Внедрение СЭД в муниципальной энергосбытовой компании, Работы на первоначальном этапе внедрения СЭД

Внедрение СЭД в муниципальной энергосбытовой компании

Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Дата публикации: 03.2011

На вопросы читателей журнала "Современные технологии делопроизводства и документооборота" отвечают специалисты компании "ИнтерТраст".

В муниципальной энергосбытовой компании решено провести реформирование системы управления. Подскажите, пожалуйста, чем нам может помочь система электронного документооборота? Есть ли специфика СЭД для энергосбытовых компаний? Какие задачи должна решать подобного рода система? Можем ли мы разработать ее самостоятельно или потребуется помощь специализированных компаний?

Начальник общего отдела, Приморский край

Алексей Назаренко, директор по качеству, компания "ИнтерТраст": Напомню, что энергосбытовые компании появились в результате реформирования РАО ЕЭС в 2007-2008 годах при разделении энергосистемы страны на генерирующие, передающие и сбытовые предприятия. На документооборот сбытовых компаний накладывает отпечаток их развитая договорная и инвестиционная активность. Система электронного документооборота, внедряемая в данного рода организациях, должна осуществлять поддержку таких видов договорной деятельности, как:

• поставка энергии конечным потребителям, производимая на основе единой оферты с заключением договоров присоединения;

• заключение договоров покупки мощности и ее транспортировки с генерирующими и передающими компаниями напрямую либо посредством биржи и государственного регулятора;

• заключение договоров, относящихся к инвестиционной деятельности компании (техническое переоснащение, капитальное строительство и др.);

• заключение договоров с профильными подрядчиками, к примеру компаниями, осуществляющими деятельность по контролю потребления (как у физических, так и юридических лиц).

Самым сложным с точки зрения управления договорной деятельностью является процесс заключения сбытовых договоров с юридическими и с физическими лицами-потребителями. Поскольку каждая организация и каждая квартира, находящиеся на территории юрисдикции энергосбытовой компании, являются ее клиентами, именно договорная работа с конечными потребителями является самой массовой и наиболее нуждающейся в автоматизации.

Для обеспечения поддержки этих процедур информационная система должна обладать следующим функционалом:

• учет и регистрация заключаемых договоров присоединения, а также их перерегистрация и расторжение, что особенно актуально для клиентов - юридических лиц;

• контроль исполнения договорных обязательств в частях своевременности и полноты оплаты потребленной мощности;

• учет измерительного оборудования, а также его показаний.

В настоящее время контроль потребляемой мощности выполняется часто силами сторонних организаций-подрядчиков. Вследствие этого сведения, необходимые для контроля исполнения договорных обязательств, поступают несвоевременно и в объемах, не соответствующих потребностям современного информационного общества. В свою очередь подрядчики-контролеры могут обеспечить контроль потребления по каждому договору лишь 1-2 раза в год. Этот подход и привел к методу оплаты энергии по среднему значению потребления в течение года с последующей коррекцией оплаченной мощности в конце отчетного периода по фактическому ее потреблению. Очевидно, что для эффективного учета потребления мощности и контроля исполнения договорных обязательств ее пользователями необходима такая информационная система, которая сможет обеспечивать постоянный обмен данными между всеми компаниями, участвующими в процессах сбыта: от генерации и транспорта мощности до контроля потребления на местах.

На заметку! Во многих случаях взаимодействие с потребителями может быть основано и на самостоятельном учете ими своих расходов, что особенно актуально в связи с появлением многорежимных счетчиков.

СЭД могут также обеспечивать функционал самостоятельного - через интернет-портал энергосбытовой компании - ввода пользователями в систему показаний учетной аппаратуры, а также оцифрованных корешков платежных документов, на которых указан текущий расход.

Таким образом, внедряемая в сбытовой компании СЭД должна помимо основного обладать дополнительным функционалом, в том числе таким, как:

• возможность работать с обращениями клиентов, предполагающая не только регистрацию обращений, но и обеспечение исполнения принятых по ним решений, а также поддержку взаимосвязи с договором присоединения гражданина, его социальным статусом и т.д.;

• обеспечение контроля исполнения договорных обязательств потребителей мощности перед сбытовой компанией с возможностью учета как потребленной мощности, так и проведенных субподрядчиками проверок в этом отношении, а также поступления платежей потребителей за потребленную мощность;

• механизм согласования технической части договоров присоединений потребителей-юридических лиц.

