Системы электронного документооборота в действии

В поисках способа ускорить электронный документооборот предприятия экспериментируют с различными системами документооборота. Как именно эти системы способны помочь бизнесу?

По подсчетам Forrester Research, в 2006 году объем мирового рынка СЭД составил 1,1 млрд. долларов, при этом эксперты прогнозируют, что в 2008 году он достигнет уровня 1,2 млрд. долларов. Динамика присуща и российскому рынку. По данным CNews Analytics, по итогам 2006 года он превысил 140 млн. долларов, а количество предприятий-пользователей — 11000. Ожидается, что в 2007 году рынок СЭД увеличится более чем на 30 миллионов и превысит 170 миллионов долларов. Цифры впечатляют, и у руководителей предприятий самого разного профиля и масштаба возникает резонный вопрос: может быть такая система нужна и моему бизнесу?
Экспертным мнением по этому и другим вопросам автоматизации внутренних процессов предприятия делится руководитель отдела программных решений ГК "АСП" Игорь НЕЖИВЫХ.

Игорь, насколько реально то, что системы электронного документооборота станут в ближайшие годы неотъемлемой частью бизнес-процессов каждого предприятия?

Сегодняшние реалии таковы, что для полноценного функционирования и развития бизнесу нужны современные ИТ-системы. Иначе шансы на удержание позиций в среде конкурентов практически сводятся к нулю. Причем недостаточно оснастить рабочие места современной компьютерной техникой, нужен софт, способный существенно помочь руководству и сотрудникам предприятия в налаживании эффективной работы, в нормализации внутренних процессов. Во многом такие задачи помогают решать системы электронного документооборота (СЭД). Другой вопрос в том, каковы перспективные планы предприятия. Для сравнения приведу пример. Участвовать в серьезных международных соревнованиях по лыжным гонкам вполне можно на лыжах серийного производства 20-летнеи давности, без предварительной подготовки — просто выйти на старт и ринуться вперед. Но каковы шансы такого участника на победу рядом с полностью экипированными, подготовленными спортсменами? Горе-лыжник придет последним, это в лучшем случае. А еще вероятнее — сойдет с дистанции на начальном отрезке. Вот так и с внедрением СЭД. Если предприятие ориентировано на развитие, на освоение внешних рынков, то внутренние процессы должны быть отлажены и максимально формализованы.

Каков сегодня реальный спрос на системы электронного документооборота?

Спрос достаточно высок. У многих руководителей на данный момент уже есть адекватное понимание того, что такое СЭД, как с их помощью можно оптимизировать работу предприятия, но есть и такие, для кого автоматизация делопроизводства и процессов управления — серьезное новшество. В этом есть определенная проблема: потенциальные пользователи в силу разных причин не обладают информацией о преимуществах использования систем электронного документооборота, соответственно, недооценивают важность инвестиций в ИТ. И этот момент существенно тормозит развитие рынка СЭД.

Отсутствие необходимой информации — это единственный тормозящий развитие рынка момент?

Я бы выделил еще человеческий фактор. И это характерная особенность именно в среде российских компаний. На многих предприятиях мы сталкиваемся с психологической неготовностью, крайним консерватизмом сотрудников. Они не хотят перемен, их устраивает существующая ситуация. Вот, к примеру, на одном из местных заводов после согласования с директором всех условий мы начали внедрение системы. И уже в процессе работы он обозначил, кому из сотрудников систему будем ставить, а кому нет. На наш вопрос о причинах такого решения директор ответил: есть сотрудники, которым осталось несколько лет до пенсии. Зачем им сейчас такие новшества? Пусть работают как и раньше.

Но в таком случае можно ли обозначить временной промежуток, достаточный для того, чтобы ситуаций заметно изменилась в лучшую сторону?

Должно смениться, если выражаться языком социологов, поколение пользователей. То есть еще лет десять консерватизм и нежелание принимать новые условия труда будут заметно тормозить внедрение самых разных ИТ-систем, в том числе и СЭД.

Кто они — основные потребители данной услуги?

Что касается основных потребителей, я бы выделил предприятия с численностью персонала более 500 человек. На них приходится почти половина всех внедрений. В последнее время стал повышаться спрос и на малых предприятиях. Сфера деятельности в данном случае значения практически не имеет.

