Текст как главный реквизит документа

Предлагаем вашему вниманию занятие "Школы профессионального секретаря" на тему "Текст как главный реквизит документа".

Основные термины

1. Текст документа
2. Типовой текст документа
3. Трафаретный текст документа
4. Язык и стиль служебных документов
5. Архаизмы и историзмы
6. Тавтология
7. Паронимы
8. Плеоназмы
9. Жаргонные слова
10. Таблица
11. Анкета

Текстом официального документа называется информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации.

Текст документа непосредственно связан с его видом или разновидностью. Тексты документов разных видов и разновидностей имеют существенные особенности, которые будут рассмотрены на последующих занятиях. Вместе с тем следует выделить общие требования к текстам служебных документов:

• достоверность и объективность информации;

• точность изложения и однозначность информации, т. е. исключение ее двоякого толкования;

• краткость в представлении информации, исключение сведений, не имеющих прямого отношения к рассматриваемому вопросу;

• повышение информативности и информационной емкости документов;

• структурирование текста документа, т. е. деление его на определенные смысловые части (например: введение, доказательство, заключение);

• использование типовых и трафаретных текстов при документировании повторяющихся управленческих ситуаций.

Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы или анкеты (п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003). Нередко в служебных документах сочетаются текстовые и табличные части текстов.

Текстовые документы, как правило, составляют по одному вопросу для облегчения и ускорения работы с ними, например: письма, приказы по личному составу, акты, служебные записки. В некоторых документах, например в протоколах собраний, заседаний, чаще содержится информация по нескольким вопросам в силу специфики данного вида документа.

При наличии в документе большого по объему текста его принято делить на разделы, пункты, подпункты с нумерацией этих частей текста арабскими цифрами с точками после них.

Управленческая деятельность включает немало типовых, часто повторяющихся ситуаций, при документировании которых в разных организациях создаются документы с одинаковым содержанием. Поэтому широкое распространение в практике получили унифицированные тексты документов - типовые и трафаретные.

Типовые тексты обычно разрабатываются для многостраничных документов, включающих единые формы языкового выражения, прошедшие длительную апробацию на практике и поэтому наиболее точно передающие содержание определенных действий или ситуаций, например, для положений, инструкций, правил, регламентов и т. п.

Большая часть текста является типовой в таких документах, как должностная инструкция, положение о структурном подразделе¬нии организации, правила внутреннего трудового распорядка.

Типовые части текста могут включаться даже в такие документы, которые, по существу, являются индивидуальными.

Например, в трудовом договоре, заключаемом с работником при поступлении его на работу, помимо индивидуальных сведений и условий содержится немало типовой информации, которая вносится в другие трудовые договоры, что позволяет разрабатывать типовые формы этих документов.

Трафаретные тексты создаются для небольших по объему документов, многократно составляемых в течение календарного года или периодически из года в год.

Например, трафаретным может быть текст приказа об организации дежурства в выходной или праздничный день.

Трафаретными являются унифицированные формы приказов по личному составу (о приеме на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, об увольнении, о направлении работника в командировку, о поощрении). В организации могут быть разработаны трафаретные тексты писем, служебных записок, заявлений, актов и др.

При составлении служебных документов необходимо учитывать, что их тексты должны отвечать требованиям делового стиля, в частности, следует:

• не использовать слова и выражения, вышедшие в настоящее время из употребления (архаизмы и историзмы), например: "сего года";

• не допускать смысловых повторов (тавтологии), связанных с употреблением однокоренных слов, например: "следует обратить внимание на следующее...";

• различать близкие по звучанию родственные, однокоренные слова, имеющие разное значение (паронимы), например: "представить" и"предоставить";

• не соединять слова русского и иноязычного происхождения, звучащие по-разному, но обозначающие одно и то же (плеоназмы), например: "свободная вакансия";

• не заменять в письменной деловой речи общепринятые термины неофициальными жаргонными словами, употребляемыми специалистами-профессионалами в разговорной речи, например: "безналичка" вместо "безналичный расчет".

Другие особенности делового стиля будут охарактеризованы при рассмотрении отдельных видов организационно-распорядительных документов.

Наиболее краткой и наглядной формой изложения информации в документе является таблица. В таблицу, как правило, включаются сведения о нескольких объектах, характеризуемых по разным признакам. Наименование признаков в таблице - это заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименование объектов - это заголовок и подзаголовки строк, расположенные в крайней левой графе (боковик таблицы). Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание, например:

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже и единственном числе. Заголовки граф пишутся с прописных букв, подзаголовки - со строчных, если они поясняют заголовок. Подзаголовок, имеющий самостоятельное значение, пишется с прописной буквы. В таблицах употребляются только общепринятые условные обозначения. Точки в заголовках и подзаголовках граф и строк не ставятся.

Если в документ включено несколько таблиц, то над каждой таблицей справа пишется слово "Таблица" и указывается ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа обязательно должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.

Содержательная часть документа в виде анкеты имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная информация - наименования признаков, переменная - их характеристики. Анкета обычно содержит следующие варианты изложения информации:

• вопросы и отведенные места для ответов;

• вопросы и варианты ответов для выбора;

• отведенные места для информации, вносимой анкетируемым, дополнительно по его усмотрению, например:

Анкетная форма содержательной части документа особенно характерна для кадровой документации и для документации маркетинговых служб, изучающих, например, потребительский спрос на продукцию, выпускаемую данным предприятием.

Нормативная база:

1. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

2. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536.

4. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. М.: ВНИИДАД, 1998.