Вадим Ипатов: «Наша задача – приблизить электронный документооборот к бизнес-целям»

Вадим, зачем нужен электронный документооборот банку?

- Около 30% продаж нашей системы электронного документооборота CompanyMedia приходится именно на компании финансового сектора.

У компании «ИнтерТраст» большой опыт внедрения СЭД в финансовых организациях разного размера и специализации. Наиболее общей целью является наведение порядка в документировании деятельности, реализации структурированного, системного подхода в работе с документами. Отсутствие системности приводит к потере важной информации, что может стать для банка очень большой проблемой.

Системы электронного документооборота помогают навести порядок в интеллектуальных активах компании, а также оптимизировать временные затраты ее сотрудников.

Правильно выстроенная СЭД ускоряет принятие и доставку управленческих решений, делает процессы прозрачными и контролируемыми, усиливая конкурентоспособность банка.

Ваша компания профессионально занимается системами электронного документооборота с середины 90-х годов. Примерно с этого же времени началось активное внедрение систем электронного документооборота в банках. Какие основные этапы этого процесса можно выделить?

- Изначально СЭД были адресованы исключительно канцеляриям, управлениям делами и предназначались для электронного учета бумажных документов. Затем документооборот постепенно от функций сопровождения бумажного переходит к полностью электронному в той части внутренних документов, для которых это допустимо. Следующей важной вехой является появление корпоративного документооборота, который объединяет филиалы, дочерние предприятия, удаленные объекты в рамках сквозных деловых процессов. Параллельно появляются специализированные бизнес-приложения, использующие сервисы общего документооборота для решения специфических бизнес-задач. В настоящее время наблюдается все более глубокая бизнес-специализация документооборота.

За 15 лет были выпущены 4 версии продукта CompanyMedia, каждая из которых соответствует ключевым изменениям в эволюции электронного документооборота.

Интересно, что чаще всего именно таким путем (через эти 4 стадии) идет процесс внедрения и развития СЭД практически в каждом банке.

В чем основные преимущества системы CompanyMedia?

- Наше решение универсальное. И с точки зрения функциональности, и в плане применимости для организаций разного размера и отраслевой принадлежности.

Главной особенностью CompanyMedia является поддержка сложных территориально распределенных структур и корпоративность.

Сейчас мы сфокусированы на сближении электронного документооборота с бизнесом, и «приближении» нужной информации к ее потребителю.

Расскажите подробнее об этом подходе.

- Речь идет в первую очередь о кейсах, которые предоставляют сервисы электронного документооборота различным конкретным бизнес-задачам.

Решение любой бизнес-задачи всегда сопровождается какими-то документами. Множество задач, решаемых в организации, не определены в регламентах документооборота, поэтому в СЭД документы этих процессов не попадают. Наиболее распространенным способом организации работы является использование локальных или общих дисков и электронной почты. В итоге получается неупорядоченный документооборот: множество людей имеют дело с множеством документов, находящихся в непредсказуемых местах.

В результате опыт, который нарабатывают люди, теряется, он оседает в головах исполнителей, пропадает в их электронных ящиках.

Кейс по сути – это частный регламент, который позволяет работать в единой среде многим людям; при этом все документы кейса будут организованы и структурированы в соответствии с едиными правилами. Кейс не предопределяет ход исполнения. Он позволяет поставить цель, декомпозировать ее на задачи, определить участников.

При разработке инструментария кейсов мы использовали характерные возможности социальных сетей и социального взаимодействия. Так, сообщения пользователя или системы видны всем участникам группы. Сервис комментирования используется для обсуждения документа или задачи и т.п.

Далее. Наш интерфейс построен таким образом, что каждый пользователь видит документы в срезе всех своих задач. Все, что требует внимания человека, поступает ему в виде уведомлений. Из этого потока информации он формирует задачи, которые либо решаются немедленно, либо откладываются (с возможностью планирования времени их исполнения) либо делегируются.

Если задача сложная, имеет смысл разбить ее на составляющие части. В этом случае сотрудник может открыть отдельный кейс и привлечь новых людей к ее выполнению.

Все эти возможности заложены в нашей системе.

Есть ли возможность использования электронной цифровой подписи?

- Наша система работает на платформе Lotus Domino. В ней есть встроенная электронная подпись, которая может использоваться по умолчанию. В случае необходимости сертифицированного решения с привлечением внешних удостоверяющих центров используется специальный продукт Locker.

Сложно ли научиться работать в системе CompanyMedia?

- У нас есть специальный центр обучения для сотрудников компании-заказчика. Раньше, на заре электронного документооборота, информационная грамотность находилась на довольно низком уровне. Тогда мы обучали работе в системе абсолютно всех – начиная от системных администраторов и заканчивая конечными пользователями.

Затем для пользователей, не являющихся профильными специалистами, появились интерактивные курсы, чтобы человек мог без преподавателей, самостоятельно все освоить.

Для IT-специалистов и предметных специалистов остались очные курсы. Первые изучают тонкости администрирования базового и прикладного ПО. Вторые в ходе обучения, по существу, «выравнивают» свои профессиональные умения и подходы со средствами, предоставляемыми системой.