Каковы основные мотивы клиентов: обращающихся за услугами в сфере СЭД? Какие требования они предъявляют?

За время работы мы уже не раз сталкивались с парадоксом: какой бы степенью осведомленности не обладали руководители или специалисты при обращении к нам начальная задача выглядит чаще всего одинаково — повышение исполнительской дисциплины, введение системы четкого контроля на предприятии. Практика показывает, что при детальном обследовании практически всегда круг задач значительно расширяется. Зачастую приходится объяснять клиенту, что введение функции контроля не повлечет существенного повышения эффективности работ. Нужен комплексный подход с учетом особенностей каждого отдельно взятого предприятия.

Что в данном случае вы понимайте под "комплексностью"?

Совсем недавно, буквально год-два назад, функция электронного документооборота заключалась в автоматизации делопроизводства и канцелярии, занесении в систему бумажных документов, организации электронных архивов. Сегодня ситуация изменилась — разработчики предлагают использовать электронный документооборот для решения управленческих задач. И клиенты с большим интересом воспринимают это предложение, ведь такой подход позволяет значительно повысить скорость согласования документов, иметь действенные механизмы контроля выполнения поручений, а также информировать сотрудников о принятых управленческих решениях.

Можно ли выделить наиболее активный сегмент потребителей СЭД?

Да, конечно. На фоне остальных предприятий наиболее заметны госструктуры, где практически вся работа строится на делопроизводстве.

СЭД в этом сегменте считается одним из необходимых условий снижения операционных затрат на содержание государственного аппарата и повышение эффективности управления ресурсами. В нашем активе — работа с департаментом планирования и развития города Перми. Проект текущий, многозадачный и очень интересный. В частности, заказчик обратился к нам с такой проблемой: идут постоянные нарушения по срокам работы с документами. Виноватым "назначают" исполнителя, штрафуют его, хотя человек утверждает, что свою работу выполнил. Суть процесса такова: каждый из участников цепочки визирует электронный документ, и система передает его следующему. Казалось бы — дело двух минут, в течение дня вопрос можно решить и закрыть, но на практике документы часто просто не обрабатываются вовремя и процесс тормозится. Наша задача состояла в разработке и построении отчета, который позволил бы в любой момент времени отследить маршрут документа и длительность его пребывания у каждого участника процесса. В итоге, когда наша работа была выполнена и модуль включили в работу системы, выяснилось, что исполнители чаще всего ни при чем — свою часть работы они выполняют в Срок. А вот руководители неприлично долго задерживали документы у себя. Электронная система быстро и безошибочно расставила все на места и определила нарушителей.

А как обстоят дела в корпоративном секторе?

Здесь динамика роста заметно ниже по сравнению с госорганами, но в то же время проекты зачастую интереснее и по функциональному наполнению, и по поставленным задачам. Например, создание системы взаимодействия удаленных офисов. Такой проект мы сделали совместно с нашим московским партнером, компанией "ИнтерТраст", для Газпромбанка. Офис в столице и филиалы в Екатеринбурге теперь завязаны в одну сеть. По сути, это самостоятельные предприятия, но для эффективной работы им нужен постоянный обмен информацией в оперативном режиме. С этой задачей СЭД справляется отлично. Если полученный результат удовлетворит руководство Газпромбанка, то система документооборота может быть распространена на все его филиалы.

А могут ли эффективно взаимодействовать системы на уровне различных организаций?

Да, конечно. Для этого необходимым и достаточным является только одно условие — на каждом из предприятий должна быть внедрена одна и та же система электронного документооборота.

Давайте подробнее остановимся на критериях выбора СЭД?

Начинать нужно с понимания необходимости внедрения. Кроме того, руководитель должен быть готов к процессу формализации внутренних процессов управления документами и задачами. Дальше, исходить надо из существующей на предприятии ситуации, ориентироваться на ПО, установленное на сервере, чтобы в ходе внедрения СЭД процесс шел максимально гладко, с минимальным вмешательством в существующую систему. Электронный документооборот для российских предприятий — это разработки российских же специалистов, созданные на базе зарубежных продуктов. Среди прочих я бы выделил две наиболее полнофункциональные СЭД: CompanyMedia и DocVision под продукты компании Microsoft. Практически в ста процентах случаев та или иная система закрывает все потребности клиента.

