведомственной электронной текстовой информации за последние три года удвоился, что делает внедрение СЭД особо актуальным.

Ключевой задачей ИТ-подразделений организаций и ведомств является создание эффективной стратегии управления информацией. Ее цель обеспечение легкого и быстрого доступа ко всем базам знаний и данным и возможности оптимального координирования информации. Рассмотрим, по каким направлениям идет интенсивное развитие СЭД.

Электронное правительство

Создание электронного правительства предусматривает разработки государственно-административными ведомствами своих сайтов, обеспечение их технологического обслуживания, бесперебойного функционирования и эффективного взаимодействия. Интернет-ресурс государственного учреждения должен давать необходимое представление об устройстве и деятельности соответствующего ведомства, обеспечивать хотя бы минимальный комплект общественных веб-сервисов и быть снабжен средствами оперативного взаимодействия с другими правительственными учреждениями. В перспективе система таких онлайновых образований должна не только охватить центральные органы власти, но и распространиться на регионы, включая администрации городов и крупных экономических центров.

Законодательные органы власти

Основной деятельностью законодательных органов власти являются разработка и утверждение законов и подзаконных актов. Этот процесс может включать определение потребности в законе или дополнении к нему, подготовку научного, технического и экономического анализа законопроекта, сбор и обобщение замечаний, предоставленных общественностью, проведение публичных слушаний. После сбора всех комментариев составляется окончательный текст и назначается дата вступления в силу. Все эти функции могут выполнять СЭД.

Предоставление государственных услуг населению

Необходимо создать Интернет-сервисы по предоставлению государственных услуг гражданам страны, а также увеличить быстроту реакции федеральных департаментов на запросы граждан. Подобный портал самообслуживания позволил бы частным лицам, компаниям и государственным служащим решать рутинные, но отнимающие много времени задачи, например регистрация автомобиля или заполнение налоговой декларации.

• ключевые услуги, которые могут быть предложены через веб-сайт;
• автоматизация и унификация административных процессов;

• использование Интернета для обеспечения взаимодействия и объединения федеральных министерств.

Судебная система

Возможности СЭД позволяют отслеживать действия каждого лица, имеющего доступ к судебным делам. Маршрутизация прохождения документов и их жизненные циклы обеспечивают выполнение юридических процедур, которые определяют, кто из участников в процессе судопроизводства может иметь доступ к определенному типу информации. Такие же правила позволяют уничтожать документы эта возможность является важнейшей компонентой системы управления записями об уголовных делах и судимостях.

Стороны, занятые в процессе судопроизводства адвокаты, прокуратура, судебные исполнители, судьи и секретари суда, а также работники системы наказаний, могут отслеживать, собирать и сохранять необходимую информацию, связанную с рассмотрением уголовного дела. Документы сканируются и хранятся в электронном виде.

Регистрация и лицензирование

Множество задач, связанных с выдачей лицензий и разрешений, сопровождаются подачей большого количества документов, которые должны рассматриваться в комплексе коллективом специалистов, которые в итоге должны предоставить решение выдавать или не выдавать соискателю лицензию или разрешение.

Управление землепользованием

В задачи документационного обеспечения учета документов по землепользованию входит контроль государственных и частных проектов, таких, как строительство дорог, мостов, жилищное и коммерческое строительство.

Большое количество документов по землепользованию требует организации удобной работы по их хранению и поиску по ряду критериев, например таких, как адрес или номер участка земли. Все это может обеспечить СЭД.

Работа с договорами

Для множества договоров и контрактов с поставщиками, которые проходят через государственные учреждения, трудно ускорить их утверждение, поскольку процессы с бумажными документами исполняются медленно и по своей природе являются нерациональными, затратными и нестандартизированными.

Процесс аудита бумажных договоров тоже трудоемкий процесс, иак как требуется разыскать каждый бумажный документ, связанный с конкретным договором.
В СЭД договоры создаются, рассматриваются и утверждаются в электронном виде в пределах одной системы. Система безопасности обеспечивает доступ персонала только к тому содержанию, которое соответствует его ролевым функциям (в зависимости от должностных обязательств).

Модификация, история договора и относящиеся к нему аннотации можно контролировать для аудита, контроля версий и поддержки виртуальных документов. Аудиторы, зная дату и время внесения изменений в договор, способны быстро и эффективно выявить и решить проблему, устраняя ошибки, которые могут обернуться большими денежными потерями.

Регистрация прав собственности на недвижимое имущество

Государственная регистрация используется государством в первую очередь в качестве действенного инструмента для обеспечения надежности гражданского оборота недвижимости. Стабильность достигается путем создания особой, единой информационной системы, позволяющей любому заинтересованному лицу получать достоверные данные о правовом статусе того или иного объекта. Прозрачность и гласность сделок с недвижимостью, обеспечиваемые посредством их фиксации в Едином реестре прав на недвижимое имущество, существенно облегчают деятельность различных государственных органов.

Обучение государственных служащих

Качество подготовки государственных служащих – один из ключевых моментов в достижении стратегических целей.

Традиционными способами обеспечить высокое качество подготовки становится все сложнее. Использование систем дистанционного обучения позволяет решить эту проблему. Библиотеки электронных документов и системы дистанционного обучения обеспечивают построение процесса регулярного дообучения сотрудников практически без отрыва от основной работы.

Проведение тендеров и конкурсов по государственным закупкам

Полноценная система электронных государственных закупок должна, с одной стороны, обеспечивать удобный интерфейс для государственных и муниципальных заказчиков по размещению информации о проводимых ими закупках, с другой автоматизировать основные функции заказчиков, комиссий по проведению процедур, связанных с подготовкой и проведением конкурсов, аукционов, запросов котировок и аукционов на сайте в Интернете.

В заключение следует отметить, что для широкомасштабного внедрения СЭД необходимо решить ряд проблем законодательных, организационных и технических. На первый план выходят проблемы несоответствия законодательства в большинстве случаев закон настаивает на необходимости иметь бумажный экземпляр документа, что приводит к организации смешанного (электронно-бумажного), а не электронного документооборота.