Согласование и совместная подготовка документа в системе электронного документооборота

При описании жизненных циклов разных видов документов можно подметить нечто общее: любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит через пять основных этапов (некоторые из них могут повторяться, а некоторые имеют место только один раз). Документы создаются; рецензируются и исправляются; формально или неформально утверждаются; распространяются или публикуются для более широкой аудитории; выполняют свою основную функцию и попадают в архив, при необходимости извлекаются из архива, а затем снова архивируются.

Одним из наиболее трудоемких является второй этап, когда документ еще не является официальным. В этот период идет усиленная работа над текстом документа, и в ней может принимать участие достаточно большое количество сотрудников.

Как выглядит обработка бумажного документа? Данный процесс может идти двумя разными способами.

1. Участники процесса вписывают свои замечания от руки в исправляемый текст, секретарь перепечатывает документ.

2. Участники пишут свои замечаний на специальном листе согласования, автор сам вносит изменения в текст. Подготовленный документ (вне зависимости от способа подготовки) отправляется на согласование всем, кто высказал замечания, чтобы все замечания были учтены.

Но даже если все участники будут быстро выполнять свои действия, процесс затянется на продолжительное время, поскольку документ в течение длительного периода будет перемещаться от одного участника к другому.

По имеющимся наблюдениям, обычно на предприятиях путь бумажного документа от одной стадии подготовки до другой занимает один рабочий день.

Посчитаем, сколько рабочих дней займет согласование очень простого документа, предполагающее одну стадию внесения исправлений и наличие 3 исполнителей: 3 дня на подготовку + 2 дня на передачу от одного участника другому + 3 дня на согласование + 2 дня на перемещение. Итого 10 рабочих дней.

А если взять подготовку более сложного документа, когда соавторы не согласились с правками других участников и не могут договориться? После двух-трех стадий переработки документа уже трудно вспомнить, каков был его изначальный вариант и что добавил каждый соавтор. При увеличении числа соавторов (а в подготовке, например, договора, может участвовать восемь и более специалистов) разобраться в ходе процесса становится все более сложно. А когда одновременно идет работа над целой серией примерно похожих документов, качественно подготовить их становится очень сложно.

Появление текстовых редакторов произвело революцию в деле совместной подготовки – правки стало возможно вносить непосредственно в текст документа. Наличие режима их просмотра добавило возможность отслеживать, кто и какие исправления внес.

Пересылка документов по электронной почте ускорила процесс передачи документов от одной стадии к другой.

Но по-прежнему оставался нерешенным вопрос об отслеживании хода подготовки документа: сложно в короткие сроки определить тех, кто в данный момент работает с документом, есть ли необходимость вмешаться в процесс, тяжело проконтролировать, сколько каждый участник продержал документ у себя, вспомнить, что было в исходном тексте документа, и кто какие правки вносил.

Именно поэтому одним из наиболее востребованных сервисов системы электронного документооборота стали процессы согласования и совместной подготовки документов.

Совместная подготовка – процесс, предполагающий внесение участниками изменений в текст документа. Новая версия документа появляется после каждой его правки.

Согласование – процесс, предполагающий не изменение исходного текста, а внесение участниками замечаний, которые потом вносит в текст документа инициатор согласования, в результате чего получается новая версия документа.

А как процесс совместной подготовки выглядит, когда его проводят с использованием систем электронного документооборота?

Инициатор процесса создает электронную регистрационную карточку документа и "прикрепляет" к ней файл, содержащий текст. Для запуска процесса совместной подготовки ему нужно нажать специальную кнопку экранной формы "Лист совместной подготовки". В ней инициатор набирает список участников совместной подготовки и определяет время, за которое каждый должен успеть поработать с документом. Когда список готов, инициатор нажатием кнопки "Начать процесс подготовки" отправляет документ участникам. Каждый, кто был внесен в список, получает уведомление по электронной почте, что ему направлен документ для совместной подготовки. По ссылке из этого уведомления можно перейти на регистрационную карточку документа и начать с ним работать.

Сложность заключается в том, что нельзя допустить ситуации, когда с одним и тем же файлом работают два разных человека, поскольку каждый из них делает свои исправления в исходном тексте, в результате чего получаются два разных файла, когда нужно, чтобы правки были сделаны в одном тексте. Чтобы избежать такой тупиковой ситуации, в системах электронного документооборота существует механизм блокировки доступа – если с документом работает один человек, другие уже не могут вносить в него правки. На экране это отражается специальными надписями типа «Документ заблокирован» и указывается, кем именно.

Каждый следующий участник перед началом своей работы имеет возможность сохранить предыдущий документ как версию. Когда документ наконец готов, можно посмотреть, как происходил процесс, и понять, на какой стадии появились те или иные изменения в документе.

Возникает резонный вопрос – если есть такой прекрасный механизм, как совместная подготовка, зачем нужно согласование? Согласование удобнее использовать на заключительной стадии подготовки документа, когда необходимо собрать окончательное мнение участников. Причем важно, чтобы участники уже не могли внести в документ изменения.

В реальной практике необходимы механизмы как совместной подготовки, так и согласования, причем при работе с одинаковыми типами документов. Например, согласование и совместная подготовка используются для подготовки договоров. Но согласование «работает», если исходный документ поступил от контрагента и в текст нельзя вносить изменения, необходимо подготовить протокол разногласий. Его легко составить из замечаний, которые сделают участники согласования. Если же текст договора готовится внутри организации "своими" специалистами, удобнее использовать совместную подготовку, чтобы в конце процесса получить готовый документ.

Сколько времени займет процесс совместной подготовки при тех же условиях, которые рассматривались при подготовке документа в бумажном виде? Как показывает практика, каждому участнику выделяют по два часа. Времени на перемещение не требуется – оно происходит практически мгновенно. 6 часов+6 часов = 12 часов или полтора рабочих дня!

Причем стоит отметить, что система электронного документооборота позволяет каждому участнику работать эффективнее – у него гораздо меньше времени уходит на поиск всех необходимых документов, требуемых для подготовки нового.

Работа с документами не должна тормозить работу других подразделений. Нельзя допускать, чтобы клиент отказался работать с вашей организацией только потому, что договор слишком долго согласовывался. Не удивительно, что все больше компаний и организаций берут на вооружение системы электронного документооборота.