Вы можете написать нам через форму и менеджер свяжется с Вами в ближайщее время
Средства аналитики в современных СЭД
Автор: Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса
Источник: Современные технологии делопроизводства и документооборота, №1, 2015
Имеются ли в современных СЭД средства аналитики и какие задачи они решают?
Начальник отдела разработки документов по делопроизводству, г. Тольятти
В современных СЭД заложены функции анализа множества аспектов работы с заданиями, поручениями, распоряжениями и другими документами. Каждый сотрудник, работающий в СЭД, имеет возможность анализировать потоки собственных задач — как поступающих к нему, так и тех, которые он делегирует своим коллегам или подчиненным. Это позволяет сотрудникам более эффективно распределять свое рабочее время и принимать взвешенное решение в каждом случае: задание может быть исполнено немедленно, отложено на другое время, делегировано или разбито на подзадачи. Это можно отнести к области перманентного анализа текущего состояния дел и принятия оперативных управленческих решений.
Если мы говорим о руководителях организации, то у них есть возможность контролировать ход исполнения задачи или обработки документов по всем субъектам документооборота, к которым относятся подразделения и отдельные специалисты. Для этого используются отчеты — еще более гибкий способ агрегации данных. Здесь мы можем поставить перед системой более сложные вопросы и получить информацию о состоянии дел в различных срезах.
Информация может быть представлена как в табличном виде, так и графически в виде графов и диаграмм. Отчеты в современной СЭД являются интерактивными — по щелчку мыши можно открыть конкретные документы и выяснить из них состояние вопроса: понять, в чем причина задержки, выявить ее объективные или субъективные причины.
В большинстве случаев отчеты используются для анализа текущей ситуации по исполнительской дисциплине. Но системы электронного документооборота содержат значительно больше полезной информации, которая может быть выявлена и использована в интересах принятия управленческих решений, анализа эффективности деятельности, оценки персонала.
Какова оптимальная нагрузка на субъект структуры организации — сотрудника или подразделение? Какими были максимальные и минимальные значения нагрузки за определенный исторический период? Какова текущая нагрузка по сравнению с оптимальной? Кто или что является самым слабым звеном? Если выявлены проблемы, то каков их характер — перманентный, сезонный или случайный? Это те вопросы, на которые есть ответы в системе, но которые трудно получить с помощью встроенных средств СЭД.
С применением специализированных средств BI на основе данных системы можно вычислить такие параметры, как: плотность потока поступающих задач, динамика исполнения, нагрузка за период, динамика по выполненным и просроченным заданиям, исторические максимумы и минимумы, удельные показатели по подразделениям и отдельным специалистам и т. д.
Анализ эффективности процессов согласования, подготовки договоров, качества отработки обращений граждан — все это также задачи, решаемые с помощью BI-инструментария. Интересные возможности может предоставить инструментарий BI с точки зрения прогнозирования на основе данных СЭД и интеллектуального анализа данных.
Важным представляется использование такой BI функциональности, как стратегические карты показателей. Они помогают представить отслеживаемые показатели в виде карты с привязкой к стратегическим целям организации. Показатели карты должны быть связаны с соответствующими отчетами и другой информацией, позволяющей провести дальнейший анализ.
Таким образом, СЭД и BI — это два типа программных продуктов, которые могут эффективно дополнять друг друга. Системы документооборота компании – это, по сути, среда фиксации всей операционной деятельности, поставщик данных для BI. Из содержащихся в СЭД знаний и опыта можно извлекать дополнительную информацию, которая позволит оптимизировать деятельность компании, получить дополнительные выгоды. Эффективная работа компании — это адаптивная система с обратной связью, дающая возможность не только ставить задачу, отслеживать исполнение, находить причину отклонений, вносить постоянные коррективы, но и, что самое главное, прогнозировать последствия тех или иных действий, сокращать возможные риски.
Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.
-
В 2022 год оказался очень плодотворным ...
-
О роли ИТ-мониторинга в проектах внед...
-
Насколько успешно проходит цифровиза...
-
Крупная нефтяная компания в Удмуртск...
-
В Оренбургской области на протяжении ...
-
В ситуации ухода с российского рынка ...
