Внедрение национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

В 2007 г. утвержден и введен в действие национальный стан­дарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования". Как и все нацио­нальные стандарты, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (далее - Стандарт) применяется организациями добровольно, но уже сейчас очевидно, что многие организации намерены применять Стандарт в своей деятельности и проявляют к нему значительный интерес. Давайте разберемся в причинах этого интереса.

В разделе 1 Стандарта "Область применения" содержится конкретное указание о том, что положения Стандарта распространяются на управление документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001* (ГОСТ Р ИСО 9000-2001 "Системы качества. Основные положения и словарь"; ГОСТ Р ИСО 9001-2001 "Системы менеджмента качества. Требования"; ГОСТ Р ИСО 9004-2001 "Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности"; ГОСТ Р ИСО 14001-98 "Системы управления окружающей средой. Требования и руководство по применению".). Именно этим объясняется то, что наибольшую заинтересованность в Стандарте проявляют организации, применяющие систему управления качеством в соответствии со стандартами ИСО.

Интерес к Стандарту обусловлен еще и тем, что в нашей стране в настоящее время практически отсутствуют нормативные и методические документы, устанавливающие требования, нормы, положения об организации работы с документами и в целом об организации документационного обеспечения. Имеет значение и то, что положения Стандарта распространяются на управление документами всех форматов и на всех носителях, создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности.

Методические рекомендации

В организациях ВНИИ документоведения и архивного дела подготовлены Методические рекомендации по внедрению национального Стандарта (далее - Методические рекомендации), которые планируется опубликовать в 2008 г. Методические рекомендации предназначены для служб документационного обеспечения управления (далее - служб ДОУ) и разработаны в целях оказания им практической помощи при внедрении в организациях ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.

При разработке Методических рекомендаций учтены положения законодательства РФ в сфере информации и документации, в частности федеральных законов от 27.07.06 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 22.10.04 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; положений Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Министерством культуры РФ от 08.11.05 № 536; ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"; ГОСТа Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" и др.

Методические рекомендации содержат положения, определяющие процедуру внедрения Стандарта, виды, содержание и результаты работ, которые должны быть проведены в целях внедрения Стандарта.

Мероприятия по внедрению

Внедрение стандарта предполагает проведение комплекса мероприя­тий организационного характера, центральную роль в которых играют службы ДОУ. К этой работе могут привлекаться и другие подразделения организации, в частности подразделения управления качеством и информационных технологий.

Ответственность за внедрение Стандарта несут руководители организаций.

Для проведения подготовительных работ по внедрению Стандарта в организации распорядительным документом руководителя (приказом, распоряжением) создается рабочая группа во главе с заместителем руководителя организации, в составе руководителя службы ДОУ, руководителя архива организации (работника, ответственного за архив)* (При наличии в организации архива), руководителя подразделения информационных технологий. В состав рабочей группы могут включаться специалисты ведущих подразделение организации.

Члены рабочей группы должны хорошо знать специфику деятельности организации, ее структуру и стратегию развития, иметь навыки организационного проектирования.

Рабочая группа разрабатывает План организационно-технических мероприятий по внедрению Стандарта, утверждаемый руководителем организации, готовит приказ о внедрении Стандарта и в дальнейшем осуществляет контроль за выполнением Плана.

В Плане организационно-технических мероприятий в зависимости от состояния системы ДОУ могут быть предусмотрены следующие положения:

1. Организационные вопросы внедрения Стандарта: определение подразделения или группы специалистов, ответственных за внедрение Стандарта*(Функции внедренческого подразделения выполняет служба ДОУ. В организациях, не имеющих службы ДОУ, такое подразделение создается или формируется группа специалистов, выполняющих работу по внедрению ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.); уточнение при необходимости задач и функций этого подразделения, утверждение положения о службе ДОУ или внесение изменений в ранее утвержденное положение; рациональное распределение функций по управлению документами между подразделениями службы ДОУ и ее работниками, закрепление этого распределения в положениях о подразделениях службы ДОУ и в должностных инструкциях работников; определение штатной численности службы ДОУ на основе норм и нормативов по труду и др.

2. Определение нормативной базы ДОУ организации: установление перечня документов, регламентирующих управление документами, включая законодательные акты, иные нормативные правовые акты РФ, субъектов РФ, регулирующие основную деятельность организации и устанавливающие требования к документам и процессам управления документами, технические регламенты и стандарты, правовые акты организации (правила, положения, инструкции, приказы, распоряжения руководства и другие документы по вопросам ДОУ).

3. Анализ ДОУ организации: определение состава документов, создаваемых и используемых в деятельности организации; выявление унифицированных форм документов, применяемых в деятельности организации; качественный и количественный анализ документооборота (описание и анализ документопотоков, изучение маршрутов движения документов, определение количества поступающих, создаваемых внутренних и отправляемых документов); изучение системы хранения документов и организации их использования, системы доступа к документам; анализ эффективности применяемых в организации информационных систем и их совместимости.

4. Оценка соответствия системы ДОУ организации требованиям: оценка эффективности существующей системы управления документами и повышения ее эффективности в результате внедрения Стандарта.

5. Совершенствование нормативной и методической базы ДОУ: разработка нормативных и методических документов, регламентирующих требования к документам, службе ДОУ, процессам управления документами или подготовка предложений о внесении изменений в действующие нормативные и методические документы с целью их корректировки в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.

6. Проектирование (совершенствование, внедрение) систем управления документами: подготовка предложений о разработке (приобретении) и внедрении информационных систем управления документами или предложений об изменении (совершенствовании, развитии) применяемых в организации информационных систем управления документами.

7. Мониторинг и аудит в сфере документационного обеспечения: разработка принципов проведения мониторинга и аудита в области ДОУ в целях оценки эффективности системы управления документами, своевременного выявления недостатков в управлении документами и их устранения.

8. Обучение работников организации современным требованиям в сфере ДОУ: разработка программ обучения специалистов разного уровня технологиям работы с документами, подготовка графиков проведения занятий с персоналом организации, проведение обучения.

9. Технико-экономическое обоснование внедрения ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007: оценка стоимости работ, проводимых в рамках внедрения Стандарта.

После подготовки Плана организационно-технических мероприятий по внедрению ГОСТ Р ИСО 15489-1 -2007 руководитель организации издает распорядительный документ (приказ, распоряжение) о внедрении Стандарта, в котором указывается:

• подразделение, ответственное за внедрение Стандарта;

• сроки внедрения Стандарта;

• состав комиссии по приемке результатов внедрения Стандарта.

В распорядительном документе организации (приказе, распоряжении) могут предусматриваться дополнительные требования, необходимые для внедрения Стандарта в соответствии с планом организационно-технических мероприятий.

Окончание работ по внедрению Стандарта оформляется актом. Акт о внедрении ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 утверждается руководителем организации.

Об оценке состояния системы ДОУ и ее соответствия положениям Стандарта, создании политики в области управления документами читайте в следующем номере журнала.