Главная Пресс - центр Статьи и интервьюСогласование документов в системе электронного документооборота

Согласование документов в системе электронного документооборота

24.12.2008

Одним из этапов жизненного цикла документа является его согласование, когда документ уходит от автора, и до вступления его в законную силу с ним знакомятся, высказывают свое мнение и спорят другие заинтересованные стороны.

Наибольшее количество людей работают с документами на стадии их согласования. Процесс согласования – одна из самых трудоемких стадий при подготовке документа. Как правило, в ней участвует несколько служб, и работа с документом каждой их низ них занимает определенное время. А общее время на согласование документа может стать весьма продолжительным, учитывая, что циклов согласования иногда приходится выполнять несколько.

Задержки при передаче документа от одной службы к другой еще более затягивают процесс. А если о документе невзначай забывают в какой-нибудь службе, процесс просто встает, и требуется приложить усилия, чтобы понять, где же документ находится.

Для решения этих проблем системы электронного документооборота предлагают возможность совместной подготовки и согласования документов. Стоит отметить, что эти процессы похожи, но реализуются по-разному.

При совместной подготовке участники процесса вносят изменения и замечания в сам текст документа. Итогом является документ, в который уже внесены все исправления. В некоторых случаях необходимо хранить промежуточные версии документа, что также можно сделать в СЭД. Версии документа хранятся с номером, и по нему можно отследить, как изменялся документ.

При согласовании документа содержание его не изменяется. Участники согласования высказывают свои замечания ("Согласен", "Не согласен", "Особое мнение") вне текста документа. Итогом является исходный текст документа, а также набор мнений и замечаний согласовывающих сторон. Инициатор согласования сам вносит все изменения в текст документа и, при необходимости, может оправить документ на повторное согласование.

Какой способ выбрать, определяется конкретными условиями работы с документом. Например, при подготовке договора внутри организации удобнее использовать совместную подготовку - каждая служба вставляет в документ нужные ей разделы, оттачивает формулировки, касающиеся ее деятельности. При работе с проектом договора, который поступил от контрагента, удобнее использовать согласование. Этот режим позволяет сохранить исходный текст договора неприкосновенным и собрать мнения всех служб для составления протокола разногласий.

Сложность согласования заключается в разнообразии маршрутов прохождения документов и ситуаций поведения участников этого процесса. Например, согласование может идти как независимо от порядка участников, так и в строгом с ним соответствии. Процесс согласования может как доводиться до конца вне зависимости от мнений его участников, так и приостанавливаться в случае, если кто-то выскажет свое несогласие.

При разработке маршрутов согласования документов в системе электронного документооборота CompanyMedia используется специальный конструктор.

Так с помощью конструктора пользователь системы может выбирать параметры согласования: параллельное, последовательное, комбинированное.

Как "работает" параллельное согласование? При работе в СЭД реального движения документа не происходит. Он "лежит" в базе данных на сервере, поэтому эксперты, включенные в лист согласования, одновременно получают доступ к документу и могут независимо друг от друга работать с ним. Сигналом к началу работы является получение участником согласования уведомления, которое поступает по электронной почте. Оно содержит стандартный текст, информирующий получателя о том, что он назначен участником процесса согласования. Открыв уведомление, пользователь по ссылке может «перейти» на сам документ.

При последовательном согласовании доступ к документу по очереди получают эксперты, включенные в список согласующих. Последовательное согласование при необходимости можно настроить сложным образом: указать длительность каждого этапа согласования (и сделать их разными), "прописать", что именно делать в случае, когда срок согласования прошел, а визы не получено.

"Конструктор" предлагает такие варианты действий:

ничего не делать;

продолжить процесс;

однократно уведомить инициатора о просроченном согласовании и продолжить процесс;

приостановить согласование и наладить процесс периодического уведомления визирующего;

приостановить согласование и наладить процесс периодического уведомления визирующего и инициатора.

Если один из согласующих не согласен, "конструктор" предлагает такие варианты реакции:

уведомить инициатора и продолжить процесс;

продолжить процесс без уведомлений;

уведомить инициатора и остановить процесс.

Инициатор может оставить специальное сообщение участника согласования.

Когда лист согласования готов, инициатор нажимает кнопку «Начать процесс согласования», запуская рассылку уведомлений его участникам. В любой момент он может заглянуть в лист согласования и увидеть, кто работал с документом и высказал мнение, а кто - нет.

Экономия времени при согласовании документа в системе достигается за счет увеличения скорости его перемещения от одного участника к другому. От инициатора согласования требуется гораздо меньше усилий и времени, чтобы контролировать данный процесс. Кроме того, эксплуатация системы позволит соблюсти жесткие сроки подготовки документов.

СЭД может стать незаменимым электронным помощником секретаря, облегчая трудоемкую обработку документов и высвобождая время сотрудника на работу в других направлениях.

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.