Предположим, компания приняла решение о внедрении. Какие финансовые затраты ей предстоят?

Стоимость проекта — это софт, внедрение и доработка системы, а также, если это не обходимо, стоимость аппаратного обеспечения. Конечная сумма вложений обычно соизмерима с двойной стоимостью софта. То есть расходы на доработку и внедрение системы примерно равны стоимости ПО. В зависимости от функционального наполнения стоимость проекта может варьироваться от трехсот тысяч до одного миллиона рублей. Цифра усредненная, в отдельных случаях она может доходить до двух, а то и трех миллионов рублей.

В чем, на ваш взгляд, перспективы рынка СЭД?

Рынок растущий, по оценке аналитиков, в ближайшие несколько лет тенденция ежегодного прироста в 30% будет сохраняться. Активный рост, как мне кажется, связан с ростом экономики в целом и появлением у компаний средств, которые можно направлять на долговременное развитие, в том числе и на автоматизацию бизнеса. На мой взгляд, следующим шагом в развитии данного сегмента ИТ-рынка должна стать активная интеграция СЭД с решениями класса ERP. СЭД приобретают все большую универсальность и становятся связующим звеном для внедрения других информационных систем. Заказчики становятся более зрелыми, их требования к программным продуктам меняются. Вызвано это тем, что постепенно приходит понимание важной взаимозависимости: систематизация работы сотрудников — повышение управляемости — повышение стоимости бизнеса. Заказав автоматизацию делопроизводства, уже в процессе внедрения заказчики зачастую ставят следующую задачу — автоматизация бизнес-процессов предприятия. В соответствии с этими задачами и будет развиваться рынок СЭД.

Некоторые проблемы рынка

Бурное развитие рынка систем электронного документооборота (СЭД) сопровождается, тем не менее, рядом проблем.

Так, например, реальная реализация проектов по внедрению СЭД может привести к смешанному — бумажно-электронному, а не чисто электронному документообороту, по крайней мере, в отношениях с другими компаниями или государством. Причина — требования современного законодательства, во многих случаях предполагающие наличие бумажных экземпляров документов. Конечно, изменения в законодательстве в сторону безоговорочного "признания" электронного документооборота происходят, но медленно.

Принятый закон об электронно-цифровой подписи (ЭЦП), используемой в качестве аналога собственноручной и позволяющей подтвердить подлинность электронного документа, в связи с организационными сложностями "работает" только для отдельных организаций, заключивших между собой договор о признании ЭЦП гарантирующей подлинность документа. Но организация чисто электронного документооборота внутри компании уже возможна.

Другой проблемой является реальная нехватка специалистов в этой области. К сожалению, подготовка выпускников даже ведущих вузов не позволяет им работать без дополнительной (и достаточно длительной) стажировки с обучением на рабочем месте.

Достаточно серьезная проблема — моральная готовность людей к переменам в стиле работы. Нужна большая разъяснительная работа о возможностях СЭД, о получаемых преимуществах от их эксплуатации. Для многих клиентов становится откровением, что компьютеры могут не только "что-то там считать".

Развитие рынка СЭД для государственных структур в регионах существенно тормозится недостаточным финансированием, ведомственной разобщенностью, недостатком кадрового обеспечения, а также малым количеством соответствующих 1Т-специалистов. Одновременно можно отметить отсутствие единого подхода к использованию информационных ресурсов и единой системы классификаторов, кадастров и регистров.

Тем не менее, все большую популярность получает тема порталов органов власти как места и инструмента предоставления гражданам и бизнесу государственных услуг, а также взаимодействия госслужащих всех уровней между собой. Вложения в инфраструктуру, развитие информатизации местного самоуправления, реализация удобных и полезных для населения и предприятий услуг "электронного правительства" — приоритетные задачи во всех субъектах Федерации.

Одной из форм решения кадровой проблемы является приглашение в регионы на работу по контракту ведущих специалистов из Москвы. Работа рядом с такими специалистами — хорошая школа.

Андрей Линев, генеральный директор ЗАО "Компания "ИнтерТраст"