Современный подход к созданию электронного архива

Потребность в автоматизации архивного хранения документов возникла и развивалась фактически одновременно с развитием техники, пригодной для этих целей. Появление в 50-70-х годах прошлого века систем автоматизированных шкафов-хранилищ, в значительной степени облегчавших возможность поиска документов, позволило создать ко времени информационной революции в конце 90-х годов четкие и определенные требования к автоматизации архивного хранения и процессам архивного дела как такового. В свою очередь актуальность и практическая значимость разработки новых подходов с позиции информационных технологий стала неотъемлемой составляющей работы как Федеральной архивной службы Российской Федерации, так и ведомственных архивов организаций.

Концепция информатизации архивного дела (1997) и федеральная целевая программа "Электронная Россия" предусматривают создание по всем основным процессам работы архивов и интенсификацию внедрения информационных технологий в архивной отрасли через создание специализированных электронных справочных, правовых, методических и информационных комплексов. Также необходимо отметить, что одновременно с проникновением новых технологий в архивное хранение появилась потребность пересмотреть понятие документа, которое и было переосмыслено в определении, данном в Федеральном законе от 22.10.04 г. №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".Таким образом,документом стал называться любой материальный носитель с зафиксированной на нем информацией и имеющий реквизиты, позволяющие его идентифицировать, что включило в это понятие любые носители, удовлетворяющие нормативному определению, в том числе CD- и DVD-диски.
Сертификация организаций по ISO 9001 дала возможность взглянуть по-новому на архивное дело. Процессный подход к управлению, устанавливаемый системой менеджмента качества (СМК), привел к возможности выделить процессы архивного дела и описать их в виде потоков работ (workflow). Тогда стало понятно, что простая реализация хранения архивных документов ни в коей мере не является целью автоматизации.
Из многообразия архивных процессов можно выделить основные:

• прием документов на архивное хранение;
  
• поиск, выдача и контроль возврата архивных документов;
  
• уничтожение архивных документов, не представляющих ценности;
  
• передача архивных документов на хранение в структуры Федеральной архивной службы Российской Федерации.
  

•     Также стало понятно, что для нормального, адекватного функционирования ведомственных архивных систем требуется выделение и реализация обеспечивающих процессов поддержки экспертных комиссий, определяющих ценность документов, передаваемых на хранение в ведомственные архивы, и архивного делопроизводства (составление описей дел и т.д.).
 
В свою очередь в связи с повсеместным внедрением корпоративных систем электронного документооборота (СЭД) потребовалось выделить два основных направления в реализации архивных систем:

• системы, являющиеся непосредственно частью СЭД и принимающие документы на хранение из нее;
  
• системы, пополняющие архивный фонд организации за счет ретроконверсии, то есть преобразования "бумажного" ведомственного архива в электронный ведомственный архив.
  

Идеальным электронным архивом можно считать систему, сочетающую в себе оба подхода и одновременно учитывающую следующие возможности:

• маркировка с целью идентификации документов и дел (томов дел) машинно-распознаваемыми метками, например штрих-кодированием;
  
• комбинированное хранение и предоставления документов с сохранением в системе их образов, с одновременным ведением архивной картотеки, по которой можно идентифицировать физическое нахождение документа;
  
• хранение и предоставление контента (информационной составляющей) документа без фактической выдачи оригинала пользователю;
  
• построение распределенных архивных хранилищ (в том числе с комбинированным хранением) для организаций с развитой филиальной сетью (финансовые структуры, FMCG и аптечные сети), но с единым архивным фондом.
  

Необходимо отметить, что целью настоящей статьи является обновленный взгляд на автоматизацию ведомственных архивов организаций, для которых архивное хранение входит в комплекс обеспечивающих процессов.

Формирование требований к архивным системам
Этап формирования требований является фактически первым и самым значимым шагом во всей цепочке работ по созданию программно-аппаратного комплекса архивной системы и именно от него зависят не только возможности системы, но и в конечном итоге аспекты легитимности и эргономики создаваемой системы. Необходимо также учитывать, что полноценная архивная система является не только архивной картотекой, но и поддерживает хранение документов, предоставляя их пользователям в зависимости от предъявляемых прав.
Вследствие этого первое, на что следует обратить внимание, - это государственное нормативное регулирование архивной деятельности. Достаточно глубокое осознание государством роли архивов как хранителей социальной памяти страны привело к тому, что развитие нормативной базы, регулирующей деятельность архивных служб, позволило детально описать все аспекты деятельности архивных служб предприятий.
Вторым вопросом является понимание сути отличия архивного хранения от хранения документов в текущем делопроизводстве. А именно, рассматривая архивное хранение, мы наблюдаем укрупнение минимально адресуемой единицы с документа до дела (тома являются лишь топографическими субъединицами дел), объединяющего множество документов сходной тематики и сформированного согласно классификатору (номенклатуре дел).
Третьим аспектом, необходимым для корректного формулирования требований к системе, является обязательное наличие соответствующего опыта в предметной области у разработчиков либо наличие профильного специалиста в их команде.

