Утверждение документов

Вопрос 1. Подскажите, в каком случае документы могут утверждаться должностным лицом, а когда требуется издавать специальный документ для утверждения? Какие документы подлежат утверждению?

Начать ответ на вопрос хотелось бы с подтверждения того, что в ГОСТе Р 6.30-2003 действительно говорится о двух способах утверждения документов, но не объясняется, когда какой из них следует применять.

Исходя из вышесказанного, можно предложить следующий алгоритм выбора способа утверждения документа.

Прежде всего, нужно проверить, не закрепляется ли форма создаваемого вами документа в нормативных актах. Если форма документа установлена, то способ утверждения легко определяется. Приведем в таблице несколько примеров закрепляемых форм документов с пояснениями о способе их утверждения.

Далее следует проверить, не обговаривается ли способ утверждения документа в тексте какого-либо нормативного акта. Например, способ утверждения целого ряда документов в акционерных обществах закрепляется в Федеральном законе от 26.12.2005 г. № 208-ФЗ "Об акционерных обществах".

При этом, обратите внимание, для некоторых документов может быть установлена необходимость проставления оттиска печати в "Грифе утверждения документа". Так, ГОСТ 7.32-2001 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления" гласит: "Гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», должности с указанием наименования организации, ученой степени, ученого звания лица, утвердившего отчет, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения отчета. Здесь же проставляется печать организации, утвердившей отчет".

Присутствие оттиска печати в грифе может быть закреплено не только в тексте нормативного акта, но и в утвержденной им форме самого документа. Примером могут служить акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (унифицированная форма № Т-73) и акт приема-передачи документов на государственное хранение.

Когда способ утверждения документа нельзя выяснить из нормативных актов, нужно придерживаться следующего правила.

Если во время утверждения документа необходимо обговорить какие-либо дополнительные моменты (дату и мероприятия по вводу документа в действие, ответственных должностных лиц, срок действия документа и т.д.), а также внести изменения в действующие документы или отменить старые, то это можно сделать с помощью издания распорядительного документа. Другими словами, распорядительный документ издается для утверждения другого документа в том случае, если требуются дополнительные предписания и разъяснения.

Если ничего дополнительно обговаривать не нужно, то документ утверждается уполномоченным должностным лицом. В этом случае датой документа и датой вступления его в действие будет являться дата утверждения, указанная в грифе утверждения.

Итак, мы разобрались, как следует утверждать документы, а теперь постараемся выяснить, какие документы нуждаются в этом.

К сожалению, полного перечня документов, требующих обязательного утверждения, не содержится ни в одном из нормативных актов. Поэтому такой список должен присутствовать в Табеле форм документов или в Инструкции по делопроизводству организации. Основанием для его составления должны служить общероссийские и более узкие ведомственные нормативные акты. Кроме того, в этой работе неоценимую помощь вам окажут примерные перечни документов, подлежащих утверждению, которые содержатся:

• в приложении № 4 Государственной системы документационного обеспечения управления 1988 года, а также

• в приложении № 7 более позднего и поэтому более актуального документа — Методических рекомендаций по внедрению ГОСТа Р 6.30-20033.

Приведем примерный список документов, требующих утверждения:

• проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, борудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.;

• задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследова¬тельских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);

• инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);

• нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);

• отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);

• перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся вдеятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.);

• планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскатсльских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

• положения (об организации; о структурном подразделении; о пре¬мировании и т.д.);

• программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);

• расценки на производство работ;

• сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);

• стандарты (государственные, национальные, организации, отраслевые);

• структура и штатная численность;

• тарифные ставки;

• уставы организаций;

• формы унифицированных документов;

• штатные расписания и изменения к ним;

• график отпусков;

• номенклатура дел организации.

В заключение скажем, что по общему правилу в обязательном порядке процедуру утверждения должны проходить внутренние организационно-правовые документы: положения, правила, инструкции, регламенты и т.д.

Вопрос 2. Существует ли какая-то разница между делопроизводителем и документоведом?

Разница существует, причем значительная. Правильнее сказать, что делопроизводитель и документовед — это разные категории работников. Соответственно, требования к квалификации, основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также должностные обязанности у делопроизводителя и документоведа будут разные.

Подробный ответ на данный вопрос можно найти в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. № 37.

Для разъяснения отличий приведем в таблице квалификационные характеристики документоведа и делопроизводителя, взятые из вышеупомянутого Квалификационного справочника.