Кроме того, пользователи развивают навыки работы в системе в ходе опытной эксплуатации, получая консультации наших специалистов. В том числе по методике разработки кейсов.

Кто поддерживает систему после ее внедрения в банке?

- Когда система дорабатывается под потребности крупного банка, создается проектный офис, который и сопровождает систему по завершении проекта по индивидуальному плану.

Для типовых проектов у нас предусмотрены гибкие программы и тарифные планы сопровождения – от минимального набора услуг в виде консультаций по вопросам обеспечения работоспособности и решения технических проблем до полного аутсорсинга всех задач по поддержанию жизнеспособности системы, включая проактивный мониторинг и предупреждение проблем.

Каковы сроки внедрения системы?

- От нескольких недель (для относительно простых внедрений тиражируемой типовой версии) до 6–8 месяцев (когда по желанию заказчиков требуется адаптировать систему).

Система легко адаптируется?

- Да. Мы можем быстро внести любые изменения в систему по требованию заказчика. При внедрении в крупных банках из нашей системы могут формироваться фактически самостоятельные версии, которые далеко уходят от тиражированного решения. Проблема не в адаптации, а в последующем сопровождении сильно специализированной редакции. Тем не менее, нам удается без существенных проблем сопровождать и вести учет обновлений каждой самостоятельной ветки и развивать их на индивидуальной основе.

С применением «кейсового» подхода ситуация еще более упрощается. Специализированные прикладные решения реализуются в виде кейсов, модификация которых не затрагивает базовых компонент системы. При этом сервисы документооборота, которые используются кейсами, по большей части универсальны и не требуют изменений.

Банкам необходимо покупать весь продукт, или возможно приобретение его отдельных модулей?

- У нашего продукта модульная структура. Банки покупают тот набор решений, который им необходим.

Как в рамках системы CompanyMedia обеспечивается безопасность передаваемых данных?

- Наша система бэкофисная, и данные во внешний мир не передаются. От нас требуется обеспечение защиты информации в пределах контура системы. При этом каждый банк определяет и поддерживает свои нормы безопасности, используя предоставляемые нами средства. И они вполне обеспечиваются даже при подключении к системе мобильных рабочих мест (наша система поддерживает три типа платформ – iPad, Android и BlackBerry).

Были случаи неудачного внедрения решений СЭД? В чем причины этого?

- Это может произойти только в том случае, если заказчик на начальном этапе неправильно сформулировал свои цели.

Прежде чем приступить к внедрению системы электронного документооборота, банк должен точно понимать, какие проблемы для него наиболее критичны. Цель должна быть четко сформулирована, от этого зависит конфигурирование СЭД и характер ее использования.

Не могу привести примеры неуспешных внедрений CompanyMedia, чтобы проанализировать их причины. Приведу пример внедрения в банке, который в числе первых перешел на электронный документооборот внутренних документов. Там систему внедряли по продуманному плану по подразделениям (между которыми было устроено соревнование с публичным освещением всех достижений). Как может быть достигнут эффект от внедрения, было наглядно продемонстрировано, когда подразделение, занимавшееся автокредитами, сократило сроки обработки кредитной заявки с нескольких недель до двух дней. В то время это дало банку серьезное конкурентное преимущество и стимулировало к подключению другие подразделения.

Система CompanyMedia внедряется успешно, в последующем отказ от нее, переход на другую систему по причине неудовлетворенности заказчика не происходит.

Среди клиентов «ИнтерТраста» – ВТБ, «Уралсиб», «Лукойл», «Аэрофлот», Органы государственной власти. А чем выгоден электронный документооборот «от ИнтерТраста» для средних и мелких банков?

- Финансовая отрасль специфична тем, что ее документы высокоответственны. Независимо крупный банк или мелкий – по требованиям ЦБ он обязан организовать строгий официальный документооборот. Изначально банки выбирали нашу компанию, потому что мы строили свои решения на платформе Lotus Domino, которая считалась элитной, престижной и надежной. А банковский сектор всегда был в числе самых передовых в части использования ИТ. Мы, в свою очередь, стремились продемонстрировать, что эта платформа наилучшим образом соответствует требованиям банков к электронному документообороту во всех аспектах, начиная от документоориентированности самой СУБД, заканчивая мощными возможностями построения распределенных решений и гибкими средствами адаптации. Видимо, мы оправдали доверие, поскольку за время нашей работы создали в какой-то мере стандарт для банков в области СЭД. Сейчас мы готовы предлагать свое решение необязательно на этой платформе, хотя многие банки она устраивает и по сей день.

В настоящее время задачи «обустройства» электронного делопроизводства уже не актуальны для финансовых организаций. Им требуется большее. И наша система не собирается оставаться в старых границах. Поддержка специфических банковских процессов, повышение удовлетворенности пользователей, удобство для руководства всех уровней, нацеленность на достижение высоких результатов в бизнесе – вот чем хотелось бы порадовать банковский сектор.

Автор: Софья Ручко
Источник: Bankir.Ru