Технические особенности построения электронных хранилищ
Необычайно важным аспектом в выборе программной платформы, на которой будет реализована архивная система, являются вопросы экономической целесообразности, а именно:

• на какого потребителя рассчитывает производитель системы;
  
• согласен ли этот потребитель оплачивать приобретение дорогостоящей программной платформы и аппаратного комплекса.
  

Очевидно, что в этом случае идеальным решением является реализация системы на той же платформе, на которой реализована и СЭД организации, что в значительной степени уменьшит итоговые затраты, облегчит решение вопросов лицензирования и технической применимости программной платформы, что особенно актуально в случае реализации электронного архива на единой с СЭД технической платформе.
В настоящее время на рынке СЭД таких платформ очень немного: Lotus Domino и DB2 производства IBM, SQL производства Microsoft и Oracle от 9-й версии и выше. Более же точные требования к платформе формируются уже в конкретной реализации, когда выявляются уже технические ограничения. К примеру, возможность СУБД управлять единицами хранения, предположим, в 700MБ, что является приблизительной ёмкостью документа — компакт-диска. Также необходимо рассмотреть вопросы построения распределенных структур хранения (архив филиала компании при этом может находиться на сервере по месту нахождения филиала, в этом случае обеспечивается техническая возможность получения контента архивного документа другими филиалами и головной организацией).

Взаимодействие электронных и материальных хранилищ
Интерес вызывают также аспекты, возникающие как результат взаимодействия электронного и материального архивов, а именно: управление дублированной информацией, ведь оригинал документа находится в материальном хранилище, при этом аналогичный электронный документ (если быть точным, электронная карточка вместе с образом или контентом материального документа) находится в электронном хранилище.
В связи с этим возникают вопросы управления дублированной информацией. Например, при передаче документов на архивное хранение экспертная комиссия может установить его ценность таким образом, что оригинал документа подлежит уничтожению (то есть в архив не передается), а электронная карточка того же документа в архивной системе должна храниться как представляющая определенную ценность в течение установленного комиссией срока. Либо ситуация, возникающая при передаче документов на внешнее хранение, например, при аутсорсинге архивных функций (передача документов в специализированную организацию либо структуру Росархива) для обеспечения сроков сохранности. Ведь и в этом случае фактически материальный документ и его электронную версию следует рассматривать отдельно, несмотря на сходный функционал и идентичный контент.

Особенности управления правами доступа и электронная подпись
При передаче документов на архивное хранение следует по возможности сохранять связь с электронной цифровой подписью (ЭЦП). Особенно это касается документов, которые не имеют бумажных аналогов, существуя исключительно в СЭД организации, а также документов, неотъемлемые части которых по правилам делопроизводства должны храниться вместе (например, листы согласования, а эта процедура в свою очередь проводилась в электронном виде и в конечном материальном документе не отражена). Процессы архивного делопроизводства также должны иметь возможность применения ЭЦП, реализованных в процессах приема документов на хранение, уничтожения и т.п.
Управление правами при доступе к автоматизированным архивам организации очень схоже с управлением соответствующими правами в обычном материальном архиве, однако лишь в части работы с оригиналами документов. Очевидно, что правила доступа к документам электронного архива организация должна определять сама, соизмеряясь лишь со своей структурой, функционалом и правами работников. Сами же права доступа могут быть разделены, с одной стороны, как по принципам доступа к делам, так и доступа к документам и, с другой стороны, по принципам доступа к поиску, просмотру, к получению оригиналов. Также доступ может быть разделен на постоянный и срочный (на определенный промежуток времени).

Поиск в электронном архиве
Отдельного рассмотрения заслуживает система обеспечения поиска архивных материалов, так как она должна включать как поиск по общим и видозависимым атрибутам документов (и дел), так и поиск непосредственно по тексту документа с выводом результатов по релевантности. Безусловно, необходимо учесть обеспечение комплексности поиска, то есть возможность формирования комбинированного поискового запроса. Таким образом, поиск следует разделить на прямой (например, по регистрационному номеру, штрих-коду) и косвенный — по остальным атрибутам документа. С другой стороны, такие требования к поиску накладывают очень заметные ограничения на аппаратную составляющую всего комплекса, требуя очень высоких вычислительных мощностей одновременно с большими скоростями доступа к хранилищам.
В заключение следует отметить, что информационные технологии, новые подходы к управлению и развитию нормативного регулирования архивного хранения позволяют совершенно по-новому взглянуть на задачу автоматизации ведомственных архивов организаций. Как следствие, использование современных систем управления базами данных, соответствующее развитие аппаратной составляющей одновременно с применением автоматизированных шкафов-хранилищ, производимых сейчас многими зарубежными компаниями, позволяют поднять эффективность автоматизированных архивных систем на очень высокий уровень, как по качеству хранения документов, так и по эргономике работы и архивариусов, и конечных пользователей.