Дополнительно СЭД должна позволять обобщать все сведения о сбыте электроэнергии потребителям, обеспечивать распределенный доступ к ним и актуализацию этих сведений в реальном времени, а также обосновывать претензионно-исковую работу энергосбытовой компании, направленную на получение стоимости поставленной мощности компаниям и гражданам-неплательщикам.

Самостоятельная разработка такой системы "с нуля" в настоящее время возможна, однако сопряжена с большими рисками:

• длительный срок разработки, за время которого может измениться структура процессов в организации, поэтому разработанная система станет неактуальной;

• необходимость найма большого штата специалистов, которые осуществят проектирование и разработку новой системы;

• финансовая поддержка разработки уникальной СЭД на самом деле значительно большая в сравнении со стоимостью тиражируемых рыночных аналогов.

В связи с этим наиболее эффективно приобретение типовой современной системы электронного документооборота, автоматизирующей произвольные документоориентированные процессы с помощью интегрированных в нее workflow-инструментов.

В этом случае ваша компания сможет, приобретя тиражируемую СЭД, воспользоваться, с одной стороны, всем богатством реализованного в ней функционала общего документооборота, с другой, - при необходимости (в том случае если какие-то дополнительные необходимые Вам функции в типовой версии системы не реализованы) самостоятельно разработать в разумные сроки силами одного-двух специалистов специфический договорной инструментарий, характерный для деятельности энергосбытовой компании.

Работы на первоначальном этапе внедрения СЭД

Наша компания в будущем собирается автоматизировать документооборот. Какие работы на первоначальном этапе мы в состоянии выполнить самостоятельно?

Начальник канцелярии, г. Ростов-на-Дону

Алексей Назаренко, директор по качеству, компания "ИнтерТраст": Процесс внедрения систем электронного документооборота для многих компаний является типовым, а его структура - методологически отработанной. В связи с этим часть работ специалисты Вашей компании могут выполнить самостоятельно, в частности, усовершенствовать имеющиеся процессы документационного обеспечения управления до внедрения информационной системы. В результате документооборот в Вашей компании будет отлажен и готов к автоматизации.

Рассмотрим необходимые действия подробнее:

• На первом этапе необходимо выделить все типы документов, используемые в вашей организации.

Это может быть входящая, исходящая и внутренняя корреспонденция, нормативная и распорядительная документация, хозяйственные договоры и договоры по основной деятельности и т.д.

Результатом этого этапа является перечень документации вашей компании.

• На втором этапе необходимо выделить те маршруты, которые проходит каждый из видов документов в течение своего жизненного цикла в компании, установить список всех должностных лиц, которым документ попадает на рассмотрение, уточнить основания начала процесса работы с документом и его завершения, а также требования, которые предъявляются к документу на каждой из стадий.

Результатом этого этапа является описание маршрутов каждого документа компании, собранное в единый альбом.

• Третий этап - разработка инструкции по делопроизводству.

Главной особенностью вашего документа являет то, что в нем вы будете использовать собранные на предыдущих этапах сведения. Если же в вашей компании уже имеется аналогичный документ, то его требуется актуализировать в соответствии с вновь полученными данными.

Результатом этого этапа является обновленная "Инструкция по делопроизводству" вашей компании.

Заключительный этап - регламентация документной деятельности (самый трудоемкий этап).

На этом этапе необходимо в виде отдельного документа ("регламента") детализировано описать маршруты документов, требования к каждому из этапов, исполнителям, а также производимым работам таким образом, чтобы даже человек, полностью не знакомый со спецификой деятельности вашей компании (к примеру, новый ее работник) мог понять, как и зачем работает в ней документационное обеспечение управления.

Выполнив весь этот достаточно немалый комплекс работ, ваша компания сможет максимально стандартизовать схемы работы с документацией, что, с одной стороны, значительно усовершенствует структуру ДОУ компании, с другой, - максимально уменьшит будущие затраты на внедрение СЭД, заметно сократив этап информационного обследования, проводимый в начале любого проекта автоматизации документооборота предприятия.