-
Кроссплатформенность и совместимост...
-
Какие результаты были достигнуты в 2021...
-
С какими вызовами встретился в 2021 год...
-
Компания «ИнтерТраст» в числе первых ...
-
Любая организация стремится обеспечи...
-
Вот уже почти два года наша страна, ка...
-
В начале 2021 года компания «ИнтерТраст...
-
Ровно десять лет назад, в 2011-м, компани...
-
РСПП оценил затраты российского бизн...
-
В июле 2019 года специалисты администра...
-
В 2020 году в администрации города Мурм...
-
Одним из следствий пандемии корона...
-
Компания «ИнтерТраст», основанная в 19...
-
Остается ли в эпоху ц...
-
Новая цифровая реальность, появление ...
-
В госорганах Новосибирской области р...
-
Разработка, внедрение и сопровождени...
-
СЭД/ЕСM все чаще выступает в качестве ...
-
На рубеже года принято подводить и...
-
Система документационного обеспечен...
-
Специалисты компании «Интерт... -
Пять лет назад, отвечая на вопрос ж...
-
5 лет назад компания «ИнтерТраст» выв...
-
Системы электронного документооборо...
-
Граница между крупными и средними ком...
-
В последние два десятилетия направле...
-
Широка у нас страна родная, и когда в М...
-
Технология адаптивного кейс-менеджме...
-
Как известно, финансовый год у многих ...
-
По мнению Александра Савельева, замес...
-
Магический квадрант Gartner и «волны» ры...
-
Старая гвардия разработчиков возглав...
-
Направление средств групповой работы...
-
Илья Ипатов, ведущий консультант комп...
-
Бюрократизм традиционных СЭД нередко...
-
Уничтожение документов – это больше, ...
-
Развитие кросплатформенной CompanyMedia 5 я...
-
Каково положение дел с использование...
-
В 2016 году отечественные системы докум...
-
Компания «ИнтерТраст» объявила о вып...
-
В этом году в число лидеров квадранта ...
-
Современные системы электронного док...
-
Электронные государственные услуги с...
-
12 сентября компания OpenText официально о...
-
Безбумажный документооборот пока ост...
-
Десять лет назад в Ямало-Ненецком авт...
-
Бизнес-аналитика становится все боле...
-
Как повлияла на бизнес отечественных ...
-
Скорость изменений в политике и бизне...
-
Компания «ИнтерТраст», один из лидеро...
-
Если говорить о складывающейся на оте...
-
Сегодня всем очевидно, что бумажные д...
-
Мобильные приложения со схожей функц...
-
Решения класса СЭД/ECM относятся к функ...
-
В 2015 году у компании «ИнтерТраст», нес...
-
Как и ожидалось, 2015 год выдался сложны...
-
О лицензиях и методологии в области с...
-
Сегодня речь идет не об оптимизации р...
-
Разговоры о переходе на безбумажный э...
-
Директор центра продаж и внедрения ко...
-
Мобильные решения в составе СЭД/ECM — э...
-
Илья Ипатов, руководитель отдела элек...
-
В конце октября компания "ИнтерТраст" ...
-
Несмотря на то, что понятие системы эл...
-
Как система электронного документооб...
-
В рамках данного обзора Docflow рассмотр...
-
Эдуард Михайлов, руководитель отдела...
-
Импортозамещение и переход на СПО в п...
-
В современных СЭД существуют инструм...
-
Система класса СЭД/ECM, дополненная раз...
-
По итогам обновления СЭД CompanyMedia до че...
-
Благодаря объединению поисковых и ан...
-
По мнению Вадима Ипатова, заместителя...
-
Ровно 15 лет назад вступил в силу нацио...
-
Ирина Соколова, начальник отдела моби...
-
В своем комментарии Вадим Ипатов, зам...
-
Типовой проект строительства промышл...
-
Какие компоненты комплексных мобильн...
-
Вадим Ипатов, заместитель генерально...
-
Чем отличаются мобильные решения СЭД/...
-
Если еще несколько лет назад управлен...
-
Компания «ИнтерТраст» приняла участи...
-
Вадим Ипатов, заместитель генерально...
-
Ольга Скиба, бизнес-аналитик компании...