Главная Пресс - центр Статьи и интервьюСредства аналитики в современных СЭД

Средства аналитики в современных СЭД

17.02.2015

Автор: Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса
Источник: Современные технологии делопроизводства и документооборота, №1, 2015

Имеются ли в современных СЭД средства аналитики и какие задачи они решают?

Начальник отдела разработки документов по делопроизводству, г. Тольятти

В современных СЭД заложены функции анализа множества аспектов работы с заданиями, поручениями, распоряжениями и другими документами. Каждый сотрудник, работающий в СЭД, имеет возможность анализировать потоки собственных задач — как поступающих к нему, так и тех, которые он делегирует своим коллегам или подчиненным. Это позволяет сотрудникам более эффективно распределять свое рабочее время и принимать взвешенное решение в каждом случае: задание может быть исполнено немедленно, отложено на другое время, делегировано или разбито на подзадачи. Это можно отнести к области перманентного анализа текущего состояния дел и принятия оперативных управленческих решений.

Если мы говорим о руководителях организации, то у них есть возможность контролировать ход исполнения задачи или обработки документов по всем субъектам документооборота, к которым относятся подразделения и отдельные специалисты. Для этого используются отчеты — еще более гибкий способ агрегации данных. Здесь мы можем поставить перед системой более сложные вопросы и получить информацию о состоянии дел в различных срезах.

Информация может быть представлена как в табличном виде, так и графически в виде графов и диаграмм. Отчеты в современной СЭД являются интерактивными — по щелчку мыши можно открыть конкретные документы и выяснить из них состояние вопроса: понять, в чем причина задержки, выявить ее объективные или субъективные причины.

В большинстве случаев отчеты используются для анализа текущей ситуации по исполнительской дисциплине. Но системы электронного документооборота содержат значительно больше полезной информации, которая может быть выявлена и использована в интересах принятия управленческих решений, анализа эффективности деятельности, оценки персонала.

Какова оптимальная нагрузка на субъект структуры организации — сотрудника или подразделение? Какими были максимальные и минимальные значения нагрузки за определенный исторический период? Какова текущая нагрузка по сравнению с оптимальной? Кто или что является самым слабым звеном? Если выявлены проблемы, то каков их характер — перманентный, сезонный или случайный? Это те вопросы, на которые есть ответы в системе, но которые трудно получить с помощью встроенных средств СЭД.

С применением специализированных средств BI на основе данных системы можно вычислить такие параметры, как: плотность потока поступающих задач, динамика исполнения, нагрузка за период, динамика по выполненным и просроченным заданиям, исторические максимумы и минимумы, удельные показатели по подразделениям и отдельным специалистам и т. д.

Анализ эффективности процессов согласования, подготовки договоров, качества отработки обращений граждан — все это также задачи, решаемые с помощью BI-инструментария. Интересные возможности может предоставить инструментарий BI с точки зрения прогнозирования на основе данных СЭД и интеллектуального анализа данных.

Важным представляется использование такой BI функциональности, как стратегические карты показателей. Они помогают представить отслеживаемые показатели в виде карты с привязкой к стратегическим целям организации. Показатели карты должны быть связаны с соответствующими отчетами и другой информацией, позволяющей провести дальнейший анализ.

Таким образом, СЭД и BI — это два типа программных продуктов, которые могут эффективно дополнять друг друга. Системы документооборота компании – это, по сути, среда фиксации всей операционной деятельности, поставщик данных для BI. Из содержащихся в СЭД знаний и опыта можно извлекать дополнительную информацию, которая позволит оптимизировать деятельность компании, получить дополнительные выгоды. Эффективная работа компании — это адаптивная система с обратной связью, дающая возможность не только ставить задачу, отслеживать исполнение, находить причину отклонений, вносить постоянные коррективы, но и, что самое главное, прогнозировать последствия тех или иных действий, сокращать возможные риски.

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.